Elektroniczne przechowywanie dokumentów jest wygodne, ale problemem staje się interpretacja obecnych ustaw. Często obawą księgowych jest prawny punkt widzenia na temat e-archiwum faktur. W artykule dowiesz się, jakie są oficjalne stanowiska i czy Urząd Skarbowy w razie kontroli uzna dokumenty elektroniczne.
W jakiej formie przechowywać dokumenty?
Na wstępie należy zaznaczyć, że przepisy nie narzucają, w jakiej formie przechowywać dokumenty. Oznacza to, że można korzystać z papierowej i elektronicznej formy.
Faktura elektroniczna może być dokumentem księgowym. Najważniejszym czynnikiem jest zachowanie trzech cech:
- autentyczności pochodzenia,
- integralności treści (treść nie może mieć możliwości edycji),
- czytelności.
Skany faktur spełniają wyżej wspomniane punkty. Szerzej o zasadach, możesz dowiedzieć się z Ustawy o VAT.
Od 2005 roku według rozporządzenia Ministerstwa Finansów, przedsiębiorcy mogą korzystać z e-faktur. Od tego momentu, traktuje się je na równi z fakturami papierowymi.
Scanye - więcej niż OCR faktur?
Czy możesz przechowywać tylko elektroniczne faktury?
Według wyroku NSA z 26 stycznia 2012 roku, nie ma bezwzględnego obowiązku przechowywania dokumentów w takiej samej formie, w jakiej zostały przesłane. Zastrzega się jednak obowiązek przechowywania dokumentów “w oryginalnej postaci”, czyli w tym przypadku – niezedytowane.
Oznacza to, że otrzymując fakturę papierową, możesz posiadać wyłącznie jej skan w swojej bazie danych. Twoi klienci nie muszą jeździć do Ciebie z plikiem dokumentów – wystarczy, że prześlą fakturę elektronicznie. Możesz prowadzić e-archiwum faktur w systemie OCR.
Przykład:
Problematyczne są np. faktury paliwowe/paragonowe, które po jakimś czasie blakną i nie da się ich odczytać. Warto zadbać o ich natychmiastowe zapisanie. W Scanye dostarczamy aplikację dzięki, której Twoi Klienci mogą robić skany faktur bezpośrednio ze stacji benzynowej przy pomocy smartfona.
Elektroniczne przechowywanie dokumentów musi zapewnić jedynie łatwe odszukanie faktur oraz wspomnianą integralność, czytelność i autentyczność.
Kontrola podatkowa na skanach
W razie kontroli Urzędu Skarbowego, podatnik lub biuro rachunkowe reprezentujące podatnika musi przedstawić zbiór dokumentów.
Zgodnie z oświadczeniem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. wyraża się zgodę na korzystanie ze skanów w formacie PDF. W interpretacji możemy przeczytać, że:
“(…) elektroniczne obrazy faktur (PDFy) otrzymanych w wersji papierowej będą mogły stanowić prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez przedsiębiorcę wydatku.”
Czynności w ramach kontroli podatkowej z użyciem skanów faktur, np. z systemu OCR są zgodne z prawem. Ponadto faktury nie muszą zostać dostarczone tradycyjną pocztą, lecz mogą pocztą elektroniczną.
Ze Scanye pobierzesz dokumenty danego przedsiębiorcy w formie pakietu, który ekspresowo wyślesz do Urzędu Skarbowego. Dzięki szyfrowanemu archiwum faktur, kontrola podatkowa odbędzie się szybko i bez stresu.
Podsumowanie
Dotychczasowe wyroki Sądów Administracyjnych i fiskusa potwierdzają, że elektroniczne bazy dokumentów traktowane są na równi z tradycyjnymi, papierowymi archiwami.
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej niesie ze sobą wiele zalet:
- oszczędza cenne miejsce w biurze,
- ułatwia dostęp,
- usprawnia obieg,
- a w razie kontroli Urzędu Skarbowego, pozwala na szybkie przygotowanie plików klienta.
Przygotowanie faktur do kontroli podatkowej ze Scanye to zaledwie kilka kliknięć
