Wprowadzenie
Faktury z budów są w KSeF. Ale kto je zamówił i czy je płacić?
KSeF rozwiązuje ważny problem: faktura trafia do firmy. Nie rozwiązuje jednak tego, co musi wydarzyć się z dokumentem później. W firmie budowlanej sama faktura rzadko mówi księgowości wszystko, czego potrzebuje:
Tę wiedzę ma ktoś na budowie, nie w biurze.
Jeżeli faktura dotyczy stali z hurtowni, wie o niej kierownik budowy, który zamówił dostawę. Jeżeli dotyczy robót podwykonawcy, kierownik robót wie, czy zakres jest wykonany. Jeżeli to paliwo albo wynajem koparki, wie o tym osoba, która odpowiada za sprzęt. To właśnie te osoby powinny uczestniczyć w opisie i akceptacji kosztów.
Nie oznacza to jednak, że powinny dostać dostęp do całego KSeF firmy. Kierownik, który ma zaakceptować fakturę za materiały na swoją budowę, nie potrzebuje przy okazji widzieć faktur z pozostałych budów, stawek podwykonawców na innych kontraktach czy kosztów zarządu.
Zanim zaczniesz
Dwa procesy, jasny podział dostępu
Najważniejsza zasada jest prosta: KSeF i wewnętrzna akceptacja kosztów budowy to dwa różne procesy.
KSeF jest źródłem dokumentów. Akceptacja kosztu jest procesem organizacyjnym firmy: ktoś musi wiedzieć, której budowy dotyczy wydatek, opisać go, potwierdzić, że materiał dotarł albo roboty zostały wykonane, i zaakceptować fakturę do zapłaty.
Można pomyśleć: „Nic prostszego, wszedł KSeF, mamy wszystko w jednym miejscu”. Po chwili dochodzi jednak druga myśl: „Pan Piotr, kierownik budowy na Osiedlu „X”, nie może mieć dostępu do wszystkich faktur firmy”. Kierownik nie powinien widzieć wszystkich faktur zakupowych, kontrahentów, cen z innych budów ani danych finansowych całej firmy. Potrzebuje wyłącznie jednej informacji:
„To jest faktura z Twojej budowy. Sprawdź ją, opisz i zaakceptuj.”
Zamiast
Docelowo
KSeF
pozostaje po stronie księgowości i finansów.
Kierownicy budów
otrzymują tylko faktury ze swoich budów.
Tak powstaje wewnętrzny system akceptacji kosztów budowy.
Jak to wygląda w praktyce
Faktura trafia z KSeF do systemu
Dokument pobiera się automatycznie. Księgowość nie drukuje go, nie wysyła mailem na budowę i nie dzwoni z pytaniem „czyje to?”.
Faktura trafia do kierownika właściwej budowy
Według ustalonych zasad dokument idzie do osoby odpowiedzialnej za koszt: kierownika budowy, kierownika robót albo osoby od sprzętu i floty. Ta osoba widzi tylko faktury, którymi powinna się zająć.
Kierownik opisuje koszt
Uzupełnia budowę, budynek lub etap, rodzaj kosztu, podwykonawcę i krótki opis, na przykład „płyty elewacyjne i klej, budynek 35, etap II”. Informacja pochodzi od osoby, która była przy zamówieniu.
Faktura trafia do akceptacji
Na przykład kierownik budowy → księgowość albo kierownik budowy → kierownik kontraktu → zarząd → księgowość. Ścieżka może zależeć od kwoty, rodzaju kosztu i kontrahenta.
Księgowość dostaje komplet informacji
Widzi, której budowy dotyczy koszt, czego dotyczy zakup, kto go zaakceptował i czy faktura jest do zapłaty. Dopiero wtedy dokument idzie do księgowania i płatności.
Tak działa obieg w Scanye. Faktury z KSeF pobierają się same, a kierownik widzi tylko faktury ze swoich budów.
Podłącz KSeF i zobacz ten proces na fakturach z własnych budów.
Mapa wdrożenia
8 kroków do uporządkowanego obiegu faktur z budów
Każdy krok najpierw opisuje zasadę, a potem pokazuje, jak ustawić ją w Scanye.
