Copyright© Scanye Sp. z o.o.
Żyjemy w czasach, w których technologia często zmienia się szybciej, niż nasze biurkowe kalendarze, a w branży księgowej konieczność pogoni za nowościami to właściwie codzienność. Poznajcie Małgorzatę Lewicką – księgową, która postanowiła, że stare metody księgowania nie są dla niej i zdecydowała się na Scanye. To historia o tym, jak z pozoru mała zmiana może zrobić dużą różnicę.
W codziennej pracy księgowej nie brakuje wyzwań. Terminy, dokładność, przechowywanie dokumentów, a także ciągłe zmiany w przepisach to tylko niektóre z nich. Każda księgowa, tak jak Małgorzata Lewicka, doświadcza tych problemów, poszukując jednocześnie skutecznych rozwiązań. Nieodzowną częścią tej pracy jest zarządzanie czasem i dokumentacją, co bywa często źródłem frustracji i przeciążenia. Z jakimi problemami nasza bohaterka borykała się przed korzystaniem ze Scanye?
Nieterminowość w dostarczaniu faktur była moją zmorą. Często powodowało to, że księgowanie kumulowało mi się w czasie, więc obróbka tych dokumentów była wykańczająca. Księgowanie, wprowadzanie, korekty, to wszystko zajmowało zdecydowanie za dużo czasu - odpowiada Małgorzata Lewicka.
Ciekawe jest, jak wybór odpowiedniego programu księgowego może wpłynąć na codzienną pracę. Wiele problemów, które wydawały się nieodłączną częścią zawodu, zaczyna znikać, dając miejsce na bardziej efektywne zarządzanie zadaniami. Poprawa organizacji pracy, szybkość księgowania, a także lepsza komunikacja z Klientami to tylko niektóre z możliwych korzyści. Które z tych problemów udało się rozwiązać Małgorzacie Lewickiej dzięki Scanye?
Ostatnio rozmawiałyśmy o tym w biurze. Korzystając ze Scanye księgowanie dokumentów zajmuje mi o wiele mniej czasu. Nawet dokładnie to policzyłyśmy, żeby mieć namacalnie porównanie - wprowadzanie 200 dokumentów przez Scanye zajęło nam 28 min, a bez Scanye aż 3 godziny… - odpowiada. - Widzę nawet po komunikacji z Klientami, że są bardziej zadowoleni z tej formy. Większość nie ma czasu na telefony czy maile, dlatego wygodna aplikacja rozwiązuje dużo ich problemów. Do tego jest nowoczesna, więc mogą robić zdjęcia dokumentów czy je zeskanować. Ja to doskonale rozumiem, bo składowanie tych dokumentów, pamiętanie o terminach i przesyłanie ich jednego dnia jest bardzo męczące, a ta presja czasu nikomu nie służy.
Każda zmiana niesie ze sobą nowe wyzwania, a implementacja nowego systemu księgowego nie jest wyjątkiem. Dla Małgorzaty, jak dla wielu innych, był to krok w nieznane, obarczony obawami przed trudnościami, które mogą się pojawić w trakcie wdrażania. Zmiana ta wymagała adaptacji, zarówno od niej, jak i od jej zespołu. Czy napotkała jakieś trudności podczas wdrażania Scanye?
Nie, absolutnie. Jestem zła, że nie wprowadziłam tego wcześniej. Założenie było takie, że mam grupę Klientów, których miałam wprowadzić do Scanye, a część (na przykład starsze osoby, mniej techniczne) miała zostać w niezmienionej formie. Rzeczywistość szybko zweryfikowała moje założenia, bo skończyło się na tym, że 98% firm przerzuciłam do programu, więc generalnie wyszło inaczej. A teraz daję sobie 3 miesiące na przerzucenie wszystkich - dodaje Małgorzata Lewicka.
Myślę, że nie miałam większych problemów dzięki świetnej obsłudze Klienta - jej wysoki poziom jest zdecydowanie na plus, a miałam do czynienia z różnymi programami księgowymi. Pomoc jest rzetelna, szybka i dedykowana, a nie ogólna - wypunktowuje - pomógł mi też czat i zaoszczędziłam sporo czasu, ponieważ nie musiałam wisieć na infolinii. To też jest ułatwienie dla moich Klientów, którzy mają zainstalowane Scanye - w razie problemów z aplikacją, mogą na czacie zwrócić się do specjalistów, a nie do mnie 😉
Wybór programu księgowego powinien być przemyślany, z uwzględnieniem funkcjonalności, które nie tylko ułatwią pracę, ale staną się jej integralną częścią, wprowadzając realną wartość dodaną. W przypadku naszej gościni, kluczowe były te opcje, które odpowiadały na specyficzne potrzeby jej Biura Rachunkowego. Z jakich funkcji Scanye jest najbardziej zadowolona?
