Wprowadzenie
Faktury za dostawy i pralnię są w KSeF. Ale który dział je zamówił i czy je płacić?
KSeF rozwiązuje ważny problem: faktura trafia do firmy. Nie rozwiązuje jednak tego, co musi wydarzyć się z dokumentem później. W hotelu i restauracji sama faktura rzadko mówi księgowości wszystko, czego potrzebuje:
Tę wiedzę ma ktoś w kuchni, na recepcji albo w housekeepingu, nie w księgowości.
Jeżeli faktura dotyczy dostawy z hurtowni spożywczej, wie o niej szef kuchni, który ją zamówił i odebrał. Jeżeli dotyczy prania ręczników, wie kierowniczka housekeepingu. Jeżeli to nagłośnienie i kwiaty na konferencję, wie koordynatorka eventów. To właśnie te osoby powinny uczestniczyć w opisie i akceptacji kosztów.
Nie oznacza to jednak, że powinny dostać dostęp do całego KSeF firmy. Szef kuchni, który ma zaakceptować fakturę z hurtowni, nie potrzebuje przy okazji widzieć kosztów SPA, prowizji z systemów rezerwacyjnych czy wynagrodzeń zarządu.
Zanim zaczniesz
Dwa procesy, jasny podział dostępu
Najważniejsza zasada jest prosta: KSeF i wewnętrzna akceptacja kosztów hotelu czy restauracji to dwa różne procesy.
KSeF jest źródłem dokumentów. Akceptacja kosztu jest procesem organizacyjnym firmy: ktoś musi wiedzieć, którego działu, obiektu albo eventu dotyczy wydatek, opisać go, potwierdzić, że towar dotarł albo usługa została wykonana, i zaakceptować fakturę do zapłaty.
Można pomyśleć: „Nic prostszego, wszedł KSeF, mamy wszystko w jednym miejscu”. Po chwili dochodzi jednak druga myśl: „Pan Marek, szef kuchni, nie może mieć dostępu do wszystkich faktur hotelu”. Kierownik działu nie powinien widzieć wszystkich faktur zakupowych, kontrahentów ani danych finansowych całej firmy. Potrzebuje wyłącznie jednej informacji:
„To jest faktura za Twój dział. Sprawdź ją, opisz i zaakceptuj.”
Zamiast
Docelowo
KSeF
pozostaje po stronie księgowości i finansów.
Kierownicy działów
otrzymują tylko faktury swojego działu. Kuchnia widzi kuchnię, bar widzi bar.
Tak powstaje wewnętrzny system akceptacji kosztów hotelu lub restauracji.
Jak to wygląda w praktyce
Faktura trafia z KSeF do systemu
Dokument pobiera się automatycznie. Księgowość nie drukuje go, nie wysyła mailem do kuchni i nie dzwoni z pytaniem „kto to zamawiał?”.
Faktura trafia do osoby odpowiedzialnej za koszt
Według ustalonych zasad dokument idzie do szefa kuchni, kierownika baru, kierowniczki housekeepingu, recepcji, kierownika SPA albo koordynatorki eventów. Ta osoba widzi tylko faktury, którymi powinna się zająć.
Kierownik działu opisuje koszt
Uzupełnia obiekt, dział, event i rodzaj kosztu oraz krótki opis, na przykład „pranie ręczników, tydzień 40, piętra 3–6”. Informacja pochodzi od osoby, która zamówiła usługę.
Faktura trafia do akceptacji
Na przykład szef kuchni → księgowość albo szef kuchni → F&B manager → dyrektor hotelu → księgowość. Ścieżka może zależeć od kwoty, rodzaju kosztu i dostawcy.
Księgowość dostaje komplet informacji
Widzi, którego obiektu, działu i eventu dotyczy koszt, czego dotyczy zakup, kto go zaakceptował i czy faktura jest do zapłaty. Dopiero wtedy dokument idzie do księgowania i płatności.
