Wprowadzenie
Faktury za paliwo i serwis są w KSeF. Ale którego auta dotyczą i czy je płacić?
KSeF rozwiązuje ważny problem: faktura trafia do firmy. Nie rozwiązuje jednak tego, co musi wydarzyć się z dokumentem później. W firmie transportowej sama faktura rzadko mówi księgowości wszystko, czego potrzebuje:
Tę wiedzę ma ktoś w bazie albo przy dyspozytorni, nie w księgowości.
Jeżeli faktura dotyczy wymiany klocków w wywrotce, wie o niej kierownik bazy, który oddał auto do serwisu. Jeżeli dotyczy przewoźnika wynajętego do kursu, spedytor wie, czy ładunek dotarł na miejsce. Jeżeli to opłaty drogowe albo parking, wie o tym dyspozytor, który planował trasę. To właśnie te osoby powinny uczestniczyć w opisie i akceptacji kosztów.
Nie oznacza to jednak, że powinny dostać dostęp do całego KSeF firmy. Kierownik bazy, który ma zaakceptować fakturę za serwis swoich aut, nie potrzebuje przy okazji widzieć stawek przewoźników na innych zleceniach, kosztów leasingu całej floty czy kosztów zarządu.
Zanim zaczniesz
Dwa procesy, jasny podział dostępu
Najważniejsza zasada jest prosta: KSeF i wewnętrzna akceptacja kosztów floty to dwa różne procesy.
KSeF jest źródłem dokumentów. Akceptacja kosztu jest procesem organizacyjnym firmy: ktoś musi wiedzieć, którego auta i którego zlecenia dotyczy wydatek, opisać go, potwierdzić, że naprawa została wykonana albo kurs się odbył, i zaakceptować fakturę do zapłaty.
Można pomyśleć: „Nic prostszego, wszedł KSeF, mamy wszystko w jednym miejscu”. Po chwili dochodzi jednak druga myśl: „Pan Marek, kierownik bazy, nie może mieć dostępu do wszystkich faktur firmy”. Kierownik nie powinien widzieć wszystkich faktur zakupowych, kontrahentów, stawek przewoźników ani danych finansowych całej firmy. Potrzebuje wyłącznie jednej informacji:
„To jest faktura za Twoje auto. Sprawdź ją, opisz i zaakceptuj.”
Zamiast
Docelowo
KSeF
pozostaje po stronie księgowości i finansów.
Kierownicy i spedytorzy
otrzymują tylko faktury za swoje auta i zlecenia.
Tak powstaje wewnętrzny system akceptacji kosztów floty.
Jak to wygląda w praktyce
Faktura trafia z KSeF do systemu
Dokument pobiera się automatycznie. Księgowość nie drukuje go, nie wysyła mailem do bazy i nie dzwoni z pytaniem „którego auta to dotyczy?”.
Faktura trafia do osoby odpowiedzialnej za koszt
Według ustalonych zasad dokument idzie do kierownika floty, kierownika bazy, dyspozytora albo spedytora prowadzącego zlecenie. Ta osoba widzi tylko faktury, którymi powinna się zająć.
Kierownik opisuje koszt
Uzupełnia pojazd, zlecenie lub klienta, rodzaj kosztu i krótki opis, na przykład „klocki i tarcze, oś przednia, PO 3W210, po przeglądzie 120 tys. km”. Informacja pochodzi od osoby, która zleciła wydatek.
Faktura trafia do akceptacji
Na przykład kierownik bazy → księgowość albo kierownik bazy → kierownik floty → zarząd → księgowość. Ścieżka może zależeć od kwoty, rodzaju kosztu i kontrahenta.
Księgowość dostaje komplet informacji
Widzi, którego auta i zlecenia dotyczy koszt, czego dotyczy zakup, kto go zaakceptował i czy faktura jest do zapłaty. Dopiero wtedy dokument idzie do księgowania i płatności.
Tak działa obieg w Scanye. Faktury z KSeF pobierają się same, a kierownik widzi tylko faktury za swoje auta.
Podłącz KSeF i zobacz ten proces na fakturach z własnej floty.
Mapa wdrożenia
8 kroków do uporządkowanego obiegu faktur za flotę
Każdy krok najpierw opisuje zasadę, a potem pokazuje, jak ustawić ją w Scanye.