Jest ich wiele, ale takie najbardziej ulubione to jedno miejsce przechowywania faktur, weryfikacja duplikatów, sortowanie dokumentów z podziałem na miesiące. Jeśli chodzi o jedno miejsce składowania dokumentów, to proszę sobie wyobrazić, że jestem tak przyzwyczajona do tej wygody, że pomagamy zakładać konta moim mniej technologicznym Klientom i wspólnie wrzucamy tam dokumenty. Od ściągnięcia aplikacji na telefon, wgrania dokumentów i przede wszystkim ich obróbki mija 1,5 h, więc bez wątpienia się opłaca. - odpowiada nasza rozmówczyni.
Podoba mi się również ta przejrzystość w działaniu. Co mam na myśli? To, że każdy jeden Klient widzi na jakim etapie są jego dokumenty. Może podejrzeć czy są już zaksięgowane czy może odrzucone, bo wymagają jakiegoś uzupełnienia. Ale totalnym game - changerem był czas księgowania dokumentów - dodaje. - Mając 20 firm z pełną księgowością, dzięki Scanye jestem w stanie obrobić te dokumenty w 12 dni. Dlatego naprawdę uważam, że te liczby mówią same za siebie. Dodatkowo mam jeszcze 70 firm JDG, które też idą nam bardzo sprawnie.
Wprowadzenie nowego programu księgowego może wywołać opór wśród pracowników, co jest całkowicie naturalną reakcją na zmianę. Dla Małgorzaty Lewickiej i jej zespołu, adaptacja do Scanye byłą procesem, który wymagał otwartości i gotowości do nauki. Ważne jest, by zrozumieć i odpowiedzieć na wszelkie obawy, zapewniając wsparcie w przejściu na nowe narzędzie. Zatem jaki był ten feedback w odniesieniu do Scanye?
Feedback pracowników był bardzo dobry. Szczerze mówiąc jestem pod wrażeniem, ponieważ nawet moja pracownica jeśli czegoś nie wiedziała, to samodzielnie szukała tych informacji na stronie lub właśnie na czacie i była bardzo zadowolona z jakości tych odpowiedzi - wspomina Księgowa.
Księgowe często obawiają się reakcji swoich Klientów na zmiany w sposobie pracy, zwłaszcza gdy wymaga to od nich aktywnego udziału. Jednak, jak pokazuje doświadczenie, dobrze skomunikowana zmiana i wskazanie korzyści płynących z nowego rozwiązania mogą przekonać nawet najbardziej sceptycznych. Jak Klienci naszej bohaterki zareagowali na wieść o przejściu na mobilną aplikację?
Śmiejmy się w biurze, że nie dałyśmy naszym Klientom wyboru. Oczywiście to żart, bo napisałam maila, w którym poinformowałam od kiedy przechodzimy na nowy program, opisałam szczegółowo co to jest za program i wysłałam dedykowany link. Nie miałam ani jednej osoby, która miałaby z tym problem albo byłaby negatywnie nastawiona. Kluczem jest forma komunikatu, ponieważ zgodnie z prawdą przedstawiłam to rozwiązanie bardzo pozytywnie. Jako aplikację dbającą nie tylko o mój czas, ale także o czas moich Klientów. Ogólnie nasi Klienci uważają, że aplikacja Scanye jest bardzo prosta, intuicyjna i bezawaryjna - podsumowuje właścicielka Biura Rachunkowego.
Legendarne wsparcie
gwarantujące odpowiedź w mniej niż 60 sekund!
Ciesz się darmowym wsparciem eksperckim, na każdym etapie korzystania ze Scanye!
Head of Customer Success
Każde narzędzie ma swoje mocne i słabe strony, a rozważenie ich jest kluczowe przed dokonaniem wyboru. Dla Małgorzaty Lewickiej i Klientów jej Biura Rachunkowego, Scanye przyniosło znaczącą poprawę w wielu aspektach ich pracy i na szczęście obyło się bez drobnych przeszkód. Dlatego zapytaliśmy jakie są największe zalety i wady Scanye dla Przedsiębiorców?
