Automatyzacja pracy w Biurze Rachunkowym to dla jednych temat tabu, dla innych prawdziwe wybawienie. Goście naszego webinaru z cyklu Okiem Księgowej – Witold Oleksa i Aleksandra Matyszkiewicz z Biura Rachunkowego Finance Factory – zdecydowanie należą do tej drugiej grupy. Opowiedzieli nam dlaczego zdecydowali się na automatyzację, jak zmieniła się ich praca i co planują zrobić po wejściu w życie KSeF-u.
A czym w ogóle jest automatyzacja? W dużym uproszczeniu zastosowaniem takich programów i narzędzi, które wykonując za nas powtarzalne i monotonne prace, pozwalają na oszczędność czasu. Umożliwiają również rozwój Biura Rachunkowego, bo łatwiejsze księgowanie umożliwia znalezienie przestrzeni na nowych Klientów. A sami Klienci mogą szybciej i łatwiej znaleźć potrzebne im dokumenty, bez konieczności dzwonienia do Księgowej.
Spis treści:
Automatyzacja pracy czyli co?
Główne procesy, które można zautomatyzować w Biurze Rachunkowym, to przyjmowanie faktur i dokumentów w formie elektronicznej, ich wprowadzanie do programu księgowego oraz wyszukiwanie potrzebnych dokumentów np. w przypadku kontroli. Pani Aleksandra i pan Witold podkreślają, że z automatyzacją zetknęli się pracując w innych firmach, ale bardzo chcieli wprowadzić ją w Biurze Rachunkowym, bo dzięki automatyzacji mogliby obsługiwać więcej Klientów. Udało się, kiedy poznali Scanye.
Kiedyś wspominałem, że elektroniczny obieg dokumentów to moje marzenie z poprzedniej pracy. Dowiedziałem się wtedy, że można pracować w księgowości nie przerzucając tony papieru, tylko pracować na dwóch monitorach i mieć łatwy dostęp do faktur. Niestety myślałem, że takie narzędzie jest wyłącznie dla wielkich firm i kosztuje bardzo dużo, dopóki nie pojawiło się Scanye
Automatyzacja pracy = więcej czasu, więcej Klientów
Choć przejście z tradycyjnego księgowania na takie wykorzystujące elektroniczny obieg dokumentów początkowo może być wyzwaniem, w perspektywie czasu przynosi same korzyści. Przede wszystkim pozwala na zaoszczędzenie czasu pracy – już samo OCR-owanie, czyli skanowanie dokumentów przyniesionych jeszcze w formie papierowej to praca szybsza aż czterokrotnie. W momencie, kiedy wszystko spływa elektronicznie, ten element codzienności w Biurze Rachunkowym po prostu znika. Znikają też tony papierów i przepastne szafy, które muszą je pomieścić. Pojawia się za to ułatwienie w przygotowaniu dokumentów do kontroli i czas, który można przeznaczyć na inne zadania.
Przy standardowej księgowości trzeba zawsze pamiętać o dodatkowych szafach, które pomieszczą ogromne ilości papieru. Nie tylko faktury, bo dochodzą jeszcze różne wydruki i inne rzeczy, a to wszystko można zastąpić elektronicznym systemem, który często jest bezpieczniejszy niż papier.
Czy Klienci poradzą sobie z przesyłaniem faktur?
Obawa o to, jak Klienci zareagują na zmianę zasad współpracy towarzyszy większości Księgowych decydujących się na automatyzację pracy i przejście na elektroniczny obieg dokumentów. Tymczasem Klienci tak samo jak pracownicy Biur Rachunkowych bardzo cenią dziś swój czas. Dlatego możliwość dostarczenia dokumentów bez konieczności osobistego pojawienia się u Księgowej odbierają bardzo pozytywnie.
Ludzie nie chcą marnować czasu na wizyty u Księgowej i dostarczanie papierowych dokumentów. Mamy nawet dedykowaną skrzynkę pocztową przy naszym biurze, do której można wrzucić dokumenty, ale naprawdę bardzo mało osób z tego korzysta. Większość woli poświęcić te 10-15 minut wieczorem i elektronicznie przesłać dokumenty niż specjalnie dojeżdżać
Automatyzacja a KSeF
Po co serwować sobie wewnętrzną rewolucję i wprowadzać automatyzację, kiedy na horyzoncie majaczy Krajowy System e-Faktur? Jego wejście zapowiadane jest jako koniec faktur papierowych i zastąpienie ich elektronicznymi odpowiednikami. Czyli de facto spore uproszczenie, porównywalne właśnie z automatyzacją księgowania. Problem polega jednak na tym, że w KSeF-ie nie zostaną ujęte wszystkie faktury, a samo przeglądanie profili.
Uważamy, że automatyzacja programów księgowych zdecydowanie będzie miała sens jak wejdzie KSeF. Ministerialne programy bardzo często nie do końca działają, a nie wyobrażamy sobie żeby "przeklikiwać się" przez każdego Klienta żeby pobrać jego faktury.
Szukasz odpowiedzi na najważniejsze pytania związane z KSeF-em?
Jakie obiekcje związane z automatyzacją pracy mają Księgowi? Jak przy pracy on-line wyglądają kontrole z Urzędu Skarbowego? Jak na co dzień wygląda praca w biurze o zautomatyzowanych procesach?
Zachęcamy do obejrzenia całego webinaru, którego gośćmi byli z udziałem Aleksandra Matyszkiewicz i Witold Oleksa z Biura Rachunkowego Finance Factory.
