Pewnie nieraz słyszeliście: „musisz lubić swoją pracę, żeby być w niej dobrym”. Anna Mielech, właścicielka biura rachunkowego Optima, jest żywym przykładem, że to nieprawda. Sama nie lubi księgowości, chociaż z powodzeniem prowadzi biuro rachunkowe. Czemu więc zawdzięcza sukces? Odpowiedzialności, samodyscyplinie i poszukiwaniu sposobów na efektywną pracę.

Początkowo pomagała w drobnych pracach, ale była w tym na tyle dobra, że zaproponowano jej stałą posadę. Krótko potem zaproponowano stanowisko głównego księgowego w innej firmie i w końcu dyrektora finansowego, dyrektora produkcji i dyrektora operacyjnego. Ale mimo tych sukcesów, rozstała się z korporacyjnym światem i uruchomiła własne biuro rachunkowe.

Dlaczego podjęła pani taką decyzję?

W pewnym momencie doszłam do wniosku, że nie mogę współpracować z pokoleniem, które pojawiło się w firmie. Jego sposób myślenia wykraczał poza moją wytrzymałość nerwową. Stwierdziłam wówczas, że warto skupić się wyłącznie na księgowości, bo to praca, która nie wymaga naginania mojego sposobu myślenia. Postanowiłam wtedy zostawić korporację i pójść na swoje.

Nie było pani żal rozstać się z etatem?

Pewnie, że było. Czasami nawet tęsknię za etatem, bo zajmując wysokie stanowisko w korporacji, poznaje się niesamowitych ludzi z całego świata, od których można wiele się nauczyć. Poza tym nie lubię księgowości.

Dlaczego?

Bo to nudne wyrobnictwo. W księgowości nie ma nic odkrywczego. Dla mnie to wyłącznie sposób na zarabianie pieniędzy, który nie wymaga szczególnych umiejętności, poza umiejętnościami zawodowymi i samodyscypliną. Co więcej, nie trzeba być geniuszem, żeby zostać księgowym, trzeba być sprawnym rzemieślnikiem.

Wydaje mi się, że przy tym wszystkim kreatywny aspekt zawiera się w samym prowadzeniu biznesu.

Ma pan rację, ale prowadząc biuro rachunkowe, właściciela gonią terminy i sprawy klientów. W efekcie własny biznes załatwia się piętnastym palcem u stopy, a decyzje podejmuje się naprawdę szybko. I tak było w przypadku decyzji o współpracy ze Scanye. Rano dostałam ofertę, o godz. 16 umówiłam się na rozmowę z przedstawicielem i po 10-minutowej prezentacji stwierdziłam „wchodzę w to”. Tylko tyle czasu mogłam poświęcić – i tak jest z każdym kreatywnym aspektem prowadzenia biura rachunkowego.

Dochodzili nowi klienci. Ale co ważne, z niektórymi musiałam się rozstać, bo ich firmy urosły do takich rozmiarów, że wspólnie doszliśmy do wniosku, że współpraca z biurem rachunkowym nie jest najlepszym pomysłem. Uważam bowiem, że duża firma powinna mieć księgowość wewnątrz własnej struktury. Biuro rachunkowe może w takim układzie prowadzić nadzór księgowy. Poza tym prowadzenie ksiąg dużych firm jest zbyt wymagające w stosunku do tego, za co biuro rachunkowe odpowiada. I chociaż obsługuję podmioty o rozmaitych rozmiarach, to skupiam się przede wszystkim na mniejszych firmach. Nie pracuję jedynie z fundacjami i stowarzyszeniami.

Chodzi o pieniądze?

Nie. Niejednokrotnie robię więcej niż wynikałoby to z zakresu działalności mojego biura, a klientów obsługuję z tą samą dokładnością, niezależnie od tego, czy płacą mi 50 złotych, czy 5 tysięcy. Chodzi o zaangażowanie i obustronny szacunek. Nie pracuję z roszczeniowymi osobami. Zdarzyło mi się rozstać z klientem, który podczas 15-minutowego spotkania próbował się do mnie dodzwonić 30 razy w błahej sprawie. Po spotkaniu odebrałam telefon i krótko powiedziałam, że może zgłosić się po swoje dokumenty.

