Choć poszczególne Biura Rachunkowe różnią się skalą, zakresem czy obszarem działania, jest kilka zachowań Klientów, które podnoszą ciśnienie nawet najspokojniejszym Księgowym. Sprawdź, czy Twoi Klienci robią rzeczy, przez które mogą trafić na czarną listę Księgowych!
Nieterminowe dostarczanie faktur
Każdy Księgowy zgodzi się, że nieterminowe dostarczanie faktur jest jednym z najbardziej irytujących problemów, z jakimi musi się zmagać w pracy. Brak systematyczności i nieprzestrzeganie ustalonych terminów powoduje u Księgowych pojawianie się nadgodzin.
Często zdarza się, że Klienci przynoszą faktury dopiero w ostatniej chwili, a czasem nawet w momencie, gdy wszystkie dokumenty zostały już zaksięgowane. Księgowi muszą zadbać o to, by dokumenty zostały odpowiednio skatalogowane, opisane i zarchiwizowane w porządku chronologicznym. Aby to zrobić, potrzebują czasu, a nieterminowe dostarczanie faktur tylko pogarsza sytuację. Dlatego warto dostarczać dokumenty na czas, ale jeśli Twoi Klienci notorycznie o tym zapominają – poleć im Scanye. Automatyczne powiadomienia zmobilizują nawet najbardziej zapominalskich Klientów.
Masz dość nieterminowych faktur?
Brudne i pogniecione dokumenty
Przynoszenie brudnych i pogniecionych faktur to kolejny problem, z którym Księgowi muszą się mierzyć. Po pierwsze, odczytanie takich dokumentów jest trudne i często powoduje problemy przy wprowadzaniu danych do systemów czy programów księgowych. Ponadto, faktury w takim stanie mogą nie spełniać wymogów formalnych, co prowadzi do opóźnień w rozliczeniach.
W znacznie lepszym stanie są faktury przesyłane drogą elektroniczną. Dzięki wysyłce online Księgowa nie musi patrzeć na ślady jedzenia, odciski butów czy faktury zagniecione w kulkę, a Klienci nie muszą martwić się o terminy.
„Płacę, więc wymagam!”
Roszczeniowa postawa Klientów niejednokrotnie doprowadza Księgowych na skraj załamania nerwowego. Część Klientów uważa, że mają prawo do natychmiastowej obsługi, a pracownicy Biura Rachunkowego powinni odbierać telefon o każdej porze. Ponadto Klienci oczekują, że pracownicy będą znać odpowiedzi na każde pytanie i szczegółowo je wyjaśnią, najlepiej bez dodatkowych kosztów. Taki sposób myślenia często powoduje frustrację wśród Księgowych, którzy muszą każdorazowo tłumaczyć, że dodatkowe usługi są dodatkowo płatne.
Warto pamiętać, że Księgowe są ludźmi i potrzebują czasu na wykonanie swoich obowiązków. Dlatego Klienci, którzy szanują ich pracę i traktują ją z szacunkiem, zyskują nie tylko profesjonalną pomoc, ale także lojalność i pozytywne relacje ze swoim Biurem Rachunkowym.
W trosce o bezproblemowy kontakt i telefony od Klientów Scanye wprowadziło darmowy komunikator między Biurem Rachunkowym a Klientem, który przyczynia się do zmniejszenia liczby niepotrzebnych telefonów z obu stron.
Naciągane koszty
Kto nie słyszał o próbach wliczenia do kosztów psa „pilnującego” drukarki, nowego jachtu prezesa lub zestawu kina domowego, który ma służyć do wyświetlania prezentacji z Power Pointa? Takie przypadki na pewno nie są obce Księgowym. Jeśli pies nie pełni faktycznie funkcji psa stróżującego, a kino domowe działa świetnie w salonie, to jest to nic innego jak nielegalne działanie podatkowe.
Świadomi Klienci Biura Rachunkowego powinni sobie zdawać sprawę, że Księgowi są zobowiązani do przestrzegania przepisów prawa i nie będą chętni do współpracy z osobami, które łamią przepisy podatkowe. To poważne zagrożenie, które może skutkować nie tylko problemami finansowymi, ale także karnymi.
Jak usprawnić współpracę z Klientami?
Nie wiesz jak usprawnić współpracę z Klientami i odzyskać trochę wolnego czasu? Zamień papierowe dokumenty na pliki w chmurze i zapomnij o nieterminowych, pogniecionych czy „naciąganych” fakturach. Wypróbuj Scanye i dowiedz się, dlaczego zaufało nam aż 2400 Biur Rachunkowych.
Masz dość nadgodzin ?
Scanye pomoże Ci zaoszczędzić 2 minuty na każdej fakturze. Korzystaj z najszybszego OCR-a w Polsce i księguj bezbłędnie nawet 1000 faktur dziennie.
Łatwa komunikacja z Klientami
Zamiast dzwonić z pytaniami np. o koszty oraz “czego dotyczy faktura”, napisz wiadomość, na którą Klient może szybko odpowiedzieć. Zobacz czy Klient odczytał wiadomość. Wszystkie ustalenia masz w jednym miejscu.
Wszystkie dokumenty w chmurze
Faktury, umowy klientów, potwierdzenia płatności, wyciągi bankowe – wszystko przechowuj w bezpiecznym segregatorze online – dostępnym dla Ciebie i Twoich Klientów zawsze i wszędzie. W razie czynności sprawdzających potrzebne dokumenty przygotujesz za pomocą kilku kliknięć.
Elektroniczne Biurko Księgowej
W jednym miejscu widzisz jaki status zaksięgowania mają Twoi Klienci. Pracujesz nad tymi, którzy dostarczyli już wszystkie faktury. Oszczędzasz czas, pracujesz spokojnie i we własnym rytmie.
Integracja z KSeF
Zamiast kilku programów do zarządzania elektronicznymi fakturami Klientów, wykorzystaj Scanye.
Zobacz wszystkie wystawione przez Klienta dokumenty w jednym miejscu z możliwością wygenerowania PDF-a z faktury oraz eksportu do Twojego programu księgowego
Dokumenty na "wczoraj"
Czy komplet dokumentów “na już” brzmi znajomo? Domyślamy się, że tak! W dzisiejszych czasach, kiedy wszystko musi się dziać szybko i sprawnie, Klienci oczekują, że ich sprawy będą gotowe w ciągu kilku godzin lub nawet minut. Niestety, proces przygotowania dokumentów wymaga czasu i pracy, a Księgowi muszą wykonywać swoją pracę z należytą starannością, aby uniknąć pomyłek i błędów. Każdy dokument musi być dokładnie sprawdzony, skontrolowany i zweryfikowany przed przekazaniem go Klientowi, dlatego nie należy oczekiwać ekspresowych terminów, zwłaszcza biorąc pod uwagę obłożenie pracą Księgowych.