- 01Spisz, jak faktura za auto lub kurs przechodzi przez firmę dziś
- 02Przypisz każdemu autu i zleceniu właściciela kosztów
- 03Ustal, jakich informacji potrzebuje księgowość
- 04Ustal, kto zatwierdza poszczególne koszty
- 05Określ progi kwotowe i wyjątki
- 06Przenieś zasady do systemu
- 07Daj dostęp tylko do faktur za własne auta i zlecenia
- 08Zacznij od jednej bazy albo grupy aut
Spisz, jak faktura za auto lub kurs przechodzi przez firmę dziś
Nie zaczynaj od projektowania idealnego procesu. Najpierw zobacz, co naprawdę dzieje się z fakturą. Wybierz kilka typowych dokumentów: paliwo i karty paliwowe, serwis i naprawy, opony, myjnię, opłaty drogowe i parkingi, faktury przewoźników podwykonawców. Dla każdego odpowiedz:
- Kto wie, którego auta albo zlecenia dotyczy faktura?
- Kto potwierdza, że naprawa została wykonana, a kurs się odbył?
- Kto powinien zaakceptować fakturę?
- Kiedy księgowość może ją zaksięgować?
- Kiedy można ją zapłacić?
Może się okazać, że dziś proces wygląda mniej więcej tak:
Dziś
ręczna koordynacja po stronie księgowości
Sam proces działa. Dużą część jego obsługi wykonuje jednak ręcznie księgowość: ustala auto, szuka osoby, która zleciła wydatek, czeka na odpowiedź, a kierowcy są w trasie, nie przy biurku. Faktury czekają, a koszty aut i kursów widać dopiero z opóźnieniem.
Nie projektuj jeszcze nowego procesu. Najpierw zobacz, jak działa obecny.
W Scanye
Po podłączeniu KSeF faktury zakupowe same trafiają do Bufora. Dokumenty spoza KSeF, na przykład faktury od zagranicznych przewoźników albo z zagranicznych stacji, dodasz z PDF-u albo zdjęcia. Masz wtedy w jednym miejscu listę faktur za całą flotę, na której zrobisz to ćwiczenie.
Przypisz każdemu autu i zleceniu właściciela kosztów
Każda faktura powinna mieć osobę odpowiedzialną za jej merytoryczną stronę.
Księgowość nie stwierdzi na podstawie samego dokumentu, czy naprawa dotyczyła wywrotki PO 3W210 czy busa PO 1B448, ani czy przewoźnik wykonał kurs, za który wystawił fakturę. To wie ktoś w bazie albo przy zleceniu. Ta osoba jest właścicielem kosztu i nie musi być tą, która fizycznie zatankowała auto albo odebrała je z serwisu.
Najważniejsze, żeby istniała jasna odpowiedź na pytanie: kto w firmie powinien wiedzieć, czy ten koszt jest prawidłowy? Zwykle jest to:
W Scanye
Kierowników, dyspozytorów i innych właścicieli kosztów dodajesz w konfiguracji konta jako współpracowników. Każdy dostaje własny dostęp i widzi tylko faktury, które do niego trafią.
Ustal, jakich informacji potrzebuje księgowość
Nie twórz formularza z kilkunastoma polami. Kierownik opisuje faktury między załadunkiem a telefonem od kierowcy, często z telefonu. Powinien uzupełniać przede wszystkim to, czego księgowość nie ustali sama na podstawie faktury.
Te same pola, które przydają się księgowości, dają Ci koszty w podziale na auta, kursy i zlecenia. Bez osobnego Excela zbieranego na koniec miesiąca.
Ustal też zasadę dla faktur zbiorczych, na przykład za karty paliwowe albo opłaty drogowe za cały miesiąc: kto je opisuje i według jakiego zestawienia.
Osoba, która wie, czego dotyczy koszt, nie musi być osobą, która ma prawo go zatwierdzić. Kierownik bazy zna kontekst faktury, a decyzja o akceptacji większej kwoty może należeć do kierownika floty.
W Scanye
Kategorie mają 2 poziomy: grupę, widoczną na dokumencie, i kategorię wybieraną z listy. Na przykład grupa „Pojazd” z kategorią „Wywrotka PO 3W210”, grupa „Rodzaj kosztu” z kategorią „Serwis i utrzymanie”. Do tego komentarz dla księgowości przypięty do faktury, więc pytania i odpowiedzi nie giną w mailach.
Ustal, kto zatwierdza poszczególne koszty
Kiedy wiadomo, kto odpowiada merytorycznie za fakturę, ustal drugą rzecz: kto ma prawo zaakceptować wydatek. Nie projektuj od razu osobnej ścieżki dla każdego przypadku. Zacznij od kilku najczęstszych zasad.
| Rodzaj kosztu | Opisuje | Akceptuje |
|---|---|---|
| Paliwo i karty paliwowe | osoba odpowiedzialna za karty paliwowe | kierownik floty |
| Serwis, naprawy i opony | kierownik bazy | kierownik floty |
| Opłaty drogowe i parkingi | dyspozytor | kierownik floty |
| Przewoźnicy podwykonawcy | spedytor prowadzący zlecenie | kierownik spedycji |
| Leasing, ubezpieczenia i biuro | administracja | zarząd |
Dopiero kiedy podstawowy model zacznie działać, dodawaj kolejne reguły i wyjątki.