Czyli chodzi o rzeczy małostkowe?

Tak. Niemniej załatwienie tych małostkowych spraw wymaga dużego zaangażowania ze strony księgowego. Przykładem poniedziałkowych problemów są pytania z serii pt. „ile papieru zużywam w firmie?”. I nie chodzi o to, że klient nie może mieć pytania lub czegoś nie wiedzieć, może. Ale jeśli pyta o rzeczy, które tak naprawde nie są mu potrzebne lub o tę samą rzecz 15 razy i dalej nie rozumie odpowiedzi, to doprowadza mnie do furii. Podobnie jak systematycznie powtarzające się braki w dokumentach. Niemniej są też tacy klienci, z którymi współpraca nie klei się na początku, ale potem jakoś się układa.

Skoro jesteśmy przy klientach, proszę powiedzieć, jak wycenić pracę biura rachunkowego?

Znam biura, które kasują dodatkowo za każdy złożony dokument, na przykład za aktualizację NIP-u, za zmianę w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i za wystawienie świadectwa pracy. I żeby dobrze mnie pan zrozumiał, nie twierdzę, że te biura mają zły cennik. Wręcz przeciwnie: tak powinno być, bo jeśli klient wymaga dodatkowej aktywności, wymaga to czasu.

Ostatnio rozmawiałam z właścicielem biura podatkowego, który stosuje interesujący model wyceny. Stosuje ceny stałe, ale określa wewnętrzną stawkę godzinową i monitoruje, czy czas pracy na rzecz klienta przemnożony przez wewnętrzną stawkę za godzinę koreluje z ceną usługi. Jeśli nie, dokonuje zmian w wycenie usług. Ale ten człowiek zatrudnia 20 osób i właściwie zajmuje się wyłącznie zarządzaniem. Może więc sobie na to pozwolić.

A jak podnieść cenę, żeby klient się nie obraził i nie stwierdził: „OK! Idę do konkurencji. Mają taniej”?

Dobrze to zrobić na początku współpracy. Na przykład, gdy klient mnie pyta, czy po koleżeńsku dostanie zniżkę, zawsze odpowiadam: „nie, a dlaczego?” Bo prędzej czy później z każdym klientem albo stajemy się dobrymi znajomymi, albo nawet przyjaciółmi. Co więcej, obecne stawki na rynku są śmiesznie niskie. Powinny wzrosnąć o przynajmniej 300%, żeby nasza praca była tak wyceniana, jak w innych krajach Unii.

A dlaczego nie jest?

Bo w pewnym momencie uwolniono zawód księgowego i w efekcie pojawiły się na rynku internetowe biura księgowe oraz biura otwarte przez osoby “z przypadku”, które przez krótki czas zrobiły furorę, ale popsuły stawki. Teraz mamy tego efekty. Ceny spadły drastycznie w stosunku do tego, co było 10 lat temu. Ale rynek wróci do normy. Potrzeba nam jedynie czasu.

Internetowe biura rachunkowe stanowią dużą konkurencję dla tradycyjnych biur?

Nie, bo klienci internetowych biur właściwie sami prowadzą sobie księgowość. Dostają dostęp do systemu i opiekę księgowego. Ale ta opieka polega jedynie na odpowiedzeniu na pytania. Cała reszta jest po stronie klienta. Pytanie więc, czy właścicielowi jednoosobowej działalności nie opłaca się bardziej zapłacić 200 złotych netto za obsługę w tradycyjnym biurze? Przecież to zaledwie równowartość jednego tankowania samochodu. Żeby niemal samemu prowadzić księgowość, musi śledzić przepisy i wprowadzać faktury do systemu. To się nie opłaca, bo sam w tym czasie więcej zarobi.

Czy poza podniesieniem ceny za usługę można jeszcze w jakiś sposób skalować działalność biura rachunkowego?

