Copyright© Scanye Sp. z o.o.
Pani Dominika – jak sama o sobie mówi – nie jest typową księgową. A mimo to jeszcze do niedawna w pracy posługiwała się tradycyjnymi metodami i wszystko fakturowała ręcznie. Pomysł korzystania ze Scanye podsunęła jej… Mama, też księgowa. Choć sama już nie księguje, wie jak ważne w tej branży jest odpowiednie zarządzanie pracą i czasem. Jak się okazało, skorzystanie z OCR-a było strzałem w 10 i Pani Dominika szybko się o tym przekonała.
Widok młodej, uśmiechniętej kobiety z niebanalną fryzurą i stylem często zaskakuje przedsiębiorców. Ale profesjonalizm i zaangażowanie Pani Dominiki szybko przekonują do jej pracy. A ona sama ma coraz więcej klientów, choć na pracę wcale nie przeznacza więcej czasu. Jak to możliwe?
Wszystko zaczęło się nieco ponad dwa miesiące temu, kiedy Mama Pani Dominiki, z którą nasza bohaterka pracuje w rodzinnej firmie Helios Audyt i Księgowość, podsunęła jej Scanye. Choć sama nie księguje klientów, śledzi branżowe nowinki i inwestuje w młody zespół i przyszłościowe rozwiązania. Chciała, by córka przekonała się jak pracuje się w zautomatyzowanej księgowości. Pani Dominika, jako nieszablonowa księgowa, podjęła wyzwanie. Ale jego początki te wcale nie były proste:
Szczerze mówiąc obawiałam się automatyzacji mojej pracy i mocno się przed nią zapierałam. Na początku wszystko było dość czasochłonne i trudne. Minęła chwila zanim ustawiłam schematy importu i zanim zrozumiałam na czym polega taka forma pracy. Ale teraz, kiedy wszystko opanowałam, nie wyobrażam sobie powrotu do tradycyjnej formy księgowania.
Jak się okazało skanowanie i automatyczne wprowadzanie danych do programu znacznie przyspieszyło pracę – w ocenie Pani Dominiki aż o 40%. Dzięki temu nasza księgowa mogła potroić liczbę obsługiwanych klientów, która teraz obejmuje 50 stałych firm i kilka innych, w których obsłudze Pani Dominika pomaga:
Kiedyś do pracy niezbędny był mi zszywacz, dziurkacz i kilka innych rzeczy. Teraz niezbędny jest tylko komputer. Z perspektywy czasu mogę powiedzieć, że pomimo wstępnych oporów przejście z ręcznego księgowania na OCR poszło mi bardzo płynnie. Komputer jest po prostu szybszy niż człowiek – ręczne znajdowanie, przenoszenie i weryfikowanie danych trwa znacznie dłużej. Scanye umożliwia przeskoczenie tego etapu, człowiek tylko sprawdza, a program sam księguje dane.
Właśnie “zbędność” człowieka jest jednym z argumentów przeciwko automatyzacji księgowania. Okazuje się jednak, że to nietrafiony zarzut – Pani Dominika jest pewna, że każdy, nawet najbardziej zaawansowany program będzie potrzebował “ludzkiego” wkładu:
Księgowe są i będą ważne nie tylko dlatego, że żaden program nie będzie działał bez człowieka, który będzie nad nim czuwał. Nasi klienci, nawet ci, którzy na początku chcieli sami prowadzić księgowość, po czasie przyznają, że nie mają odpowiedniej wiedzy. To właśnie księgowym za tę wiedzę płacą, a żeby wiedzę przekazać, trzeba mieć czas. Mam go, bo dzięki Scanye księguję szybciej.
Zanim Pani Dominika zaczęła korzystać z oprogramowania Scanye, wcześniej sprawdzała również inne tego typu opcje. Przez pół roku korzystała z konkurencyjnego programu, jednak zaledwie po tygodniu testów przekonała się do Scanye i zdecydowała się na zmianę. Okazało się, że w jednym z kluczowych momentów, czyli w trakcie dodawania i wskazywania rodzaju wprowadzanego dokumentu, Scanye ma unikatową funkcję:
W programie, który wcześniej testowałam, musiałam na etapie skanowania decydować czy wprowadzane dokumenty są jedno czy wielostronicowe. W Scanye faktury po prostu się skanują i dzielą na sprzedaż/kupno. Samodzielnie mogę zaznaczyć ich początek i koniec. Fajne jest też to, że w całym odczytanym dokumencie program automatycznie dopasowuje dane, ale sama też mogę je wskazać i wstawić w odpowiednim miejscu. Przy tym Scanye szybko się uczy – próbuje nawet odczytywać pismo ręczne i czasem się to udaje.
Co od Pani Dominiki usłyszy księgowa, która sceptycznie podchodzi do OCR-ów i automatyzacji branży księgowej?
Nie bójmy się próbować nowych rozwiązań – niczego się nie traci, a można tylko zyskać. W przypadku Scanye niewątpliwym atutem jest zdobycie większej ilości czasu, który można wykorzystać na ulubione, albo zupełnie nowe rzeczy.
Scanye Sp. z o.o.
NIP 527 276 72 50
ul. Grzybowska 87
00-844 Warszawa
T +48 509 333 337
E-mail: kontakt@scanye.pl