Copyright© Scanye Sp. z o.o.
OCR, to temat dobrze znany każdej Księgowej, która choć raz zmagała się z koniecznością przepisywania danych z faktur. Nie ma co ukrywać – jest to zadanie, które z łatwością mogłoby zająć miejsce w księgowej dantejskiej wizji piekła. Na szczęście, dzięki OCR, ta powtarzalna i niezbyt ekscytująca czynność może zostać zautomatyzowana. W naszym artykule przybliżymy, jak OCR może stać się twoim księgowym superbohaterem, oszczędzając nie tylko czas, ale i nerwy.
System OCR (Invoice Optical Character Recognition) to narzędzie, które służy do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej. Jego głównym zadaniem jest odczytanie i rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przenoszenie, powielanie lub zaznaczanie treści do innych aplikacji.
Tyle teoria. W praktyce OCR to narzędzie, które odczytuje przesłane przez Klientów lub zeskanowane przez Księgową faktury i przenosi zapisane w nich dane do programu księgowego. Dzięki temu nie musisz samodzielnie przepisywać danych z faktur, co jest żmudnym zadaniem. Automat wykona tę czynność za Ciebie.
Wybierając system OCR dla swojego Biura Rachunkowego, warto pamiętać, że nie wszystkie rozwiązania są w taki sam sposób. Oczywiście, głównym celem jest oszczędność czasu i nerwów, ale jak to osiągnąć, wybierając odpowiedni system? Oto kilka kluczowych kwestii, które warto mieć na uwadze:
Dobry system OCR powinien sprawnie przyswajać nową wiedzę. Przykładowo, jeśli system po raz pierwszy widzi dany typ faktury, następnym razem, kierując się słowami kluczowymi (np. Nr, NIP, netto, data, vat) powinien stworzyć i zapamiętać nowy szablon dla NIP-u wystawcy. Może się zdarzyć, w szczególności na początku, że popełni błąd i odczyta jakieś dane nieprawidłowo.Wówczas po wskazaniu prawidłowego miejsca na fakturze, wprowadzi zmiany i “nauczy” się czytać numer z prawidłowego miejsca.
System bez żadnych trudności powinien czytać faktury A4, igłowe i paliwowe.
Warto zwrócić uwagę, aby system OCR przy imporcie faktur od razu przyporządkowywał dane kolumnom w KPiR lub konta w Księgach Handlowych.
Nie wszystkie systemy OCR radzą sobie z segregacją zbiorczo zeskanowanych faktur. Niektóre wymagają skanowania każdej faktury oddzielnie lub nie obsługują wielostronicowych dokumentów. Wybierając system OCR warto wybrać taki, gdzie możesz przetwarzać kilka podmiotów na raz (np. w przypadku mniejszych klientów). Wówczas samo skanowanie pójdzie znacznie szybciej.
Program do odczytywania danych z faktur stanowi nieocenioną pomoc w „gorących okresach”, kiedy masz większą ilość dokumentów do zaksięgowania. Dlatego program powinien działać ekspresowo. Jeśli po dodaniu faktur do systemu OCR musisz czekać na “wgranie” się faktur, tracisz czas.
System OCR powinien przechowywać dane w szyfrowanej chmurze, dzięki czemu masz pewność, że przechowywane tam dane nie wyciekną. Dodatkowo warto sprawdzić politykę prywatności u Twojego dostawcy systemu oraz zawrzeć stosowną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Żaden system OCR nie jest systemem idealnym. Dlatego należy korzystać z takiego systemu, który ułatwia dodawanie nawet takich danych, których nie udało się od razu odczytać. Jeśli system OCR źle odczyta np. numer faktury i w efekcie musisz poprawić go ręcznie, to tracisz sporo czasu.
Decydując się na system OCR, zwróć uwagę na cennik i sposób rozliczeń. Niektórzy producenci rozliczają się z biurami rachunkowymi za każdą wgraną stronę dokumentu (nawet jeśli przez przypadek dodaliśmy dokument niebędący fakturą), a nie całą zaimportowaną do programu księgowego fakturę.
W przypadku odpowiednio wybranego systemu OCR, narzędzie to powinno sobie bez przeszkód poradzić również z innymi dokumentami, takimi jak faktury korygujące, paragony oraz inne dokumenty księgowe w postaci skanów czy wysyłanych drogą elektroniczną. W przypadku Scanye będą to np. faktury za paliwo czy nawet faktury igłowe! Korzystanie z faktur pisanych ręcznie sprawia, że system jest mniej wydajny, ale nadal możliwy.