W Scanye
Ścieżkę akceptacji tworzysz jako łańcuszek osób, na przykład kierownik bazy, kierownik floty, zarząd. Każda z nich dostaje dokument w zakładce Zadania. Po akceptacji faktura idzie wyżej, po odrzuceniu wraca o krok niżej.
Ustal progi kwotowe i wyjątki
Nie każdy koszt powinien wymagać tej samej liczby akceptacji. Faktura za myjnię to co innego niż faktura za remont skrzyni biegów w ciągniku. Poziom akceptacji powinien odpowiadać poziomowi odpowiedzialności za koszt.
Kwoty są przykładowe. Dzięki progom zarząd nie zajmuje się każdym myciem auta i zachowuje kontrolę nad dużymi naprawami i fakturami przewoźników.
Ustal też wyjątki. Najczęstsze w transporcie to stali dostawcy, na przykład wystawcy kart paliwowych, stacje i serwisy, których faktury zawsze idą tą samą drogą, oraz faktury przewoźników, które akceptuje się dopiero po potwierdzeniu, że kurs został wykonany.
W Scanye
W ścieżce ustawiasz kwotę, poniżej której wyższy szczebel nie musi akceptować faktury. Dla stałego kontrahenta, na przykład wystawcy kart paliwowych albo serwisu, który obsługuje Twoje auta, zapisujesz regułę raz, razem z kategorią i ścieżką. Kolejne faktury od niego przechodzą tak samo, bez ręcznego kierowania.
Przenieś zasady do systemu
Dopiero kiedy wiadomo, jak proces powinien działać, warto przenieść go do elektronicznego obiegu. Dla każdej grupy faktur system powinien wiedzieć:
- do którego auta lub zlecenia i do której osoby trafia faktura,
- kto ma ją opisać,
- kto ma ją zaakceptować,
- jakie informacje mają zostać zebrane,
- co powinno wydarzyć się po akceptacji, w tym czy faktura jest do zapłaty.
Docelowo wygląda to tak:
Docelowy obieg
W Scanye
Każda zasada z kroków 1-5 odpowiada w Scanye konkretnemu ustawieniu:
Daj dostęp tylko do faktur za własne auta i zlecenia
To jedna z najważniejszych zasad całego procesu. Jeżeli kierownik albo spedytor ma opisać lub zaakceptować fakturę, nie oznacza to, że potrzebuje dostępu do KSeF firmy. Nie musi widzieć:
Powinien widzieć tylko faktury za swoje auta i zlecenia.
KSeF pozostaje po stronie księgowości i finansów, a kierownik uczestniczy w procesie bez dostępu do wszystkich dokumentów firmy. Żeby to rozdzielić, potrzebujesz narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów.
W Scanye
Kierownik nie loguje się do KSeF. Widzi faktury, które trafiły do niego, i kategorie, do których dostał uprawnienia, czyli swoje auta. Ty widzisz wszystko, a pełne archiwum zostaje u księgowości i administratorów konta.
Zacznij od jednej bazy albo grupy aut
Nie musisz od razu przenosić wszystkich faktur do nowego obiegu. Na początek wybierz jedną bazę, jedną grupę aut albo jeden rodzaj kosztów, najlepiej ten, w którym dziś jest najwięcej telefonów i szukania. Przez pierwsze tygodnie sprawdzaj:
- czy faktury trafiają do osób odpowiedzialnych za właściwe auta
- czy kierownicy wiedzą, co mają uzupełnić
- czy ścieżka akceptacji nie jest zbyt długa
- czy księgowość dostaje potrzebne informacje
Dopiero później rozszerz proces na całą flotę.
Na pilotaż w Scanye wystarczy 1 ścieżka akceptacji i kierownik jednej bazy.
Lista dokumentów niezaakceptowanych i przypomnienia od razu pokażą, gdzie proces stoi.
Role w procesie
Trzy role, wspólna odpowiedzialność
Dobry system zdejmuje obowiązki z księgowości. Każda osoba dostarcza tę część informacji, za którą faktycznie odpowiada.
Kierownik bazy, dyspozytor lub spedytor
- czego dotyczy koszt
- przypisanie do auta i zlecenia
- potwierdzenie naprawy lub wykonania kursu
Kierownik floty lub zarząd
- akceptacja wydatku
- kontrola kosztów aut i kursów
Księgowość
- poprawność księgowa
- podatki i księgowanie
- zgodność formalna dokumentu
Księgowość nie powinna przejmować odpowiedzialności kierowników tylko dlatego, że to do niej trafiła faktura.