Tak działa obieg w Scanye. Faktury z KSeF pobierają się same, a szef kuchni widzi tylko faktury kuchni.
Podłącz KSeF i zobacz ten proces na fakturach z własnego hotelu lub restauracji.
Mapa wdrożenia
8 kroków do uporządkowanego obiegu faktur w hotelu i restauracji
Każdy krok najpierw opisuje zasadę, a potem pokazuje, jak ustawić ją w Scanye.
- 01Spisz, jak faktura od dostawcy przechodzi przez firmę dziś
- 02Przypisz każdemu działowi i obiektowi właściciela kosztów
- 03Ustal, jakich informacji potrzebuje księgowość
- 04Ustal, kto zatwierdza poszczególne koszty
- 05Określ progi kwotowe i wyjątki
- 06Przenieś zasady do systemu
- 07Daj dostęp tylko do faktur własnego działu
- 08Zacznij od jednego działu albo obiektu
Spisz, jak faktura od dostawcy przechodzi przez firmę dziś
Nie zaczynaj od projektowania idealnego procesu. Najpierw zobacz, co naprawdę dzieje się z fakturą. Wybierz kilka typowych dokumentów: dostawy z hurtowni spożywczej, napoje do baru, pralnię, chemię i amenities, kosmetyki do SPA, faktury za kwiaty, nagłośnienie i inne usługi na eventy. Dla każdego odpowiedz:
- Kto wie, którego działu, obiektu albo eventu dotyczy faktura?
- Kto potwierdza, że towar dotarł, a usługa została wykonana?
- Kto powinien zaakceptować fakturę?
- Kiedy księgowość może ją zaksięgować?
- Kiedy można ją zapłacić?
Może się okazać, że dziś proces wygląda mniej więcej tak:
Dziś
ręczna koordynacja po stronie księgowości
Sam proces działa. Dużą część jego obsługi wykonuje jednak ręcznie księgowość: ustala dział, szuka osoby, która złożyła zamówienie, czeka na odpowiedź, a szef kuchni jest w trakcie serwisu, nie przy biurku. Faktury czekają, a koszty działów i eventów widać dopiero z opóźnieniem.
Nie projektuj jeszcze nowego procesu. Najpierw zobacz, jak działa obecny.
W Scanye
Po podłączeniu KSeF faktury zakupowe same trafiają do Bufora. Dokumenty spoza KSeF, na przykład faktury od zagranicznych dostawców albo paragony z zakupów na szybko, dodasz z PDF-u albo zdjęcia. Masz wtedy w jednym miejscu listę faktur całego hotelu lub restauracji, na której zrobisz to ćwiczenie.
Przypisz każdemu działowi i obiektowi właściciela kosztów
Każda faktura powinna mieć osobę odpowiedzialną za jej merytoryczną stronę.
Księgowość nie stwierdzi na podstawie samego dokumentu, czy dostawa z hurtowni poszła do kuchni restauracji czy na śniadania, ani czy pralnia rzeczywiście wyprała to, za co wystawiła fakturę. To wie ktoś w dziale. Ta osoba jest właścicielem kosztu i nie musi być tą, która fizycznie odebrała towar od kierowcy.
Najważniejsze, żeby istniała jasna odpowiedź na pytanie: kto w firmie powinien wiedzieć, czy ten koszt jest prawidłowy? Zwykle jest to:
W Scanye
Kierowników działów i innych właścicieli kosztów dodajesz w konfiguracji konta jako współpracowników. Każdy dostaje własny dostęp i widzi tylko faktury, które do niego trafią.
Ustal, jakich informacji potrzebuje księgowość
Nie twórz formularza z kilkunastoma polami. Szef kuchni opisuje faktury między dostawą a serwisem, często z telefonu. Powinien uzupełniać przede wszystkim to, czego księgowość nie ustali sama na podstawie faktury.
