Krajowy System e-Faktur to temat, który w najbliższym czasie będziemy odmieniać przez wszystkie przypadki, bo cyfryzacja księgowości póki co rodzi więcej pytań, niż odpowiedzi.
O wsparcie poprosiliśmy Samira Kayyali – eksperta z zakresu doradztwa podatkowego, który wszelkie podatkowe zawiłości przedstawia prostym i zrozumiałym językiem oraz Łukasza Podgajnego – Head of Product Scanye, który na KSeF-ie zna się równie dobrze, jak na narzędziach, które ułatwią integrację z tym systemem.
Spis treści:
Kiedy KSeF wchodzi w życie i kogo będzie obowiązywał?
Mylnie może się wydawać, że do obowiązkowego wdrożenia zostało bardzo dużo czasu. W końcu słyszymy o nim od trzech kwartałów, dlatego można odnieść wrażenie, że to bardzo odległa wizja. Nic bardziej mylnego, niestety z całą pewnością rządowy program wchodzi – znamy konkretne daty, a sam program opublikowany jest w dzienniku ustaw.
KSeF jest bardzo podobny do pliku kontrolnego, z taką różnicą, że nie będzie dotykał tylko Biur Rachunkowych, ale również Przedsiębiorców i w żaden sposób nie będzie mowy o dobrowolności we wdrażaniu tego systemu
Jakie kary grożą Księgowym oraz Przedsiębiorcom, którzy nie będą korzystać z KSeF-u?
Przy Krajowym Systemie e-faktur mamy do czynienia z bardzo dużą szczegółowością i zapoznaniem z naszymi danymi ze strony organów podatkowych. Wiele poufnych do tej pory informacji będzie widoczne, dlatego osoby, które celowo będą unikały korzystania z KSeF-u mogą mierzyć się z konsekwencjami prawno – finansowymi.
Kary podatkowe, różnego rodzaju sankcje i odsetki będą obejmowały osoby nie korzystające z KSeF-u. Kwoty kar będą wynosiły co najmniej kwotę podatku VAT, która nie została wysłana za pośrednictwem systemu. A jeśli chodzi o księgowość, sytuacja będzie jeszcze bardziej skomplikowana. Biuro, które nie będzie aktywnie korzystać z tego programu będzie działało niezgodnie z prawem, więc oprócz sankcji, straci też Klientów
Czy KSeF i JPK jest tym samym?
Po dość traumatycznych wspomnieniach z wprowadzeniem pliku JPK, wiele Księgowych zastanawiało się jaka jest różnica między plikiem, a KSeF-em. Obecnie mamy dużą swobodę przy księgowaniu dokumentów, chociaż występują pewne stałe elementy, które wymusił plik JPK. Jak będzie w przypadku rządowego systemu i czy KSeF rzeczywiście ma wiele wspólnego ze wspomnianym wcześniej plikiem JPK?
W jednym i drugim przypadku odchodzimy od faktur papierowych i różnic w przypadku schematów dokumentów. JPK zapoczątkował zmianę i przyczynił się do znacznej cyfryzacji procesów księgowych. W przypadku KSeF-u będzie dokładnie tak samo, tylko zdecydowanie bardziej szczegółowo
Ministerialna wersja czy program zintegrowany z KSeF- em?
Rządowy system e-faktur czy program zintegrowany z KSeF-em? Nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi. Rządowy program jest bezpłatny, ale tak jak większość systemów, posiada liczne błędy i utrudnienia. Za to programy posiadające integrację z KSeF-em sprawiają, że dla Biura Rachunkowego nie zmieni się praktycznie nic, a dokumenty dalej będą wystawiane w takiej samej, znajomej formie.
Możemy zauważyć, że większość baz, programów obsługiwanych przez Ministerstwo działają różnie. Czasami sprawnie, a czasami występują liczne utrudnienia. Dlatego szczególnie w pierwszym etapie wdrażania, podejrzewam, że KSeF będzie zawierał liczne błędy. Nie sądzę też, żeby ludzie masowo korzystali z tych systemów i nie sądzę, żeby zapewniły im bezpieczeństwo, niezawodność i stabilność, która jest tak ważna szczególnie na samym początku
Czy można się już przygotowywać do KSeF-u i jak to zrobić?
Czasami dochodzą nas słuchy, że niektóre osoby uważają, że KSeF jest dla chętnych albo dotyczy tylko wielkich korporacji. Niestety mamy złe wieści – elektroniczne faktury w najbliższym czasie zaczną dotyczyć każdego. Dlatego tak jak nasz rozmówca – Samir Kayyali, namawiamy do systematycznych przygotowań. Ten proces może wymagać zwiększonego nakładu pracy i przyswojenia dużej dawki nowej wiedzy.
Zdecydowanie trzeba zacząć przygotowania już teraz, ponieważ się nie wyrobimy. Zachęcam, żeby zacząć obcować już dzisiaj z Krajowym Systemem e-faktur, bo jeśli ktoś myśli, że zostawi to na ostatnie dwa tygodnie, to obawiam się, że to nie zadziała
KSeF w praktyce - jak działa i na co uważać?
Wszyscy szukają informacji jak będzie działać KSeF, co zmieni w codzienności Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców, czy już wdrażać faktury online czy zwlekać do ostatniej chwili. My jednak pochylamy się nad tym, co wielu osobom umyka – nad tym jak wdrożyć KSeF, by było to bezpieczne zarówno dla Księgowych, jak i ich Klientów. Dlatego Łukasz Podgajny – Head of Product Scanye, wytłumaczył naszym uczestnikom, krok po kroku jak korzystać z Krajowego Systemu e-faktur oraz na co zwrócić szczególną uwagę wybierając program, który jest zintegrowany z tym systemem.
Czy wiesz, że spotkania z ekspertami dostępne są również w formie podcastów? Zasubskrybuj kanał, by nie przeoczyć żadnego nowego odcinka!
