Copyright© Scanye Sp. z o.o.
Pani Edyta Hałycz, właścicielka biura rachunkowego we Wrocławiu, od ponad 20 lat prowadzi swoje biuro rachunkowe. Jej firma, podobnie jak wiele innych biur rachunkowych, funkcjonowała przez lata w tradycyjny sposób – z ogromną ilością dokumentów papierowych, co wiązało się z dużym nakładem czasu i kosztów. Pandemia COVID-19 okazała się przełomowym momentem, który skłonił Panią Edytę do poszukiwania rozwiązań cyfrowych. Jednym z nich okazało się Scanye – narzędzie, które zrewolucjonizowało działanie jej biura, zwiększając efektywność pracy i obniżając koszty operacyjne.
Przed wprowadzeniem narzędzi cyfrowych, biuro Pani Edyty borykało się z typowymi problemami, jakie towarzyszą tradycyjnym metodom prowadzenia księgowości.
Większość dokumentów dostarczana była w formie papierowej, co wiązało się z ich ręcznym wprowadzaniem do systemu księgowego. Klienci przychodzili do biura, co często odrywało pracowników od ich obowiązków. Dodatkowo, każda faktura musiała być fizycznie posegregowana i zaksięgowana, a później przechowywana w segregatorach. Proces ten wymagał dużego nakładu czasu, a jednocześnie zwiększał ryzyko pomyłek. Pani Edyta wspomina o licznych nadgodzinach wynikających z konieczności obsługi dokumentacji na czas, zwłaszcza w okresach większego natężenia pracy.
Pandemia jeszcze bardziej uwydatniła trudności związane z obiegiem dokumentów. Klienci dostarczali faktury osobiście, a pracownicy biura, pracując zdalnie, potrzebowali dostępu do dokumentacji. To wymagało od Pani Edyty ręcznego pakowania dokumentów i dostarczania ich do pracowników, co dodatkowo komplikowało sytuację.
Stosowanie dokumentów papierowych wiązało się z wysokimi kosztami zakupu materiałów biurowych, takich jak papier, segregatory i toner do drukarek. Pani Edyta wspomina, że miesięczne koszty drukowania wynosiły od 1600 do 1700 zł, co przy długoletnim funkcjonowaniu biura generowało duże wydatki.
Wraz z nadejściem pandemii, Pani Edyta podjęła decyzję o digitalizacji pracy swojego biura. Kluczowym elementem tej transformacji było wprowadzenie oprogramowania Scanye, które automatyzuje proces przetwarzania faktur i zarządzania dokumentami. Przejście na cyfrowe rozwiązanie przyniosło szereg korzyści, a pierwsze efekty zaczęły być widoczne niemal natychmiast.
Decyzja o wprowadzeniu Scanye została podjęta na podstawie kilku istotnych przesłanek:
Automatyzacja procesów: Scanye pozwala na automatyczne skanowanie i rozpoznawanie danych z dokumentów, co znacząco przyspieszyło proces księgowania i eliminowało potrzebę ręcznego wprowadzania faktur.
Usprawnienie komunikacji z klientami: Dzięki Scanye klienci mogą przesyłać dokumenty elektronicznie za pomocą aplikacji mobilnej lub e-maila, co wyeliminowało konieczność ich fizycznej obecności w biurze. Klienci mają także możliwość samodzielnego dostępu do swoich dokumentów w każdej chwili.
Uznanie przez urzędy skarbowe: Początkowo Pani Edyta obawiała się, że Urząd Skarbowy nie zaakceptuje dokumentów w formie elektronicznej. Jednak po uzyskaniu potwierdzenia, że dokumenty elektroniczne są w pełni akceptowane, rozwiała swoje wątpliwości i zyskała pewność, że wdrożenie Scanye było dobrym krokiem.