Te same pola, które przydają się księgowości, dają Ci koszty w podziale na obiekty, działy i eventy. Bez osobnego Excela zbieranego na koniec miesiąca. Wiesz, ile kosztowała konferencja 22.10 i ile wydaje kuchnia, a ile bar.
Ustal też zasadę dla faktur zbiorczych, na przykład z hurtowni, która w jednym miesiącu dowozi towar do kuchni i baru, albo z pralni rozliczającej kilka obiektów: kto je opisuje i według jakiego zestawienia dzieli koszt.
Osoba, która wie, czego dotyczy koszt, nie musi być osobą, która ma prawo go zatwierdzić. Szef kuchni zna kontekst faktury, a decyzja o akceptacji większej kwoty może należeć do F&B managera albo dyrektora hotelu.
W Scanye
Kategorie mają 2 poziomy: grupę, widoczną na dokumencie, i kategorię wybieraną z listy. Na przykład grupa „Dział” z kategorią „Housekeeping”, grupa „Obiekt” z kategorią „Hotel Pod Lipami”, grupa „Event” z kategorią „Konferencja 22.10”. Do tego komentarz dla księgowości przypięty do faktury, więc pytania i odpowiedzi nie giną w mailach.
Ustal, kto zatwierdza poszczególne koszty
Kiedy wiadomo, kto odpowiada merytorycznie za fakturę, ustal drugą rzecz: kto ma prawo zaakceptować wydatek. Nie projektuj od razu osobnej ścieżki dla każdego przypadku. Zacznij od kilku najczęstszych zasad.
| Rodzaj kosztu | Opisuje | Akceptuje |
|---|---|---|
| Artykuły spożywcze i napoje | szef kuchni lub kierownik baru | F&B manager |
| Pralnia, chemia i amenities | kierowniczka housekeepingu | dyrektor hotelu |
| Kosmetyki i zabiegi SPA | kierownik SPA | dyrektor hotelu |
| Eventy i konferencje (AV, kwiaty, dekoracje) | koordynatorka eventów | kierownik sprzedaży |
| Serwis techniczny, media i remonty | kierownik techniczny | dyrektor hotelu lub zarząd |
Dopiero kiedy podstawowy model zacznie działać, dodawaj kolejne reguły i wyjątki.
W Scanye
Ścieżkę akceptacji tworzysz jako łańcuszek osób, na przykład szef kuchni, F&B manager, dyrektor hotelu. Każda z nich dostaje dokument w zakładce Zadania. Po akceptacji faktura idzie wyżej, po odrzuceniu wraca o krok niżej.
Ustal progi kwotowe i wyjątki
Nie każdy koszt powinien wymagać tej samej liczby akceptacji. Faktura za pieczywo na śniadania to co innego niż faktura za nowy piec konwekcyjny albo wymianę klimatyzacji w pokojach. Poziom akceptacji powinien odpowiadać poziomowi odpowiedzialności za koszt.
Kwoty są przykładowe. Dzięki progom właściciel nie zajmuje się każdą dostawą pieczywa i zachowuje kontrolę nad dużymi zakupami, remontami i kosztami eventów.
Ustal też wyjątki. Najczęstsze w hotelach i restauracjach to stali dostawcy, na przykład hurtownia spożywcza, browar, piekarnia czy pralnia, których faktury przychodzą kilka razy w tygodniu i zawsze idą tą samą drogą, stałe opłaty za media, oraz faktury za eventy, które akceptuje się dopiero po potwierdzeniu, że usługa została wykonana.
W Scanye
W ścieżce ustawiasz kwotę, poniżej której wyższy szczebel nie musi akceptować faktury. Dla stałego dostawcy, na przykład hurtowni spożywczej albo pralni, zapisujesz regułę raz, razem z kategorią i ścieżką. Kolejne faktury od niego przechodzą tak samo, bez ręcznego kierowania.