Pułapki wdrożenia
Cztery błędy, które psują elektroniczny obieg
Każda faktura trafia najpierw do księgowości
Księgowość staje się wtedy drugą dyspozytornią. To ona ustala auto, szuka osoby, która zleciła wydatek, i dzwoni do bazy. Tam, gdzie to możliwe, system powinien kierować fakturę automatycznie, na przykład po kontrahencie.
Zbyt wiele poziomów akceptacji
Jeżeli każda faktura, także za myjnię czy parking, wymaga zatwierdzenia przez kierownika bazy, kierownika floty, dyrektora i zarząd, proces szybko staje się wąskim gardłem, a serwisy i przewoźnicy czekają na pieniądze. Akceptacja powinna odpowiadać realnemu poziomowi odpowiedzialności za koszt.
Kierownicy muszą wpisywać za dużo informacji
Kierownik bazy ma na głowie auta, kierowców i grafik kursów. Jeżeli opisanie faktury oznacza wypełnienie kilkunastu pól, zacznie omijać proces. Zbieraj tylko informacje potrzebne księgowości i do kontroli kosztów floty.
System kopiuje złe elementy papierowego procesu
Teczka z fakturami w bazie i pięć podpisów na kartce zamienione na pięć kliknięć to wciąż ten sam proces. Przy każdym etapie zapytaj: czy ten krok naprawdę jest potrzebny?
Mierzenie skuteczności
Jak sprawdzić, czy system działa
Dobry obieg zdejmuje pracę z księgowości i daje Ci obraz kosztów floty. Po pierwszych tygodniach odpowiedz na 5 pytań:
Ile faktur księgowość musi ręcznie przypisywać do aut?
Im mniej, tym lepiej.
Ile dokumentów trafia do księgowości bez opisu i bez auta?
Docelowo powinny to być wyjątki.
Ile czasu trwa akceptacja faktury?
Porównaj ten czas przed wdrożeniem i po nim.
Ile razy księgowość musi przypominać kierownikom?
To jeden z najlepszych wskaźników, czy proces został rzeczywiście zautomatyzowany.
Czy wiesz, ile kosztuje każde auto i zlecenie, bez zbierania danych w Excelu?
Jeżeli każda faktura ma przypisane auto, zlecenie i rodzaj kosztu, koszty per auto i kurs masz na bieżąco, a nie po zamknięciu miesiąca.
Porównanie
Stary i docelowy proces akceptacji
Stary sposób
- KSeF
- księgowość pobiera fakturę
- ustala, którego auta dotyczy
- dzwoni lub pisze do bazy
- kierownik opisuje koszt, gdy znajdzie czas
- kierownik floty akceptuje
- księgowość przypomina, jeśli proces stoi
- informacja wraca do księgowości
- księgowanie i płatność
System akceptacji kosztów floty
- KSeF
- faktura automatycznie trafia do systemu
- system przekazuje ją osobie odpowiedzialnej za auto lub zlecenie
- kierownik opisuje koszt
- właściwa osoba go akceptuje
- księgowość dostaje komplet danych
- księgowanie i płatność
- Kierownicy i spedytorzy nie potrzebują dostępu do całego KSeF.
- Księgowość nie musi ręcznie obsługiwać całego procesu.
- Każda faktura ma przypisane auto, właściciela i status.
Do odhaczenia
Checklista wdrożenia
Zaznacz to, co masz już ustalone. Jeżeli odpowiedź na wszystkie pytania brzmi „tak”, masz podstawy do uruchomienia procesu.
Brakujące punkty z listy ustawisz w Scanye podczas pilotażu.
Wolisz checklistę i cały poradnik na papierze?
Pobierz wersję PDF: wszystkie 8 kroków i checklista do odhaczenia.
Scanye
Jakiego narzędzia użyć?
Możesz rozpisać właścicieli kosztów, poziomy akceptacji, progi kwotowe i zasady dostępu. Pozostaje jeszcze sprawić, żeby cały ten proces rzeczywiście wydarzył się za każdym razem, kiedy do firmy trafi faktura za paliwo, serwis albo kurs.
Do tego służy Scanye.
Scanye łączy faktury z KSeF z wewnętrznym procesem akceptacji kosztów. Faktura automatycznie trafia do osoby odpowiedzialnej za auto lub zlecenie. Kierownik może:
- zobaczyć fakturę za swoje auto,
- opisać, czego dotyczy koszt,
- przypisać pojazd, zlecenie, rodzaj kosztu i przewoźnika,
- zaakceptować fakturę.
Dokument następnie przechodzi przez ustaloną ścieżkę akceptacji, a księgowość otrzymuje fakturę wraz z informacjami potrzebnymi do księgowania. Ty widzisz, ile kosztuje każde auto, kurs i zlecenie, i płacisz tylko zatwierdzone faktury.