8 listopada 2020

Wady i zalety pracy zdalnej w księgowości

Praca zdalna w księgowości jeszcze do niedawna wydawała się niemożliwa. Piętrzące się faktury, dziesiątki papierowych dokumentów i obszerne archiwum – tak wyglądała codzienność większości pracowników działu finansów. Na szczęście to już przeszłość. Dzisiaj, dzięki nowoczesnym technologiom, każdy księgowy może pracować zdalnie.

Czy księgowy może pracować zdalnie?

Praca zdalna, czyli bardzo popularny w ostatnim czasie home office, polega na wykonywaniu obowiązków zawodowych poza siedzibą firmy. W ostatnich miesiącach wiele firm, aby utrzymać się na rynku i zachować płynność finansową, musiało wprowadzić ten tryb jako nowy model funkcjonowania. Przedsiębiorcy stanęli przed dylematem, jakie rozwiązania zaimplementować, aby praca zdalna była efektywna i skuteczna, ponieważ ten tryb wykonywania obowiązków zawodowych nie jest jeszcze usankcjonowany prawnie. Nie istnieje jeden wspólny zbiór zasad, który określałby warunki zatrudnienia w takiej formie. Z tego względu wielu pracodawców tworzy indywidualne regulaminy pracy zdalnej, które mają na celu usystematyzowanie i dyscyplinowanie osób pracujących z domu.

Warunkiem przejścia w tryb pracy zdalnej, jeśli chodzi o księgowość, jest dostarczenie pracownikom nowoczesnych rozwiązań systemowych. Jeśli chodzi o kwestie finansowe, kluczowa jest możliwość zamiany tradycyjnego formatu dokumentów w edytowalne wersje cyfrowe i praca w odpowiednio zabezpieczonej chmurze. Koniecznością stała się także opcja bezpiecznego przesyłania dokumentów między partnerami biznesowymi z możliwością bieżącej korekty. Wprowadzenie tych rozwiązań do działalności biznesowej to nie tylko możliwość wdrożenia trybu home office, ale jednocześnie usprawnienie procesów finansowych w firmie i znaczne przyspieszenie obiegu dokumentów. To rozwiązania, które w znaczący sposób wpływają na funkcjonowanie firmy, niezależnie od tego, czy pracuje w trybie zdalnym, czy stacjonarnym.

Jedną z takich technologii jest Scanye. To rozwiązania systemowe, które przenoszą pracę księgowych do XXI wieku i uwalniają ich od przysłowiowej „papierkowej roboty”. Wystarczy dostęp do Internetu i każdy, nawet księgowy, może pracować z dowolnego miejsca.

Scanye powstało w odpowiedzi na potrzeby księgowości, do której zadań należało ręczne wprowadzanie faktur do systemu. Proces ten jest uciążliwy, zwłaszcza w dużych firmach, które dziennie obracają setkami dokumentów. Nowa technologia umożliwia zeskanowanie ponad 200 faktur w godzinę, a tym samym obsłużenie większej liczby klientów, co w oczywisty sposób przekłada się na przychody. System implementacji rozwiązania jest bardzo szybki, a obsługa programu i dedykowanej aplikacji intuicyjna.

Chcesz sprawdzić jak pracuje się ze Scanye?

Przetestuj nasz program za darmo!

Wypróbuj teraz

Zalety pracy zdalnej

Obecnie wiele firm, dosłownie z dnia na dzień, musiało przejść w tryb home office. Obecnie przedsiębiorcy deklarują jednak, że praca zdalna się sprawdza i zostanie z nimi na dłużej. Część korporacji rezygnuje z wynajmowania wielkometrażowych biur i zamiast tego przenosi się do co-worku lub adaptuje mniejsze biura, robiąc tzw. hot deski. Co ich do tego skłania? Jakie są zalety pracy zdalnej?

Możesz pracować skąd chcesz

Ogromną zaletą pracy zdalnej jest wolność. Nawet obowiązek bycia dyspozycyjnym w godzinach pracy biura nie zmienia faktu, że możemy wykonywać obowiązki zawodowe w dowolnym miejscu. Wiele osób wykorzystuje możliwość pracy zdalnej właśnie na nadrabianie podróżniczych zaległości. Coraz popularniejsze stają się tzw. „workation”, czyli wyjazdy bez brania urlopu, podczas których pracujemy w ustalonych godzinach, a pozostały czas przeznaczamy na zwiedzanie. Technologia Scanye również podąża za tym trendem. Wystarczy zalogować się do systemu, aby uzyskać dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów i kontaktów z partnerami biznesowymi. Bardzo szybko można wprowadzić rozliczenia do systemu i dokonać niezbędnych korekt.