Przenieś zasady do systemu
Dopiero kiedy wiadomo, jak proces powinien działać, warto przenieść go do elektronicznego obiegu. Dla każdej grupy faktur system powinien wiedzieć:
- do którego działu, obiektu lub eventu i do której osoby trafia faktura,
- kto ma ją opisać,
- kto ma ją zaakceptować,
- jakie informacje mają zostać zebrane,
- co powinno wydarzyć się po akceptacji, w tym czy faktura jest do zapłaty.
Docelowo wygląda to tak:
Docelowy obieg
W Scanye
Każda zasada z kroków 1-5 odpowiada w Scanye konkretnemu ustawieniu:
Daj dostęp tylko do faktur własnego działu
To jedna z najważniejszych zasad całego procesu. Jeżeli kierownik działu ma opisać lub zaakceptować fakturę, nie oznacza to, że potrzebuje dostępu do KSeF firmy. Nie musi widzieć:
Powinien widzieć tylko faktury swojego działu. Kuchnia widzi kuchnię, bar widzi bar.
KSeF pozostaje po stronie księgowości i finansów, a kierownik uczestniczy w procesie bez dostępu do wszystkich dokumentów firmy. Żeby to rozdzielić, potrzebujesz narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów.
W Scanye
Kierownik nie loguje się do KSeF. Widzi faktury, które trafiły do niego, i kategorie, do których dostał uprawnienia, czyli swój dział. Ty widzisz wszystko, a pełne archiwum zostaje u księgowości i administratorów konta.
Zacznij od jednego działu albo obiektu
Nie musisz od razu przenosić wszystkich faktur do nowego obiegu. Na początek wybierz jeden dział, jeden obiekt albo jeden rodzaj kosztów. Najlepiej ten, w którym dziś jest najwięcej telefonów i szukania. W większości hoteli to kuchnia i restauracja, bo tam dostawy przychodzą codziennie, od kilkunastu dostawców. Przez pierwsze tygodnie sprawdzaj:
- czy faktury trafiają do właściwych kierowników działów
- czy kierownicy wiedzą, co mają uzupełnić
- czy ścieżka akceptacji nie jest zbyt długa
- czy księgowość dostaje potrzebne informacje
Dopiero później rozszerz proces na pozostałe działy i obiekty.
Na pilotaż w Scanye wystarczy 1 ścieżka akceptacji i szef kuchni.
Lista dokumentów niezaakceptowanych i przypomnienia od razu pokażą, gdzie proces stoi.
Role w procesie
Trzy role, wspólna odpowiedzialność
Dobry system zdejmuje obowiązki z księgowości. Każda osoba dostarcza tę część informacji, za którą faktycznie odpowiada.
Kierownik działu
- czego dotyczy koszt
- przypisanie do obiektu, działu i eventu
- potwierdzenie dostawy lub wykonania usługi
Dyrektor hotelu lub właściciel
- akceptacja wydatku
- kontrola kosztów działów, obiektów i eventów
Księgowość
- poprawność księgowa
- podatki i księgowanie
- zgodność formalna dokumentu
Księgowość nie powinna przejmować odpowiedzialności kierowników działów tylko dlatego, że to do niej trafiła faktura.
Pułapki wdrożenia
Cztery błędy, które psują elektroniczny obieg
Każda faktura trafia najpierw do księgowości
Księgowość staje się wtedy centralą, która dzwoni po całym hotelu. To ona ustala dział, szuka osoby, która złożyła zamówienie, i czeka, aż szef kuchni skończy serwis. Tam, gdzie to możliwe, system powinien kierować fakturę automatycznie, na przykład po dostawcy.
Zbyt wiele poziomów akceptacji
Jeżeli każda faktura, także za pieczywo czy kwiaty na recepcję, wymaga zatwierdzenia przez kierownika działu, F&B managera, dyrektora i właściciela, proces szybko staje się wąskim gardłem, a dostawcy czekają na pieniądze. Akceptacja powinna odpowiadać realnemu poziomowi odpowiedzialności za koszt.
