.png)
Zanim zaczniesz
KSeF nie zmienia tylko formy faktury.
W spółkach zmienia kolejność pracy z dokumentami i sposób współpracy między biznesem a księgowością.
Faktury będą trafiały do jednego systemu automatycznie, a ich dalszy bieg będzie zależał od decyzji po stronie firmy: kto je sprawdza, kto akceptuje i kiedy trafiają do księgowania.
Dlatego przygotowanie do KSeF warto zacząć nie od narzędzi ani przepisów, ale od zrozumienia - jak powinien działać obieg dokumentów w spółce. Ten artykuł prowadzi Cię przez ten proces krok po kroku, w prostych słowach.
Krok 1. Zrozum, co naprawdę zmienia KSeF
KSeF - w wielkim skrócie - to centralny system, do którego faktura trafia automatycznie i natychmiast. W zasadzie dopiero tam staje się fakturą z mocą prawną (po nadaniu numeru KSeF).
Z perspektywy spółki oznacza to bardzo konkretne zmiany:
- Faktura pojawia się w systemie, zanim ktokolwiek w firmie ją sprawdzi lub zaakceptuje.
- Dokumentów nie da się „przetrzymać na mailu” ani przekazać później - wszystkie trafiają do jednego obiegu.
- Księgowość nie zbiera już faktur po działach. Czeka na jasną decyzję biznesu: księgować / wyjaśnić / nie księgować.
- Brak decyzji po stronie firmy blokuje dalszą pracę księgowości i zwiększa ryzyko błędów.
Dlatego KSeF nie jest rewolucją podatkową.
To zmiana sposobu pracy w spółce, odpowiedzialności i przepływu dokumentów między działami.
Krok 2. Sprawdź w jaki sposób uwierzytelnić się w KSeF
Na początku sprawdź, w jaki sposób spółka będzie się uwierzytelniać w KSeF:
- jeśli spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, może ona służyć do uwierzytelnienia całej spółki - w takim przypadku nie trzeba składać formularza ZAW-FA,
- jeśli spółka nie posiada pieczęci (najczęstszy przypadek), konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego i wskazanie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do działania w KSeF (np. prezesa, członka zarządu lub księgowej).
Po zaakceptowaniu ZAW-FA lub po uwierzytelnieniu spółki pieczęcią, wyznaczona osoba uzyskuje dostęp do KSeF i może dodawać kolejne osoby oraz systemy, nadając im odpowiedni zakres uprawnień (np. wystawianie faktur, odbiór dokumentów, podgląd).
Nie czekaj, sprawdź szczegóły i wypełnij wniosek od razu z naszą instrukcją ⬇️
📌Jak wypełnić wniosek ZAW-FA krok po kroku [LINK]
Krok 3. Zrób audyt obecnego obiegu dokumentów
W wielu spółkach obieg wygląda dziś tak:
faktura → mail → wydruk → podpisy → skan → księgowość → pytania „czego to dotyczy?”
Od 2026 roku ten model przestaje działać. Faktura trafia automatycznie z KSeF i musi przejść akceptację w firmie - elektronicznie, w uporządkowanym procesie, a nie przez maile.
To moment, żeby jasno ustalić kto, gdzie i kiedy podejmuje decyzję.
Spisz lub sprawdź obecny proces na obieg dokumentów i zaznacz etapy, które po starcie KSeF wymagają zmiany lub formalnego przypisania odpowiedzialności.
Krok 4. Podziel obowiązki: kto akceptuje, kto opisuje, kto księguje
Gdy zweryfikowałeś/aś już obecny proces obiegu dokumentów w Twojej firmie, kolejnym krokiem jest przypisanie odpowiedzialności do konkretnych ról.
Na podstawie pracy z większymi organizacjami rekomendujemy prosty podział odpowiedzialności:
- Administrator KSeF - nadzoruje wdrożenie, ustala dostęp i uprawnienia użytkowników.
