Copyright© Scanye Sp. z o.o.
Anna Czerwińska świadczący usługi księgowe i doradztwa podatkowego w słonecznej Italii. Dobrze pamięta “tradycyjną” księgowość oraz zmiany, jakie w niej zaszły od 2014 roku w procesie przechodzenie na elektroniczny system faktur „Sistema di Interscambio” (SDI) czyli odpowiednik KSeF we Włoszech. Nam opowiada o codzienności ze strukturą, na której wzorowany jest polski system e-faktur.
W 2022 roku przez branżę księgową przetoczy się nie lada rewolucja. Nowe przepisy, nowe zasady rozliczania, a przede wszystkim – wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). O tym, czy jest się czego bać, czy można przygotować się na zmiany i jak może na co dzień wyglądać praca z elektronicznymi fakturami opowiada Anna Czerwińska.
Scanye: Pani Anno, nie ukrywamy, że wśród polskich księgowych wprowadzanie systemu faktur elektronicznych budzi mnóstwo emocji. Czy odpowiednik KSeF we Włoszech wzbudzał podobne reakcje?
Anna Czerwińska: Doskonale rozumiem emocje i obawy polskich księgowych. We Włoszech również było sporo pytań i wątpliwości. Nie tylko tych dotyczących samego systemu, ale także roli księgowych po jego wprowadzeniu. Na szczęście w perspektywie czasu okazało się, że choć system zmienił naszą pracę, to również znacznie ją ułatwił.
S: A jak to się zaczęło we Włoszech? Czy tam również wszystko działo się tak szybko jak w Polsce?
A.Cz.: Nie, Włosi wybrali znacznie łagodniejszy wariant zmian. A trzeba zaznaczyć, że byli prekursorami wprowadzania systemu faktur elektronicznych jako jeden z pierwszych krajów UE. Zmiany były wprowadzane stopniowo. Najpierw, w 2014 roku, rozliczanie w systemie faktur elektronicznych możliwe było jedynie w sektorze administracji publicznej. Później grupa została rozszerzona o spółki giełdowe, a potem – dobrowolnie – do systemu mogli dołączać chętni przedsiębiorcy.
Od 1 stycznia 2019 roku niemal wszystkie włoskie lub obecne we Włoszech przedsiębiorstwa mają obowiązek korzystania z faktur elektronicznych.
S: Jeśli niemal wszystkie, to oznacza, że są jakieś wyjątki. Może Pani opowiedzieć o nich coś więcej?
A.Cz.: Oczywiście. Do systemu nie wchodzą mali producenci rolni i jednoosobowe działalności gospodarcze rozliczające się w systemie ryczałtowym i osiągające roczne obroty do 65 tys. euro. Dla tych firm włoski ustawodawca rozważa wprowadzenie obowiązku faktur elektronicznych w 2023 roku. Warto zaznaczyć, że firmy te, choć nie muszą korzystać z systemu, w każdej chwili mogą to zrobić. A jeśli się zdecydują, dostają od fiskusa bonus w postaci odjęcia jednego roku od możliwego okresu kontroli podatkowej.
S: Jakie korzyści niesie system faktur elektronicznych?
A.Cz.: Przede wszystkim oszczędność czasu i uporządkowanie dokumentów dostępnych o każdej porze dnia i nocy z każdego urządzenia mającego dostęp do Internetu. Dla rządu to zdecydowanie większa kontrola luki VAT.
S: Jakie wątpliwości mieli Włosi przed wprowadzeniem SDI?
Była to przede wszystkim obawa o większą kontrolę nad przedsiębiorcami, jaką miał zyskać rząd. A ze strony księgowych najczęściej pojawiały się obawy o przepływ faktur, ich zagubienie czy korekty. Księgowi bali się również, że ich praca będzie zbędna, zastąpiona przez maszyny i technologię.
S: Czy te obawy się potwierdziły?