Sposób, w jaki dokumenty są skanowane, jest bardzo ważny dla efektu końcowego tego procesu. Dokumenty muszą być wolne od zabrudzeń, dodatkowych adnotacji czy innego rodzaju zanieczyszczeń, nie mogą być również pozaginane. Mimo, że nowoczesne skanery szybko poprawiają jakość faktur, może się zdarzyć, że pojedyncza fraza zostanie zinterpretowana jako zagięcie czy ślad po dziurkaczu. Dlatego oprócz prawidłowego przygotowania dokumentów, zawsze należy zweryfikować pracę skanera.
Oczywiście, że nie. Ale czy jest to opłacalne? Każdy pracownik Biura Rachunkowego i nie tylko, doskonale zdaje sobie sprawę, że ręczne wprowadzanie faktur jest bardzo żmudną czynnością, przy której nietrudno o pomyłkę. Przy obecnym nakładzie czasu pracy Księgowych, niekończących się nadgodzinach, spóźniających się Klientach i nowych zmianach przepisów, każda zaoszczędzona minuta jest na wagę złota. Dlatego OCR faktur jest narzędziem, które przyczynia się do znacznej poprawy jakości i komfortu pracy.
Największą zaletą OCR-owania dokumentów jest zaoszczędzenie czasu, jaki pracownicy Biur Rachunkowych musieliby przeznaczyć na ręczne przepisywanie każdej faktury. Dodatkowym atutem jest gromadzenie dokumentów w cyfrowym archiwum oraz bezproblemowe wyszukanie faktury po słowach kluczowych, takich jak np. NIP.
Robiliśmy wywiady z księgowymi i zadawaliśmy proste pytanie – “ile faktur zaksięgujesz w godzinę?”. Odpowiedzi były różne – zależy od rodzaju podmiotu, rodzaju faktury, sposobu księgowania itd. Uśredniony wynik, to ok. 40 faktur na godzinę. Gdybyśmy przyjęli tą średnią i chcieli ręcznie zaksięgować 1000 faktur, to wychodzi nam 25 godzin pracy – ponad 3 dni robocze.
Jak to wygląda w przypadku pracy z OCR-em? Po trzech miesiącach pracy (wiadomo – do wszystkiego trzeba się przyzwyczaić) ze Scanye księgowe mogą śmiało księgować 1000 faktur w ciągu 1 dnia. Jak to wygląda czasowo?
1 godzina – skanowanie (40 kartek na min. + przekładanie faktur),
6 godzin i 40 min – sprawdzenie danych w Scanye. Z naszych pomiarów wynika, że klienci weryfikują ok. 150 dokumentów na godzinę (głównie dlatego, że znają faktury swoich klientów, a w Scanye poprawienie 15-znakowego numeru faktury trwa 1 s).
Efekt – 2 dni pracy “w kieszeni” (lub więcej, jeśli nie musisz skanować, a klienci sami podsyłają Ci skany/zdjęcia faktur).
Niestety nie ma narzędzi, które są nieomylne, tak samo ludzi. Bez wątpienia system OCR jest dokładniejszy niż człowiek i popełnia znacznie mniej błędów, jednak nie jest to jednoznaczne z tym, że nie należy kontrolować wyników jego pracy. Jak już wspominaliśmy, może się zdarzyć, że pojedyncza fraza czy cyfra zostanie uznana jako zanieczyszczenie lub zagniecenie i tym samym nie zostanie wzięta pod uwagę.
System OCR to narzędzie, które służy do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej. Jego głównym zadaniem jest odczytanie i rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przenoszenie, powielanie lub zaznaczanie treści do innych aplikacji.
Optical Character Recognition, to urządzenie technologiczne, które umożliwia rozpoznawanie znaków na dokumentach elektronicznych oraz zapisanych ręcznie, znacznie przyspiesza pracę w Biurze Rachunkowym.
System dzieli stronę na różne elementy. Dzięki analizie layoutu program wskazuje, gdzie jest tekst, a gdzie inne elementy, na przykład różne tabele lub grafiki. Następnie program wyświetla nam to w usystematyzowanej formie.
System OCR powinien sobie bez przeszkód poradzić z dokumentami, takimi jak faktury korygujące, paragony, faktury igłowe, faktury paliwowe oraz inne dokumenty księgowe w postaci skanów czy wysyłanych drogą elektroniczną.
OCR faktur jest narzędziem, które przyczynia się do znacznej poprawy jakości i komfortu pracy, dlatego zdecydowanie warto OCR-ować dokumenty i zaoszczędzić wiele czasu.
Scanye Sp. z o.o.
NIP 527 276 72 50
ul. Grzybowska 87
00-844 Warszawa
T +48 509 333 337
E-mail: kontakt@scanye.pl