- Wystawiający faktury - przygotowują faktury sprzedażowe, weryfikują dane.
- Odbierający faktury - dodaje faktury zakupowe do systemu obiegu.
- Akceptujący faktury - zatwierdza faktury kosztowe zgodnie z budżetem
- Zarząd - zatwierdza politykę i nadzoruje jej przestrzeganie
Brak takiego podziału oznacza improwizację po starcie KSeF - a to zwykle kończy się ręcznym „łataniem” procesu w trakcie pracy.
Krok 5. Wybierz narzędzie, które połączy KSeF, biznes i księgowość w jeden spójny proces
Tu pojawia się największy problem spółek: KSeF nie jest narzędziem do obiegu dokumentów.
KSeF można łatwo określić jako skrzynkę nadawczo-odbiorczą.
Dlatego w Scanye powstał Obieg dokumentów do KSeF dla firm i działów księgowych - prosty proces, który prowadzi fakturę od KSeF → przez akceptację w firmie → do księgowości.
W skrócie:
- faktura automatycznie trafia z KSeF do Scanye,
- administrator ustawia role, kategorie i powiązania z kontami księgowymi (jednorazowo),
- faktura trafia od razu do właściwej osoby do akceptacji,
- pracownik akceptuje i opisuje dokument,
- księgowość dostaje gotową fakturę do zaksięgowania,
- zarząd widzi statusy i zaległości.
To usuwa chaos mailowy i ręczne pilnowanie procesu.
📌 Obieg dokumentów w Scanye będzie dostępny na przełomie lutego i marca.
Podsumowanie: Czyli co zrobić w pierwsze 30 minut po przeczytaniu tego artykułu?
Wdrożenie KSeF w spółce składa się z kilku równoległych elementów: formalnych, organizacyjnych i procesowych.
Aby łatwiej przejść od wiedzy do działania, poniżej zebraliśmy konkretne kroki, które warto wykonać od razu.
To proste czynności, które nie wymagają długich przygotowań, a pozwalają rozpocząć porządkowanie procesu bez odkładania tematu na później.
Jeśli jesteś osobą wdrażającą KSeF (administrator, finance, operations):
Pierwsze 30 minut to nie planowanie - to sprawdzenie fundamentów.
- Sprawdź, czy spółka ma pieczęć elektroniczną z NIP. Jeśli nie - zapisz: ZAW-FA do złożenia.
- Ustal, kto ma być pierwszą osobą uprawnioną w KSeF (prezes, członek zarządu, księgowa).
- Zrób krótką listę ról w firmie:
- kto wystawia faktury,
- kto akceptuje koszty,
- kto opisuje dokumenty,
- kto księguje.
- Zapisz, gdzie dziś „zatrzymują się” faktury (maile, sekretariat, managerowie, zarząd).
- Wybierz odpowiedni program np. Scanye do prostego i sprawnego obiegu faktur w firmie https://scanye.pl/dla-wewnetrznej-ksiegowosci
- Umów 30-minutowe spotkanie decyzyjne z zarządem / CFO - nie „o KSeF”, tylko o odpowiedzialnościach.
Jeśli jesteś prezesem / członkiem zarządu:
Twoje pierwsze 30 minut to ustawienie kierunku, nie detali.
- Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za wdrożenie KSeF
- Zapytaj wprost:
- kto dziś decyduje, które faktury są kosztem,
- gdzie są opóźnienia,
- co dzieje się, gdy ktoś nie zatwierdzi dokumentu.
- Zatwierdź zasadę: faktura bez decyzji = blokada procesu.
- Wybierz odpowiedni program np. Scanye do prostego i sprawnego obiegu faktur w firmie https://scanye.pl/dla-wewnetrznej-ksiegowosc
KSeF porządkuje sposób przesyłania faktur, ale to po stronie firmy nadal pozostaje decyzja, jak te dokumenty przechodzą przez organizację.Właśnie ten etap - pomiędzy KSeF a księgowaniem - porządkuje obieg dokumentów w Scanye.