A.Cz.: Absolutnie nie. Część z nich od początku była bezzasadna. Włoski rząd i tak wie bardzo dużo o swoich obywatelach. Na przykład dzięki karcie usług medycznych, którą każdy pacjent posługuje się w aptece zakupując leki, fiskus, lekarz, farmaceuta wiedzą jakie leki kupujemy, jakiemu leczeniu się poddajemy, do jakich specjalistów chodzimy. We Włoszech przewidziana jest zniżka podatkowa od wydatków na leki i usługi zdrowotne. Dzięki tej karcie, którą okazujemy podczas leczenia czy zakupów w aptece, gromadzone są dane o nas jako pacjentach.
A praca księgowych, choć inna od tej pojmowanej tradycyjnie, wcale nie stała się zbędna. Wręcz przeciwnie – we Włoszech księgowi są bardzo cenionymi doradcami, często są bardzo zżyci ze swoimi klientami i wtajemniczeni w różne rodzinne sprawy.
S: Jak wygląda taka codzienna praca księgowej korzystającej z systemu faktur elektronicznych?
A.Cz.: Przede wszystkim jest mocno wirtualna. Dokumenty, potwierdzenia, korekty – to wszystko się zdematerializowało i przybrało wirtualną, elektroniczną formę. Ponieważ w systemie obowiązuje krzyżowy system wymiany informacji – między podmiotami i między urzędem – mamy większą przejrzystość i nie trzeba już dzwonić czy mailować, żeby potwierdzać dane informacje. Nie ma już konieczności wysyłania faktur mailowo między klientami lub klientem a księgowym. Dokument po przesłaniu do systemu dociera bezpośrednio do odbiorcy.
S: Potwierdzanie faktur, obok obawy o błędne zaksięgowanie faktur kosztowych czy podwójne wprowadzenie faktury otrzymanej z KSeF i w papierowej wersji od klienta to chyba na ten moment największe niepokoje polskich księgowych. Jak te problemy zostały rozwiązane w SDI?
A.Cz.: Każdy odbiorca ma w systemie przypisany indywidualny kod. Przypomina on trochę pocztę elektroniczną lub elektroniczny kod pocztowy – to dzięki niemu faktury trafiają do adresata. Faktura jest weryfikowana na dwa sposoby: przede wszystkim system sprawdza dane podmiotu, do którego faktura ma dotrzeć, a zaraz potem czy może ona dotrzeć z powodzeniem. Każdy podmiot korzystający z systemu widniejący w systemie ma swój kod. Dokumenty trafiają pod ten kod-adres, szansa na pomyłkę jest naprawdę niewielka.
Wszystkie faktury elektroniczne, tak samo jak te papierowe, podlegają korekcie. Korekty zdarzają się jednak rzadko – jeśli konieczne będzie sprawdzenie lub poprawienie dokumentu, system o tym poinformuje podając również kod błędu, ułatwiający wprowadzenie zmian.
S: A co z jednym z największych koszmarów księgowych, czyli nieterminowym dostarczaniem faktur przez klientów?
A.Cz.: To niestety ciągle się zdarza. Na szczęście zgodnie z przepisami każda operacja ma datę wykonania.W przypadku sprzedaży towarów, fakturę wystawia się zwykle w dniu sprzedaży, ale maksymalny termin na wystawienie faktury elektronicznej wynosi 12 dni od daty sprzedaży. Włoski ustawodawca przewidział, że nie zawsze elektroniczne wystawienie faktury może się odbyć natychmiast, ale ustalił maksymalny czas na jej przesłanie do systemu. Przy czym jeżeli data sprzedaży jest inna niż data wysyłki faktury przez SDI, na fakturze należy podać obie te daty.
W przypadku usług faktura musi być wystawiona w momencie zapłaty wynagrodzenia uzgodnionej przez obie strony. Dla faktur zbiorczych termin na wystawienie faktury elektronicznej upływa do 15-go dnia kolejnego miesiąca.
W przypadku przekroczenia tych terminów nakładane są kary. Ich wysokość waha się od 90 do 180% wartości podatku VAT jaki powinien znaleźć się na fakturze.