- 01Spisz, jak faktura z budowy przechodzi przez firmę dziś
- 02Przypisz każdej budowie właściciela kosztów
- 03Ustal, jakich informacji potrzebuje księgowość
- 04Ustal, kto zatwierdza poszczególne koszty
- 05Określ progi kwotowe i wyjątki
- 06Przenieś zasady do systemu
- 07Daj dostęp tylko do faktur z własnych budów
- 08Zacznij od jednej budowy
Spisz, jak faktura z budowy przechodzi przez firmę dziś
Nie zaczynaj od projektowania idealnego procesu. Najpierw zobacz, co naprawdę dzieje się z fakturą. Wybierz kilka typowych dokumentów: materiały z hurtowni, roboty podwykonawców, wynajem sprzętu, paliwo, transport i pompę do betonu. Dla każdego odpowiedz:
- Kto wie, której budowy dotyczy faktura?
- Kto potwierdza, że materiał dotarł albo roboty zostały wykonane?
- Kto powinien zaakceptować fakturę?
- Kiedy księgowość może ją zaksięgować?
- Kiedy można ją zapłacić?
Może się okazać, że dziś proces wygląda mniej więcej tak:
Dziś
ręczna koordynacja po stronie księgowości
Sam proces działa. Dużą część jego obsługi wykonuje jednak ręcznie księgowość: ustala budowę, szuka kierownika, czeka na odpowiedź, a kierownicy są na placu, nie przy biurku. Faktury czekają, a koszty budów widać dopiero z opóźnieniem.
Nie projektuj jeszcze nowego procesu. Najpierw zobacz, jak działa obecny.
W Scanye
Po podłączeniu KSeF faktury zakupowe same trafiają do Bufora. Dokumenty spoza KSeF dodasz z PDF-u albo zdjęcia. Masz wtedy w jednym miejscu listę faktur ze wszystkich budów, na których zrobisz to ćwiczenie.
Przypisz każdej budowie właściciela kosztów
Każda faktura powinna mieć osobę odpowiedzialną za jej merytoryczną stronę.
Księgowość nie stwierdzi na podstawie samego dokumentu, czy dostawa stali była na Osiedle „X” czy na budowę przy ul. Lipowej, ani czy podwykonawca wykonał zakres, za który wystawił fakturę. To wie ktoś na budowie. Ta osoba jest właścicielem kosztu i nie musi być tą, która fizycznie zrobiła zakup.
Najważniejsze, żeby istniała jasna odpowiedź na pytanie: kto w firmie powinien wiedzieć, czy ten koszt jest prawidłowy? Zwykle jest to:
W Scanye
Kierowników budów i innych właścicieli kosztów dodajesz w konfiguracji konta jako współpracowników. Każdy dostaje własny dostęp i widzi tylko faktury, które do niego trafią.
Ustal, jakich informacji potrzebuje księgowość
Nie twórz formularza z kilkunastoma polami. Kierownik opisuje faktury między odbiorem dostawy a naradą na budowie, często z telefonu. Powinien uzupełniać przede wszystkim to, czego księgowość nie ustali sama na podstawie faktury.
Te same pola, które przydają się księgowości, dają Ci koszty w podziale na budowy. Bez osobnego Excela zbieranego na koniec miesiąca.
Osoba, która wie, czego dotyczy koszt, nie musi być osobą, która ma prawo go zatwierdzić. Kierownik budowy zna kontekst faktury, a decyzja o akceptacji większej kwoty może należeć do kierownika kontraktu.
W Scanye
Kategorie mają 2 poziomy: grupę, widoczną na dokumencie, i kategorię wybieraną z listy. Na przykład grupa „Budowa” z kategorią „Osiedle „X””, grupa „Rodzaj kosztu” z kategorią „Elewacja”. Do tego komentarz dla księgowości przypięty do faktury, więc pytania i odpowiedzi nie giną w mailach.
