OCR faktur. Wszystko co musisz wiedzieć

Zbędne narzędzie czy ułatwienie pracy i oszczędność czasu? Sprawdzamy czym jest system OCR oraz jakie niesie za sobą korzyści.

Co to jest OCR?

System OCR (Invoice Optical Character Recognition) to narzędzie, które służy do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej. Jego głównym zadaniem jest odczytanie i rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przenoszenie, powielanie lub zaznaczanie treści do innych aplikacji. 

 

Tyle teoria. W praktyce OCR to narzędzie, które odczytuje przesłane przez Klientów lub zeskanowane przez Księgową faktury i przenosi zapisane w nich dane do programu księgowego.

 

Dzięki temu nie musisz samodzielnie przepisywać danych z faktur, co jest żmudnym zadaniem. Automat wykona tę czynność za Ciebie.

Na co zwrócić uwagę wybierając OCR?

Stojąc przed wyborem zakupu dobrego systemu OCR do swojego Biura Rachunkowego, trzeba mieć na uwadze kilka istotnych czynników:

1. Zdolność do nauki

Dobry system OCR powinien sprawnie przyswajać nową wiedzę. Przykładowo, jeśli system po raz pierwszy widzi dany typ faktury, następnym razem, kierując się słowami kluczowymi (np. Nr, NIP, netto, data, vat) powinien stworzyć i zapamiętać nowy szablon dla NIP-u wystawcy. Może się zdarzyć, w szczególności na początku, że popełni błąd i odczyta jakieś dane nieprawidłowo.Wówczas po wskazaniu prawidłowego miejsca na fakturze, wprowadzi zmiany i “nauczy” się czytać numer z prawidłowego miejsca.

2. Odczytywanie danych z różnych faktur

System bez żadnych trudności powinien czytać faktury A4, igłowe i paliwowe.

ocr faktur

3. Importowanie faktur do systemów księgowych

Warto zwrócić uwagę, aby system OCR przy imporcie faktur od razu przyporządkowywał dane kolumnom w KPiR lub konta w Księgach Handlowych.

ocr import

4. Samodzielne segregowanie faktur

Nie wszystkie systemy OCR radzą sobie z segregacją zbiorczo zeskanowanych faktur. Niektóre wymagają skanowania każdej faktury oddzielnie lub nie obsługują wielostronicowych dokumentów. Wybierając system OCR warto wybrać taki, gdzie możesz przetwarzać kilka podmiotów na raz (np. w przypadku mniejszych klientów). Wówczas samo skanowanie pójdzie znacznie szybciej.

5. Szybkość przetwarzania danych

Program do odczytywania danych z faktur stanowi nieocenioną pomoc w „gorących okresach”, kiedy masz większą ilość dokumentów do zaksięgowania. Dlatego program powinien działać ekspresowo. Jeśli po dodaniu faktur do systemu OCR musisz czekać na “wgranie” się faktur, tracisz czas.

 

ocr przetwarzanie

6. Dbałość o bezpieczeństwo danych w chmurze

System OCR powinien przechowywać dane w szyfrowanej chmurze, dzięki czemu masz pewność, że przechowywane tam dane nie wyciekną. Dodatkowo warto sprawdzić politykę prywatności u Twojego dostawcy systemu oraz zawrzeć stosowną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

7. Łatwość naprawiania swoich błędów

Żaden system OCR nie jest systemem idealnym. Dlatego należy korzystać z takiego systemu, który ułatwia dodawanie nawet takich danych, których nie udało się od razu odczytać. Jeśli system OCR źle odczyta np. numer faktury i w efekcie musisz poprawić go ręcznie, to tracisz sporo czasu.

ocr poprawianie

8. Sposób rozliczeń i cena

Decydując się na system OCR, zwróć uwagę na cennik i sposób rozliczeń. Niektórzy producenci rozliczają się z biurami rachunkowymi za każdą wgraną stronę dokumentu (nawet jeśli przez przypadek dodaliśmy dokument niebędący fakturą), a nie całą zaimportowaną do programu księgowego fakturę.

 

Jeśli stoisz przed wyborem kupna skanera, przeczytaj artykuł o tym jaki wybrać skaner do Biura Rachunkowego i poznaj opinie Księgowych.  

Chcesz wybrać skaner do swojego Biura Rachunkowego?

Sprawdź jak Scanye pomoże Ci w automatyzacji procesów

Jakie dokumenty można OCR-ować?

W przypadku odpowiednio wybranego systemu OCR, narzędzie to powinno sobie bez przeszkód poradzić również z innymi dokumentami, takimi jak faktury korygujące, paragony oraz inne dokumenty księgowe w postaci skanów czy wysyłanych drogą elektroniczną. W przypadku Scanye będą to np. faktury za paliwo czy nawet faktury igłowe! Korzystanie z faktur pisanych ręcznie sprawia, że ​​system jest mniej wydajny, ale nadal możliwy.

Jak prawidłowo przygotować dokumenty do OCR?

