Krajowy System e-Faktur (KSeF) tak naprawdę jeszcze na dobre nie wszedł w życie, a bez wątpienia już sporo namieszał. Księgowe i Przedsiębiorcy zastanawiają się, jak kolejna – po Polskim Ładzie – rewolucja w księgowości wpłynie na ich codzienność. Pytań i wątpliwości jest wiele, a my staramy się odpowiedzieć na najważniejsze z nich.
Spis treści
Czym właściwie jest KSeF i Faktura ustrukturyzowana?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny umożliwiający m.in. wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.
Faktury ustrukturyzowane zostaną zapisane w postaci pliku elektronicznego. Korzystając z osobistego konta w systemie KSeF lub używając zintegrowanego systemu, użytkownicy będą mogli wystawiać faktury.
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która zawiera odpowiednie informacje określone w przepisach, formę oraz zapisana jest w konkretnym formacie XML. Format musi umożliwić poprawny odczyt i przetwarzanie danych zawartych w dokumencie. Faktury ustrukturyzowane można automatycznie przesyłać bezpośrednio między programami.
Kiedy KSeF wejdzie w życie?
Krajowy system e-Faktur (KSeF) funkcjonuje w Polsce od początku 2022 roku. Obecnie korzystanie z tego systemu jest dobrowolne. Z założenia Ministerstwa Finansów system będzie obowiązkowy prawdopodobnie od 2024 roku. Jednak biorąc pod uwagę dynamikę poprzednich zmian jest całkiem możliwe, że początkowo niektóre grupy podatników zostaną zobowiązane do stosowania KSeF-u wcześniej, niż pozostałe.
Chcesz sprawdzić, jak KSeF działa w innych krajach?
Dla kogo KSeF będzie obowiązkowym systemem?
Z programu będą mogli skorzystać aktywni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP.
Aby uzyskać dostęp do systemu, podmiot będzie zobligowany do przejścia przez mechanizm uwierzytelniania. Prościej mówiąc, będzie musiał zweryfikować swoją tożsamość używając np. Profilu Zaufanego, wygenerowanie tokenu czy Elektronicznej Pieczęci.
Jakie zmiany wprowadzi KSeF?
Faktury ustrukturyzowane staną się podstawą księgowości. Sposób ich wystawiania, otrzymywania i przechowywania będzie jasno określony. W okresie przejściowym będą funkcjonować równolegle z fakturami papierowymi.
Podatnicy będą zobowiązani do fakturowania poprzez swoje systemy księgowe (np. zaproponowane przez Ministerstwo Finansów lub zintegrowane z KSeF).
Faktury ustrukturyzowane będą mogły być skorygowane wyłącznie fakturą korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Powinny zawierać numer KSeF faktury pierwotnej.
e-Faktury będą przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą API. Jest to interfejs umożliwiający łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi.
Korzystanie z KSeF będzie możliwe za pomocą uwierzytelniania. Poprzez podpis zaufany, wygenerowanie tokenu czy kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.
Wystawienie faktury będzie możliwe nie wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi. Jest to istotne ułatwienie dla przedsiębiorców. Zyskają więcej czasu na realizację dostawy lub usługi w przypadku wcześniej wystawionej faktury sprzedaży.
Zniknie konieczność oznaczenia KOREKTA/DUPLIKAT przy fakturach korygujących oraz wystawianych ponownie. W przypadku uszkodzenia lub zagubienia oryginału faktury sprzedający będzie musiał ponownie wystawić kontrahentowi ten sam dokument. Dodatkowo opatrzyć datę ponownego wystawienia.
Jakie są zalety korzystania z systemu KSeF?
Bez wątpienia nowe zasady elektronicznego fakturowania nie spotkały się z przychylnymi opiniami podatników, którzy na co dzień je wystawiają. Nie ma w tym nic dziwnego. Obecnie system zawiera liczne błędy i wprowadza spore zamieszanie. Trzeba jednak przyznać, że osoby, które już teraz zdecydują się na używanie Krajowego Systemu e-Faktur, mogą liczyć na różne profity:
- Preferencyjne warunki zwrotu VAT (w terminie 40 dni liczonych od dnia złożenia rozliczenia).