Transformacja biura nie była natychmiastowa. Wdrożenie Scanye wymagało czasu zarówno od pracowników biura, jak i od klientów. Pani Edyta zastosowała stopniowe podejście, które zakładało edukację i wsparcie na każdym etapie.
Jednym z największych wyzwań było przekonanie klientów do korzystania z nowego narzędzia. Wiele osób, zwłaszcza tych przyzwyczajonych do papierowej formy dokumentacji, obawiało się nowej technologii. Pani Edyta postawiła na bezpośrednią edukację – organizowała zdalne sesje, w trakcie których pokazywała klientom, jak korzystać ze Scanye, przesyłać faktury oraz monitorować ich status.
Wdrożenie systemu wymagało również wsparcia ze strony pracowników biura. Początkowo nie wszyscy byli entuzjastyczni wobec nowego rozwiązania – jedna z księgowych wręcz złożyła wypowiedzenie, bo nie chciała pracować bez papierowych dokumentów. Pani Edyta jednak postawiła na cierpliwość, pozwalając pracownikom na stopniowe przyswajanie nowych funkcji Scanye. Każdy miał czas, aby nauczyć się obsługi programu i oswoić się z cyfrową formą pracy.
Pani Edyta zaczęła wdrażanie Scanye od mniejszych klientów, aby proces przebiegał płynnie. Klienci, którzy już wcześniej przesyłali dokumenty drogą mailową, byli bardziej otwarci na korzystanie z platformy. Więksi klienci dołączali stopniowo, co pozwoliło biuru na bezproblemową implementację narzędzia w całej firmie.
Wprowadzenie Scanye przyniosło szereg korzyści, które były odczuwalne zarówno dla pracowników biura, jak i dla klientów.
Dzięki Scanye, koszty operacyjne biura znacząco się zmniejszyły. Pani Edyta zauważyła drastyczny spadek wydatków na drukowanie dokumentów – z 1600-1700 zł miesięcznie do zaledwie 60 zł. Zakończono również zakupy segregatorów, a ilość papieru potrzebnego w biurze zmalała do minimum.
Scanye nie tylko zredukowało koszty, ale również usprawniło procesy księgowe. Dzięki automatyzacji, pracownicy biura mogą teraz skupić się na bardziej merytorycznych zadaniach, takich jak analiza dokumentów czy doradztwo podatkowe. Wcześniej, biuro zatrudniało ponad 20 pracowników, a obecnie liczba zatrudnionych spadła do 8 osób – przy zachowaniu tej samej liczby klientów.
Transformacja biura rachunkowego Pani Edyty Hałycz dzięki Scanye to przykład na to, jak cyfryzacja może zmienić sposób funkcjonowania firmy. Dzięki automatyzacji procesów i redukcji kosztów operacyjnych, biuro Pani Edyty stało się nowoczesnym przedsiębiorstwem, które jest w pełni przygotowane na przyszłe wyzwania, takie jak wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF).
Oszczędności finansowe: Koszty związane z drukowaniem i zakupem materiałów biurowych zmniejszyły się o 95%.
Zwiększenie efektywności pracy: Mniej pracowników obsługuje tę samą liczbę klientów, a ich czas jest poświęcany na bardziej merytoryczne zadania.
Lepsza obsługa klientów: Klienci mają pełny dostęp do swoich dokumentów, co zmniejsza liczbę niepotrzebnych zapytań.
Szybsze kontrole skarbowe: Dokumenty można w kilka minut przesłać do Urzędu Skarbowego w formie cyfrowej.
Scanye udowadnia, że automatyzacja pracy biura rachunkowego nie tylko zwiększa efektywność, ale również podnosi jakość świadczonych usług, sprawiając, że zarówno księgowi, jak i ich klienci mogą czerpać z tego korzyści.
Scanye Sp. z o.o.
NIP 527 276 72 50
ul. Grzybowska 87
00-844 Warszawa
T +48 509 333 337
E-mail: kontakt@scanye.pl