Na przykład poprzez efektywną organizację pracy. W związku z tym cały czas poszukuję sposobów, które pozwoliłyby mi skrócić czas potrzebny na wykonanie zadań księgowych. Ale to nie wszystko, bo staram się również inaczej wykonywać moją pracę. Mam tu na myśli wykonywanie jej innymi partiami mięśni. I od kiedy korzystam ze Scanye, mam w biurze monitor na wysięgniku i dwa fotele: jeden tradycyjny, a drugi telewizyjny. Gdy skanuję dokumenty, wówczas korzystam z tego drugiego fotela. I co ciekawe, nie siadam w nim, tylko się kładę z półeczką na myszkę i klawiaturą ułożoną na nogach. Początkowo obawiałam się, jak klienci zareagują na widok swojej księgowej leżącej w fotelu, ale cóż, musieli się przyzwyczaić.

W jakiś szczególny sposób reagowali?

Niektórzy byli zdziwieni, inni chcieli się położyć i przekonać, czy tak faktycznie można pracować. Niektórzy krzywili się, ale to wówczas ja ich zapraszałam na fotel. No i wtedy zaczęli rozumieć, że tak naprawdę można efektywnie pracować.

Z jakich jeszcze „ułatwiaczy” Pani korzysta?

Planuję zakup bieżni w komplecie z podnoszonym biurkiem. Będę maszerować i pracować jednocześnie. Czy to się sprawdzi? Jeszcze nie wiem. Za pół roku będę mogła stwierdzić. Tym, którzy mają kłopoty z kręgosłupem, a prowadzą siedzący tryb życia, polecam, aby w ciągu dnia pracy co dwie godziny położyli się z nogami do góry na piętnaście minut. To przyniesie ulgę. A jeśli chodzi o inne „ułatwiacze”, to testuję dwuetapowy dzień pracy, to znaczy pracuję cztery godziny od 09.00 do 13.00 i kolejne cztery od 18.00 do 22.00.

Jak w takim razie wygląda pani dzień pracy?

Przychodzę do pracy na 9:00, robię swoje i wychodzę o 13:00. Potem na przykład pielęgnuję ogród, idę na basen, wyprowadzam psy albo jeżdżę konno. Następnie wsiadam w samochód i ponownie zjawiam się w biurze o godz. 18.00 i zostaje tam do 22.00.

I nie ma pani poczucia, że pracuje pani od rana do wieczora?

Wolna byłam dopiero około 19.00, gdy za oknem robiło się ciemno i zimno. Mieszkam na Pomorzu. Tu ciągle pada. Więc co robić o tej porze? Często nie pozostaje nic innego jak koc i telewizor. Na basen ciężko się wybrać, bo już o 22 ratownicy patrzą na mnie nieprzychylnym okiem. Ale co się dziwić, skoro ostatnia się pluskam, a też chcą pójść do domu. Teraz nie mam tego problemu. Wszystko, co chcę załatwiam w okienku między godz. 13.00 a 18.00. Byłoby to niemożliwe, gdybym miała dzieci, ale ich nie mam.

A co z pracownikami? Jak monitoruje pani ich postępy?

Po pierwsze zatrudniam jedną osobę. Po drugie nie jestem przedszkolanką, aby pilnować mojego pracownika. Ufamy sobie. Pracę trzeba wykonać, a gdy jestem mu potrzebna, może zadzwonić lub zostawić sprawę na później.

Wielu przedsiębiorców uważa, że biznes i sport mają ze sobą wiele wspólnego. Jazda konna również?

Oj tak. Przede wszystkim dlatego, że osoby, które jeżdżą konno, wiedzą, że chociaż miałyby 40-stopniową gorączkę, to koń sam się nie nakarmi i sam nie wyjdzie na pastwisko. To jeździec musi go nakarmić i wyprowadzić. Mogę więc śmiało stwierdzić, że jazda konno uczy odpowiedzialności; daje świadomość, że jeśli sam czegoś nie zrobisz, to samo się nie załatwi. Nie dasz koniowi jeść, to albo zachoruje, albo zdechnie. I z biznesem jest tak samo. Jeśli nie zatankujesz, to nie pojedziesz.