Sposób, w jaki dokumenty są skanowane, jest bardzo ważny dla efektu końcowego tego procesu. Dokumenty muszą być wolne od zabrudzeń, dodatkowych adnotacji czy innego rodzaju zanieczyszczeń, nie mogą być również pozaginane. Mimo, że nowoczesne skanery szybko poprawiają jakość faktur, może się zdarzyć, że pojedyncza fraza zostanie zinterpretowana jako zagięcie czy ślad po dziurkaczu. Dlatego oprócz prawidłowego przygotowania dokumentów, zawsze należy zweryfikować pracę skanera.

Zastanawiasz się jak skanować faktury?

Przeczytaj artykuł i poznaj odpowiedzi na wszystkie pytania!

Czy OCR faktur jest konieczny?

Oczywiście, że nie. Ale czy jest to opłacalne? Każdy pracownik Biura Rachunkowego i nie tylko, doskonale zdaje sobie sprawę, że ręczne wprowadzanie faktur jest bardzo żmudną czynnością, przy której nietrudno o pomyłkę. Przy obecnym nakładzie czasu pracy Księgowych, niekończących się nadgodzinach, spóźniających się Klientach i nowych zmianach przepisów, każda zaoszczędzona minuta jest na wagę złota. Dlatego OCR faktur jest narzędziem, które przyczynia się do znacznej poprawy jakości i komfortu pracy.

Jakie są zalety z korzystania z systemu OCR?

Największą zaletą OCR-owania dokumentów jest zaoszczędzenie czasu, jaki pracownicy Biur Rachunkowych musieliby przeznaczyć na ręczne przepisywanie każdej faktury. Dodatkowym atutem jest gromadzenie dokumentów w cyfrowym archiwum oraz bezproblemowe wyszukanie faktury po słowach kluczowych, takich jak np. NIP.

ocr ksiegowanie szybciej

Ile czasu możesz zyskać wykorzystując OCR? Człowiek czy maszyna?

Robiliśmy wywiady z księgowymi i zadawaliśmy proste pytanie – “ile faktur zaksięgujesz w godzinę?”. Odpowiedzi były różne – zależy od rodzaju podmiotu, rodzaju faktury, sposobu księgowania itd.


Uśredniony wynik, to ok. 40 faktur na godzinę. Gdybyśmy przyjęli tą średnią i chcieli ręcznie zaksięgować 1000 faktur, to wychodzi nam 25 godzin pracy – ponad 3 dni robocze.


Jak to wygląda w przypadku pracy z OCR-em? Po trzech miesiącach pracy (wiadomo – do wszystkiego trzeba się przyzwyczaić) ze Scanye księgowe mogą śmiało księgować 1000 faktur w ciągu 1 dnia. Jak to wygląda czasowo?
1 godzina – skanowanie (40 kartek na min. + przekładanie faktur),
6 godzin i 40 min – sprawdzenie danych w Scanye. Z naszych pomiarów wynika, że klienci weryfikują ok. 150 dokumentów na godzinę (głównie dlatego, że znają faktury swoich klientów, a w Scanye poprawienie 15-znakowego numeru faktury trwa 1 s).


Efekt – 2 dni pracy “w kieszeni” (lub więcej, jeśli nie musisz skanować, a klienci sami podsyłają Ci skany/zdjęcia faktur).

Szukasz najlepszego programu OCR?

Pokażemy Ci jak Scanye może pomóc w Twoim Biurze Rachunkowym!

Czy OCR jest narzędziem nieomylnym?

Niestety nie ma narzędzi, które są nieomylne, tak samo ludzi. Bez wątpienia system OCR jest dokładniejszy niż człowiek i popełnia znacznie mniej błędów, jednak nie jest to jednoznaczne z tym, że nie należy kontrolować wyników jego pracy. Jak już wspominaliśmy, może się zdarzyć, że pojedyncza fraza czy cyfra zostanie uznana jako zanieczyszczenie lub zagniecenie i tym samym nie zostanie wzięta pod uwagę. 

FAQ

System OCR to narzędzie, które służy do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej. Jego głównym zadaniem jest odczytanie i rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przenoszenie, powielanie lub zaznaczanie treści do innych aplikacji.

Optical Character Recognition, to urządzenie technologiczne, które umożliwia rozpoznawanie znaków na dokumentach elektronicznych oraz zapisanych ręcznie, znacznie przyspiesza pracę w Biurze Rachunkowym.

System dzieli stronę na różne elementy. Dzięki analizie layoutu program wskazuje, gdzie jest tekst, a gdzie inne elementy, na przykład różne tabele lub grafiki. Następnie program wyświetla nam to w usystematyzowanej formie.

System OCR powinien sobie bez przeszkód poradzić z dokumentami, takimi jak faktury korygujące, paragony, faktury igłowe, faktury paliwowe oraz inne dokumenty księgowe w postaci skanów czy wysyłanych drogą elektroniczną.

OCR faktur jest narzędziem, które przyczynia się do znacznej poprawy jakości i komfortu pracy, dlatego zdecydowanie warto OCR-ować dokumenty i zaoszczędzić wiele czasu.