S: Z tego co Pani mówi wynika, że SDI właściwie w całości wyczerpuje potrzeby księgowych. Czy w takim razie programy takie jak Scanye przeszły do lamusa?
A.Cz.: Wręcz przeciwnie. SDI jest systemem bezpłatnym i ogólnodostępnym, ale wystawianie i kontrola faktur elektronicznych na stronie Urzędu Skarbowego są uciążliwe przy większej liczbie dokumentów. Dlatego dużo korzystniejszym rozwiązaniem dla Biur Księgowych jest wykupienie odpowiedniego oprogramowania, dzięki któremu faktury dotyczące wielu klientów będą uporządkowane i dostępne w jednym miejscu. Często mniejsze biura kupują dostęp wspólnie, dzieląc koszty.
S: To ciekawe rozwiązanie. Nie ma obawy, że poufne dane dostaną się w niepowołane ręce?
A.Cz.: Nie, każde z biur, a nawet każdy z pracowników, ma swoje własne dane dostępowe. Ten system świetnie odzwierciedla porównanie do sali kinowej – każdy użytkownik ma własne, zarezerwowane miejsce i każdy zaprasza do środka tylko osoby mające bilet. Dzięki temu na “widowni” siedzą tylko uprawnione osoby, a nikt spoza naszego kręgu nie ma dostępu. Po udzieleniu przez klienta pełnomocnictwa, księgowy ma wgląd we wszystkie wystawione i otrzymane faktury danego klienta.
Mówiąc wszystkie faktury mamy na myśli wszystkie objęte obowiązkiem wystawiania w systemie SDI, czyli na dziś są to faktury wystawione we Włoszech. Niestety nie będzie w nim widać faktur zagranicznych, czyli faktur zakupowych unijnych naszego włoskiego klienta ani tych spoza Wspólnoty. Te nadal podlegają wysyłce tradycyjnej. Osobiście wierzę w to, że doskonałym rozwiązaniem byłoby ujednolicenie systemu faktur elektronicznych we wszystkich krajach UE. Wyeliminowałoby to pracochłonne sporządzanie deklaracji i raportów dotyczących transakcji wewnątrzwspólnotowych.
S: Czyli księgowy doskonale wie kto jest na jakim miejscu i czego potrzebuje. Czy korzystanie z zewnętrznych programów ma jeszcze jakieś zalety?
A.Cz.: Tak, dzięki odpowiednio zbudowanym interfejsom powalają na bieżąco śledzić przebieg prac i kategoryzowanie działań i informacji. Ułatwiają również wizualizowanie faktur czy generowanie plików PDF – w SDI faktury to jedynie ciąg znaków zapisanych w formacie xml. Dodatkowo programy na bieżąco się uczą – księgowy sprawdza i przypisuje operacje do danej kategorii, a kolejne same są już księgowane na odpowiednim koncie i w kategorii.
S: To znaczy, że mimo całej automatyzacji księgowi jednak dalej są potrzebni?
Dokładnie tak. To dalej praca księgowa, jednak trzeba się jej nauczyć trochę od nowa. Tak jak zbliżeniowego płacenia kartą czy robienia zakupów za pośrednictwem kodów BLIK. To też były rewolucje zmiany, a teraz trudno już bez nich funkcjonować.
S: Czy przed nadejściem KSeF-u ma Pani jakieś rady dla polskich księgowych?
A.Cz.: Myślę, że najważniejsze jest spokojne podejście do zapowiadanych rozwiązań. Wiem, że czasu jest mało, tak jak rzetelnych wytycznych i informacji, a to wywołuje stres i nerwową atmosferę. Ale jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem i KSeF będzie rzeczywiście przypominał włoskie SDI, księgowi z czasem docenią to rozwiązanie.
S: Nie pozostaje nam nic innego, niż trzymać kciuki za taki obrót sprawy! Bardzo dziękujemy za rozmowę.
A.Cz.: Ja również dziękuję.
Scanye Sp. z o.o.
NIP 527 276 72 50
ul. Grzybowska 87
00-844 Warszawa
T +48 509 333 337
E-mail: kontakt@scanye.pl