Kierownicy muszą wpisywać za dużo informacji
Szef kuchni ma na głowie menu, dostawy i zespół. Jeżeli opisanie faktury oznacza wypełnienie kilkunastu pól, zacznie omijać proces. Zbieraj tylko informacje potrzebne księgowości i do kontroli kosztów działów.
System kopiuje złe elementy papierowego procesu
Segregator z fakturami na zapleczu i pięć podpisów na kartce zamienione na pięć kliknięć to wciąż ten sam proces. Przy każdym etapie zapytaj: czy ten krok naprawdę jest potrzebny?
Mierzenie skuteczności
Jak sprawdzić, czy system działa
Dobry obieg zdejmuje pracę z księgowości i daje Ci obraz kosztów całego obiektu. Po pierwszych tygodniach odpowiedz na 5 pytań:
Ile faktur księgowość musi ręcznie przypisywać do działów?
Im mniej, tym lepiej.
Ile dokumentów trafia do księgowości bez opisu i bez działu?
Docelowo powinny to być wyjątki.
Ile czasu trwa akceptacja faktury?
Porównaj ten czas przed wdrożeniem i po nim.
Ile razy księgowość musi przypominać kierownikom?
To jeden z najlepszych wskaźników, czy proces został rzeczywiście zautomatyzowany.
Czy wiesz, ile kosztuje każdy dział, obiekt i event, bez zbierania danych w Excelu?
Jeżeli każda faktura ma przypisany obiekt, dział, event i rodzaj kosztu, koszty restauracji, housekeepingu, SPA czy konkretnej konferencji masz na bieżąco, a nie po zamknięciu miesiąca.
Porównanie
Stary i docelowy proces akceptacji
Stary sposób
- KSeF
- księgowość pobiera fakturę
- ustala, który dział zamawiał
- dzwoni lub pisze do kuchni czy recepcji
- kierownik opisuje koszt, gdy znajdzie czas
- dyrektor hotelu akceptuje
- księgowość przypomina, jeśli proces stoi
- informacja wraca do księgowości
- księgowanie i płatność
System akceptacji kosztów hotelu
- KSeF
- faktura automatycznie trafia do systemu
- system przekazuje ją kierownikowi właściwego działu
- kierownik opisuje koszt
- właściwa osoba go akceptuje
- księgowość dostaje komplet danych
- księgowanie i płatność
- Kierownicy działów nie potrzebują dostępu do całego KSeF.
- Księgowość nie musi ręcznie obsługiwać całego procesu.
- Każda faktura ma przypisany dział, właściciela i status.
Do odhaczenia
Checklista wdrożenia
Zaznacz to, co masz już ustalone. Jeżeli odpowiedź na wszystkie pytania brzmi „tak”, masz podstawy do uruchomienia procesu.
Brakujące punkty z listy ustawisz w Scanye podczas pilotażu.
Wolisz checklistę i cały poradnik na papierze?
Pobierz wersję PDF: wszystkie 8 kroków i checklista do odhaczenia.
Scanye
Jakiego narzędzia użyć?
Możesz rozpisać właścicieli kosztów, poziomy akceptacji, progi kwotowe i zasady dostępu. Pozostaje jeszcze sprawić, żeby cały ten proces rzeczywiście wydarzył się za każdym razem, kiedy do firmy trafi faktura za dostawę, pralnię albo event.
Do tego służy Scanye.
Scanye łączy faktury z KSeF z wewnętrznym procesem akceptacji kosztów. Faktura automatycznie trafia do kierownika właściwego działu. Kierownik może:
- zobaczyć fakturę swojego działu,
- opisać, czego dotyczy koszt,
- przypisać obiekt, dział, event i rodzaj kosztu,
- zaakceptować fakturę.
Dokument następnie przechodzi przez ustaloną ścieżkę akceptacji, a księgowość otrzymuje fakturę wraz z informacjami potrzebnymi do księgowania. Ty widzisz, ile kosztuje każdy dział, obiekt i event, i płacisz tylko zatwierdzone faktury.