Wady jest mi ciężko wymienić, ale zalety to moim zdaniem uproszczona komunikacja, brak presji czasu i oszczędność finansowa - dużo Klientów gubi swoje faktury lub o nich zapomina. A tutaj mogą sobie dodać zdjęcie i nie muszą się tym martwić. To są naprawdę rozwiązania realnych problemów przedsiębiorców - wylicza Małgorzata Lewicka
Wykorzystanie Scanye pozwoliło Biuru Rachunkowemu Małgorzaty Lewickiej nie tylko na usprawnienie bieżących procesów, ale także na rozszerzenie oferty i rozwój biznesowy. Otworzyło to nowe możliwości zarówno pod względem obsługi większej liczby Klientów, jak i finansowym. Czy można w takim razie stwierdzić, że Biuro Rachunkowe rozwinęło się biznesowo dzięki Scanye?
Jestem zdania, że moje Biuro bardzo się rozwinęło dzięki Scanye z kilku prostych powodów. Mam całkiem inny przepływ informacji, mogę sobie bardziej uporządkować procesy i zapanować nad wszystkimi ważnymi sprawami. Od roku mam zamkniętą furtkę dla nowych Klientów, bo nie wystarczało mi czasu, żeby to wszystko księgować, ale widzę, że korzystając ze Scanye mogłabym zacząć przyjmować nowe osoby, dlatego zamierzamy otworzyć zapisy na przełomie 3 miesięcy - mówi nasza rozmówczyni.
Scanye oferuje kompleksowe rozwiązanie dla nowoczesnego Biura Rachunkowego, które chce iść w parze z oczekiwaniami Klientów oraz technologicznym postępem. Oszczędność czasu, lepsza organizacja pracy, a także możliwość skalowania biznesu to tylko niektóre z korzyści wynikających z jego wdrożenia. W obliczu nadchodzących zmian w prawie, jak wprowadzenie KSeF, automatyzacja staje się nie tyle wyborem, co koniecznością. Zapytaliśmy Małgorzatę Lewicką dlaczego według niej inne biura powinny korzystać ze Scanye?
Przede wszystkim dlatego, że mogą zaoszczędzić cenny czas i co za tym idzie pozbyć się nadgodzin. Poprawie ulegnie też komunikacja z Klientami, polepszy się obieg dokumentów. Jest to jeden z mechanizmów, który wprowadza i uczy naszych Klientów, że w końcu wejdzie KSeF i ta automatyzacja wcale nie jest taka zła jak im się wydaje - wylicza Małgorzata Lewicka - zresztą sama zauważyłam, że im więcej procesów automatyzuję w swoim Biurze, tym lepiej mi się pracuje. Jestem tylko człowiekiem, popełniam błędy, dlatego są dużo mniejsze szanse na to, że popełni je też system. Ważny jest też rozwój finansowy, ponieważ mając tyle samo pracowników w Biurze mogę dobrać dwa razy tyle firm i dwukrotnie zwiększyć swoje obroty. Jednym słowem polecam, szczególnie tym Biurom, które narzekają na brak czasu i ograniczone możliwości rozwoju.
Podsumowując przygodę Małgorzaty Lewickiej ze Scanye można śmiało powiedzieć, że decyzja o przejściu na zautomatyzowaną księgowość okazała się strzałem w dziesiątkę. Nie tylko przekonała się, że nowe technologie mogą być przyjacielem w księgowości, ale także pokazała innym, że czasem warto wyjść ze swojej strefy komfortu. Scanye szybko stało się jej codziennym narzędziem pracy, a także pewnego rodzaju mostem łączącym ją z Klientami, którzy teraz patrzą na jej usługi pod zupełnie nowym kątem. Czy inne Biura Rachunkowe powinny pójść w jej ślady? Jeśli chcą, aby ich praca była łatwiejsza, szybsza i bardziej nowoczesna, odpowiedź wydaje się jasna. W końcu w erze, gdzie każdy szuka sposobu na to, by być o krok do przodu, decyzja o wykorzystaniu narzędzi takich jak Scanye wydaje się nie tyle dobrym wyborem, co koniecznością.
Małgorzata Lewicka – Przedsiębiorczyni i żona. Absolwentka UTH W Warszawie. Założycielka i właścicielka Biura Rachunkowego od niespełna 7 lat. W zawodzie księgowej od 9 lat. Po za życiem zawodowym i rodzinnym miłośniczka gór i corssfitu.
Scanye Sp. z o.o.
NIP 527 276 72 50
ul. Grzybowska 87
00-844 Warszawa
T +48 509 333 337
E-mail: kontakt@scanye.pl