Świat idzie do przodu. Smartfony towarzyszą nam wszędzie i pękają od zainstalowanych w nich aplikacji. Nowoczesne rozwiązania usprawniają pracę w księgowości. Tymczasem Klienci Twojego Biura Rachunkowego ciągle wolą przywozić Ci faktury osobiście, zamiast przesłać np. ich zdjęcie, a Ty nie wiesz dlaczego?
Zastanawiamy się z czego to wynika i podpowiadamy jak rozwiać 3 najczęstsze powody, dla których nowoczesne rozwiązania nie interesują Twoich Klientów.
Strach przed nowością
Choć strach to cecha pierwotna, nieustannie odgrywa w naszym życiu znaczącą rolę. Można go akceptować, można z nim walczyć, a można do oswoić. I dzięki temu ułatwić sobie życie, usprawnić pracę i zyskać czas potrzebny na inne codzienne działania. I dotyczy to zarówno pracowników Biur Rachunkowych, jak i ich Klientów.
To, że Klienci nie chcą nowych rozwiązań, to niestety często wymówka dla Księgowych, które same nie czują się pewnie w kontakcie z nowoczesnymi rozwiązaniami - zaznacza pani Joanna Kępka z Biura Usług Rachunkowych FIT PODATKI
Sama uwielbiam wszelkie nowości. Ale jeśli widzę obawy u Klientów, po prostu towarzyszę im w pierwszym kontakcie z programem czy aplikacją. Finalnie często słyszę, że nie spodziewali się tego jak łatwa jest obsługa i niepotrzebnie bali się zaproponowanych rozwiązań – podkreśla Księgowa, której historię możecie przeczytać tutaj.
Sprawdź z jakich narzędzi korzysta na co dzień Pani Joanna
Bo w końcu czego tu się bać? Przecież wszyscy na co dzień korzystamy z cudów, jakie daje nam dzisiejsza technika. Jak rozwiać strach przed nowością?
Uświadom Klientowi (a może i sobie), że telefon już dawno przestał służyć jedynie do rozmów. Media społecznościowe, maile odbierane poza biurem, dokumenty przesyłane na dyski chmurowe czy aplikacje umożliwiające płacenie telefonem w sklepie to już nasza codzienność. Więc dlaczego akurat faktury dostarczać osobiście, kiedy wystarczy zrobić im zdjęcie i kliknąć “wyślij”?
To rozwiązanie to nie tylko wygoda, ale i duża oszczędność czasu. Faktury można przesyłać w dogodnym momencie, a zawsze trafią do Księgowej. Plików przesłanych w ten sposób już nie zgubimy, tak jak to dzieje się np. z fakturami paliwowymi. No i nie zajmują tyle miejsca, ile tradycyjne archiwum – to niewątpliwa zaleta dla wszystkich Księgowych 😉
O tym jak praktyczne jest przesyłanie faktur online doskonale wiedzą właściciele Biura Rachunkowego Finance Factory. Ponad 95% ich Klientów korzysta z aplikacji mobilnej i przesyła dokumenty zdalnie. Jak tego dokonali? Wszystko zdradzamy w tym artykule.
Niewiedza
Dla wielu przedsiębiorców nowoczesne rozwiązania to po prostu coś, z czymś jeszcze się nie zetknęli. Dlatego warto mówić nowym Klientom – i od czasu do czasu przypominać tym starym – o nowoczesnej odsłonie księgowości.
I nie mamy tu na myśli tylko aplikacji do przesyłania faktur, ale również prosty w obsłudze komunikator. Przypomni o terminowym dostarczaniu dokumentów, stanie się polem do przesyłania informacji i wyjaśnień, a także cyfrowym segregatorem, w którym szybko i sprawnie odnajdziemy to, co akurat jest potrzebne.
Klientowi da on poczucie zaopiekowania i prostego kontaktu z Biurem Rachunkowym. Za to Księgowym pozwala szybko znaleźć potrzebne dokumenty, w kilka chwil sporządzić listę plików do kontroli Urzędu Skarbowego, a nawet udzielić odpowiedzi na urzędowe zapytania, jeśli do plików dołączone zostaną komentarze Klienta.