- Brak konieczności archiwizacji i przechowywania dokumentów wystawionych za pomocą KSeF.
- Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat.
- Brak konieczności oznaczenia faktur “Duplikat/Korekta” przy fakturach korygujących.
- Usprawniony proces rozliczania, mniej problemów z błędnym odczytaniem przez OCR numerów faktury.
- Zniknie konieczność ręcznego wpisywania faktur, będzie możliwość automatycznego ich pobierania z bazy ministerstwa.
Wystawianie e-Faktur – jak się przygotować?
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy za niespełna dwa lata. Pozornie to jeszcze sporo czasu, ale zdecydowanie warto już teraz zadbać o system, poznać jego możliwości i przygotować się na nadchodzące zmiany.
W rzeczywistości wdrożenie KSeF oraz elektronicznego fakturowania będzie w większości przypadków wymagało udziału i zaangażowania w wielu działach, np. finansowych, księgowości czy działach podatkowych, a nacisk powinien zostać rozłożony zgodnie ze specyfiką każdej organizacji.
Na działania przygotowawcze ma wpływ również wiele innych czynników. Takich jak procesy biznesowe, ilość systemów informatycznych, rodzaje transakcji czy nawet wielkość przedsiębiorstwa.
Jak już wiadomo, do wprowadzenia platformy pozostało trochę czasu, ale im bardziej skomplikowana struktura i liczebność organizacji, tym trudniej będzie móc przygotować się do nowych wymogów.
Jak się zalogować do KSeF?
Logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur nie jest skomplikowanym procesem. Wystarczy przejść na stronę Ministerstwa Finansów i wybrać preferowaną wersję.
W Krajowym Systemie e-Faktur wyróżniamy trzy wersje:
KSeF wersja Testowa – możliwość logowania się dowolnymi danymi, bez żadnych skutków prawnych.
KSeF wersja Demo – możliwość logowania się istniejącymi danymi, bez żadnych skutków prawnych.
KSeF wersja Produkcyjna – możliwość wystawienia prawdziwych faktur, które mają skutek prawny.
Po wyborze odpowiedniego środowiska następuje moment logowania oraz autoryzacji tożsamości. Bez względu na wybór użytkownika, należy przejść przez proces uwierzytelniania, korzystając z Profilu Zaufanego, Elektronicznej Pieczęci czy wygenerowanego tokenu.
Nie czekaj na obowiązkowy KSeF
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
- Co to jest KSeF i Faktura ustrukturyzowana?
KSeF to system teleinformatyczny. Umożliwia m.in. wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która zawiera odpowiednie informacje określone w przepisach, formę oraz zapisana jest w konkretnym formacie XML.
- Od kiedy obowiązuje KSeF?
Krajowy system e-Faktur (KSeF) jako rozwiązanie dobrowolne funkcjonuje w Polsce od początku 2022 roku. Z założenia Ministerstwa Finansów system będzie obowiązkowy prawdopodobnie od 2024 roku.
- Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?
Z programu będą mogli skorzystać aktywni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP.
- Jakie zmiany wprowadzi KSeF?
Wdrożenie obowiązku korzystania z systemu KSeF istotnie będzie oznaczało zmiany w sposobie wystawiania, otrzymywania i przechowywania e-Faktur. Podatnicy zostaną zobligowani do elektronicznego fakturowania poprzez systemy księgowe zintegrowane z KSeF lub stworzone przez Ministerstwo.
- Jakie korzyści niesie za sobą Krajowy System e-Faktur?
Głównymi benefitami na które będą mogli liczyć użytkownicy platformy, to preferencyjne warunki zwrotu VAT, brak konieczności archiwizacji i przechowywania dokumentów wystawionych za pomocą systemu czy brak konieczności ręcznego wpisywania faktur.
- Jak można się przygotować do Krajowego Systemu e-Faktur?
Na działania przygotowawcze ma wpływ wiele czynników. Takich jak procesy biznesowe, ilość systemów informatycznych, rodzaje transakcji czy nawet wielkość przedsiębiorstwa. Reasumując wdrożenie KSeF będzie w większości przypadków wymagało udziału i zaangażowania w wielu działach. Nacisk powinien zostać rozłożony zgodnie ze specyfiką każdej organizacji.
