Jeśli archiwizacja faktur nadal kojarzy się ze żmudnym gromadzeniem papierowych dokumentów w opasłych teczkach, a następnie w obszernych szafach, powinieneś jak najszybciej zweryfikować ten pogląd. Znaczna automatyzacja księgowości w ostatnim czasie umożliwiła przeprowadzenie ogromnej rewolucji nie tylko w samym procesie rozliczania faktur i ich dekretowania, ale również archiwizacji danych. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak możesz usprawnić gromadzenie danych.
Przejście do systemu fakturowania online niesie ze sobą wiele zalet w zakresie usprawnienia pracy księgowości. Jak się jednak okazuje, nie są one związane jedynie z szybszym rozliczaniem faktur i odciążeniem księgowych z obowiązku ręcznego wypełniania wszystkich dokumentów. Również archiwizacja dokumentów księgowych stała się znacznie łatwiejsza. Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób można znaleźć wybraną fakturę w zaledwie 3 sekundy, przeczytaj artykuł.
Zasady archiwizacji dokumentów księgowych
Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób prawnie zostały uregulowane zasady archiwizacji dokumentów księgowych, przychodzimy z pomocą. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (znaną jako ustawa o VAT) podatnik zobowiązany jest do przechowywania zarówno faktur wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu, jak i otrzymanych faktur (w tym wystawionych ponownie). Samo przechowywanie również powinno spełniać określone warunki. Powinno być dokonywane w podziale na okresy rozliczeniowe, a także w sposób zapewniający łatwe odszukanie potrzebnych dokumentów, integralność treści (pewność, że nie zmieniono w nich żadnych danych), a także czytelność w obowiązującym okresie (od momentu wystawienia lub otrzymania faktury, aż do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego).
Powyższe zapisy określają jedynie wytyczne, jakie spełniać powinna prawidłowa archiwizacja dokumentów, nie regulują one natomiast ich formy. W związku z tym obowiązują one w przypadku archiwizacji tradycyjnych, papierowych faktur, jak i w sytuacji korzystania z księgowości online i w pełni zautomatyzowanych procesów księgowych. Wykorzystywanie przy pracy profesjonalnych programów księgowych (np. Scanye) daje pewność, że cały proces księgowania faktur, jak również późniejsza ich archiwizacja są zgodne z obowiązującymi przepisami wielu ustaw, a co za tym idzie – nie musisz martwić się samodzielnym przestrzeganiem wytycznych. Automatycznie archiwizowane faktury będą odpowiednio podzielone na okresy rozliczeniowe. Zapewniona zostanie ich czytelność, integralność treści oraz autentyczność.
Archiwizacja dokumentów online – największe zalety
Do największych zalet archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej należy łatwość w późniejszym odnalezieniu jednej, konkretnej faktury. Zgodnie z wytycznymi programu Scanye wyszukanie aktualnie potrzebnego dokumentu zajmuje zaledwie 3 sekundy. Nie ulega więc wątpliwości, że jest to proces znacznie szybszy niż samodzielne przeszukiwanie obszernych, biurowych szaf i wyszukiwanie jednego dokumentu w stercie opasłych teczek. Oprócz tego wyszukiwanie faktur w formie elektronicznej jest znacznie łatwiejsze. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę potrzebną frazę, aby niemal natychmiastowo móc skorzystać z możliwości wglądu do potrzebnej faktury.
Ponadto archiwizacja dokumentów w formie online to o wiele większe bezpieczeństwo dla gromadzonych danych. Wszystkie dokumenty przechowywane są w kilku zapasowych wersjach, co nie zawsze przestrzegane jest w przypadku gromadzenia ich w formie tradycyjnej. Dzięki temu można mieć pewność, że ewentualna awaria serwera lub atak hakera nie spowoduje zupełnej utraty wartościowych treści. Dodatkowo faktury przechowywane w formie elektronicznej nie są narażone na wiele czynników mogących trwale uszkodzić lub zniszczyć dokumenty papierowe (jak np. pożar w biurze). Nie ulega wątpliwości, że elektroniczna ochrona danych jest znacznie silniejsza niż ta, którą możemy otoczyć dokumenty przechowywane w tradycyjnej formie.
Ryzyko zagubienia niewielkiego dokumentu zostaje znacznie zminimalizowane. Korzystając z archiwizowania dokumentów online, możesz mieć pewność, że zostaną one odpowiednio pogrupowane i zorganizowane, tak aby żaden ważny element nie umknął w ogromnej ilości innych papierów. Archiwizacja dokumentów umożliwiająca odnalezienie wybranej faktury w zaledwie 3 sekundy, to jednak nie tylko zaoszczędzenie ogromnej ilości czasu pracowników i zwiększenie bezpieczeństwa gromadzonych danych, ale również ograniczenie zużycia papieru i innych produktów związanych np. z drukowaniem dokumentów lub ręcznym zapisywaniem danych. To z kolei sprawia, że firma nie tylko nie przyczynia się do degradacji środowiska naturalnego, a jej praca jest bardziej ekologiczna, ale również jest w stanie zaoszczędzić więcej środków finansowych.
Jak widać, archiwizacja dokumentów księgowych nie musi wiązać się ze żmudną i nudną pracą. Już teraz rozważ przeniesienie księgowości do wirtualnego świata, tak aby przyczynić się do zaoszczędzenia sił pracowników, pieniędzy oraz zwiększenia bezpieczeństwa danych.