Większość moich klientów to ludzie młodzi, doceniający nowoczesne rozwiązania - tłumaczy pani Kinga Krenc-Aurast, właścicielka biura rachunkowego BRKING
Scanye jest dla nich bardzo wygodne – świetna aplikacja, ułatwione i przyspieszone dostarczanie dokumentów w formie zdjęć i świadomość, że współpracują z nowoczesną księgową to zdecydowane atuty programu. Wybierając go kierowałam się głównie wygodą moich klientów, choć i moja praca stała się dzięki niemu znacznie prostsza – zaznacza bohaterka naszego tekstu.
Przedsiębiorca sam z siebie nie będzie szukał nowoczesnych rozwiązań. To Księgowa otwarta na nowości może zasugerować mu pewne rzeczy. A sama też na tym skorzysta, bo nie tylko zaoszczędzi czas i nerwy, ale także wyróżni się na tle konkurencji.
Dużo faktur
Czasem jest tak, że Klient chętnie skorzystałby z nowinek technologicznych, ale wizja robienia zdjęć setkom paragonów i dokumentów skutecznie go zniechęca. I wcale się nie dziwimy. Ale i tu nowoczesne rozwiązania mogą przyjść z pomocą.
Bo o ile sposób dostarczenia faktur w tradycyjnej formie się nie zmieni, o tyle produktywna Księgowa będzie wiedzieć jak wykorzystać dostępne opcje i będzie używać systemu OCR.
Dzięki niemu dostarczone faktury zaksięguje nawet 4 razy szybciej, bo nie będzie musiała przepisywać wszystkiego ręcznie. A sprawdzenie plików w programie zajmie jej tylko chwilę.
W Biurach Rachunkowych, w których wcześniej pracowałam, nie korzystaliśmy z OCR-ów. Sporo księgowych wciąż jest przekonanych o tym, że automatyzacja pracy sprawdza się tylko w dużych firmach, obsługujących wielu klientów - wyjaśnia pani Karolina Grzeszczak, właścicielka Kancelarii Biznesu.
Zdecydowanie warto zmienić to myślenie. Bardzo doceniłam OCR kiedy zaczęłam go używać. Zdecydowałam się na Scanye, bo działa najlepiej w porównaniu z konkurencją. Rozczytywanie faktur to jedno, ale nowoczesne rozwiązania dodatkowe funkcje, takie jak automatyczne dopasowywanie np. nazw faktury to dodatkowy plus – podkreśla Księgowa, która rozwinęła swoje Biuro Rachunkowe dzięki nowoczesnym rozwiązaniom.
Przekonaj się jak Pani Karolina rozwinęła swoje Biuro Rachunkowe
Nowoczesne rozwiązania na wyciągnięcie ręki
Jeśli i Ty zastanawiasz się nad zmianą i rozpoczęciem pracy z OCR-em, przeczytaj nasze teksty, w których:
- odpowiadamy na najczęstsze pytania o skanowanie faktur
- jak wybrać najlepszy skaner, polecany przez Księgowe i Księgowych
- jak przepisy traktują skanowane faktury
Ale to nie wszystko. Bo oprócz szybszego wprowadzania faktur, Scanye daje również możliwość efektywnego zarządzania nimi. Wszystko dzięki funkcji Biurko, które pozwala uporządkować codzienną pracę, w klarowny sposób daje obraz postępu prac księgowych i sprawia, że za pracę można się zabrać dokładnie wtedy, kiedy Klient dostarczy komplet dokumentów.
Jako Księgowa zyskujesz:
– przestrzeń, dzięki której „patrzysz i wiesz, co masz zrobić”
– automatyczne ponaglenia przypominające Klientom o dostarczeniu faktur
– integrację z KSeF
– obieg dokumentów oraz segregator online, który umożliwia dostęp do faktur, umów, potwierdzeń czy wyciągów zawsze i wszędzie
– prosty komunikator i komentarze do faktur, czyli mniej telefonów do wykonania i e-maili do wysłania
Automatycznie dajesz też swoim Klientom:
– aplikację mobilną do przesyłania faktur szybko i wygodnie
– możliwość oznaczenia “kompletu dokumentów”, czyli jasna informacja dla księgowej
– wygodny komunikator oraz komentarze do faktur bez konieczności dzwonienia czy wysyłania e-maili
– segregator dokumentów online – dostęp do faktur, umów, potwierdzeń czy wyciągów zawsze i wszędzie
Zyskujesz Ty i zyskują Twoi Klienci – bo dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, w prosty sposób oszczędzacie czas, który możecie wykorzystać na inne ważne zadania.