Łatwiej pogodzić życie zawodowe i prywatne

Każdy z nas miewa gorsze i lepsze dni. Jednego dnia jesteśmy w stanie pracować na pełnych obrotach przez 10 godzin z rzędu. Innego ciężko nam się skupić przez choćby 2 godziny. W pracy zdalnej, na koniec dnia, liczą się po prostu wykonane obowiązki, niezależnie od ilości czasu, który na nie poświęcamy. Łatwo sobie przeliczyć, jak dużą oszczędność generuje technologia Scanye, która umożliwia wprowadzenie do systemu ponad 200 faktur w ciągu godziny.

Oszczędzasz czas i pieniądze

Budzik dzwoni o godzinie 8:00, a kwadrans później siedzisz już z kawą przed laptopem gotowy do pracy? Tak wygląda poranna rutyna większości osób pracujących zdalnie. Nie trzeba marnować czasu na dojazdy do biura, wydawać pieniędzy na benzynę lub bilety komunikacji miejskiej. Jeśli do tej pory pracowałeś w dużym mieście, to prawdopodobnie dzięki pracy zdalnej jesteś w stanie zaoszczędzić nawet 2 godziny dziennie na samych dojazdach. Możesz je przeznaczyć np. na hobby, na które zawsze brakowało czasu.

Wady pracy zdalnej

Home office na dobre zagnieździł się w naszej rzeczywistości i staje się coraz bardziej popularny. Mimo to nie brakuje głosów sceptyków, którzy uważają, że praca zdalna ma więcej wad niż zalet. Nie każdy umie odnaleźć się w nowej rzeczywistości, zwłaszcza jeśli nie ma odpowiednich narzędzi do pracy, stąd tak ważna staje się implementacja najnowszych technologii.

Nieodpowiednie warunki pracy i zła organizacja

Warunki mieszkaniowe w niektórych wypadkach mogą być dużą wadą pracy zdalnej. Nie każdy ma w domu miejsce na biurko do pracy z wygodnym, ergonomicznym krzesłem. Jeszcze mniej osób posiada wolny pokój, w którym może sobie urządzić biuro. Chociaż większość przyznaje, że nie przeszkadza im praca z kanapy, to w dłuższej perspektywie może to być uciążliwe. Zwłaszcza, gdy w domu są dzieci lub inni członkowie rodziny również pracują zdalnie. W takich warunkach nie zawsze jesteśmy w stanie pracować z taką samą wydajnością jak z biura. Część osób przyznaje, że ma problem z motywacją i przeszkadzają im różne „rozpraszacze”, jak np. włączony telewizor czy niedokończone pranie.

Rozwiązaniem jest sporządzenie harmonogramu pracy i wypracowanie dobrych nawyków. Bardzo szybko okazuje się, że kluczem do sukcesu jest dobra organizacja czasu i przestrzeni.

Ograniczony kontakt ze współpracownikami

Wielu managerów przyznaje, że trudniej im zarządzać zespołem rozproszonym. Skarżą się na powolny przepływ informacji lub problemy z pracą zespołową. Koordynowanie pracy zdalnej, chociaż nie jest niemożliwe, to z pewnością wymaga od kierownictwa więcej wysiłku.

Nie jest to jednak sytuacja, której nie można rozwiązać. Dobrym sposobem jest wprowadzenie cyklicznych zebrań zespołu, które odbywają się online, podczas których analizowana jest bieżąca sytuacja w firmie, ale też wspólnie rozwiązywane są problemy. W ten sposób utrzymana zostaje komunikacja między wszystkimi zaangażowanymi w dany projekt, a często okazuje się, że nawiązane w ten sposób relacje przechodzą na grunt prywatny.

Home office już dawno stał się opcją, z której chętnie korzystało wielu freelancerów, a obecnie na stałe wszedł do każdej przestrzeni zawodowej. Księgowi, specjaliści finansowi, pracownicy administracyjni – wszystkie te osoby jeszcze do niedawna nie wyobrażały sobie pracy poza biurem, ze względu na obrót papierową dokumentacją. Dostęp do nowych technologii zmienia również te profesje, ale przede wszystkim sprawia, że praca biurowa staje się efektywniejsza i mniej uciążliwa, nawet w trybie zdalnym. Obecnie wystarczy trochę samodyscypliny, dostęp do Internetu, a przede wszystkim odpowiednie narzędzia, aby każdy mógł korzystać z zalet pracy zdalnej.

Chcesz sprawdzić jak pracuje się ze Scanye?

O nas

Dla Księgowych

Dla Przedsiębiorców

Baza wiedzy

Dokumenty

Chcesz sprawdzić jak pracuje się ze Scanye?

Masz pytania?

O nas

Dla Księgowych

Dla Przedsiębiorców

Baza wiedzy

Dokumenty