Ustal, kto zatwierdza poszczególne koszty
Kiedy wiadomo, kto odpowiada merytorycznie za fakturę, ustal drugą rzecz: kto ma prawo zaakceptować wydatek. Nie projektuj od razu osobnej ścieżki dla każdego przypadku. Zacznij od kilku najczęstszych zasad.
| Rodzaj kosztu | Opisuje | Akceptuje |
|---|---|---|
| Materiały budowlane | kierownik budowy | kierownik kontraktu |
| Roboty podwykonawców | kierownik robót | kierownik kontraktu |
| Wynajem sprzętu | kierownik budowy | kierownik kontraktu |
| Paliwo i flota | osoba odpowiedzialna za flotę | dyrektor operacyjny |
| Biuro i zaplecze | administracja | zarząd |
Dopiero kiedy podstawowy model zacznie działać, dodawaj kolejne reguły i wyjątki.
W Scanye
Ścieżkę akceptacji tworzysz jako łańcuszek osób, na przykład kierownik budowy, kierownik kontraktu, zarząd. Każda z nich dostaje dokument w zakładce Zadania. Po akceptacji faktura idzie wyżej, po odrzuceniu wraca o krok niżej.
Ustal progi kwotowe i wyjątki
Nie każdy koszt powinien wymagać tej samej liczby akceptacji. Faktura za kontener na odpady to co innego niż faktura podwykonawcy za stan surowy. Poziom akceptacji powinien odpowiadać poziomowi odpowiedzialności za koszt.
Kwoty są przykładowe. Dzięki progom zarząd nie zajmuje się każdą dostawą piasku i zachowuje kontrolę nad dużymi zobowiązaniami wobec podwykonawców.
Ustal też wyjątki. Najczęstsze w budownictwie to stali dostawcy materiałów, których faktury zawsze idą tą samą drogą, oraz faktury podwykonawców, które akceptuje się dopiero po odbiorze wykonanego zakresu.
W Scanye
W ścieżce ustawiasz kwotę, poniżej której wyższy szczebel nie musi akceptować faktury. Dla stałego kontrahenta, na przykład hurtowni materiałów budowlanych, zapisujesz regułę raz, razem z kategorią i ścieżką. Kolejne faktury od niego przechodzą tak samo, bez ręcznego kierowania.
Przenieś zasady do systemu
Dopiero kiedy wiadomo, jak proces powinien działać, warto przenieść go do elektronicznego obiegu. Dla każdej grupy faktur system powinien wiedzieć:
- do której budowy i którego kierownika trafia faktura,
- kto ma ją opisać,
- kto ma ją zaakceptować,
- jakie informacje mają zostać zebrane,
- co powinno wydarzyć się po akceptacji, w tym czy faktura jest do zapłaty.
Docelowo wygląda to tak:
Docelowy obieg
W Scanye
Każda zasada z kroków 1-5 odpowiada w Scanye konkretnemu ustawieniu:
Daj dostęp tylko do faktur z własnych budów
To jedna z najważniejszych zasad całego procesu. Jeżeli kierownik ma opisać lub zaakceptować fakturę, nie oznacza to, że potrzebuje dostępu do KSeF firmy. Nie musi widzieć:
Powinien widzieć tylko faktury ze swoich budów.
KSeF pozostaje po stronie księgowości i finansów, a kierownik uczestniczy w procesie bez dostępu do wszystkich dokumentów firmy. Żeby to rozdzielić, potrzebujesz narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów.
W Scanye
Kierownik nie loguje się do KSeF. Widzi faktury, które trafiły do niego, i kategorie, do których dostał uprawnienia, czyli swoje budowy. Pełne archiwum zostaje u księgowości i administratorów konta.
Zacznij od jednej budowy
Nie musisz od razu przenosić wszystkich faktur do nowego obiegu. Na początek wybierz jedną budowę albo jeden rodzaj kosztów, najlepiej ten, w którym dziś jest najwięcej telefonów i szukania. Przez pierwsze tygodnie sprawdzaj:
- czy faktury trafiają do kierowników właściwych budów
- czy kierownicy wiedzą, co mają uzupełnić
- czy ścieżka akceptacji nie jest zbyt długa
- czy księgowość dostaje potrzebne informacje
Dopiero później rozszerz proces na kolejne budowy.
Na pilotaż w Scanye wystarczy 1 ścieżka akceptacji i kierownik jednej budowy.
Lista dokumentów niezaakceptowanych i przypomnienia od razu pokażą, gdzie proces stoi.
Role w procesie
Trzy role, wspólna odpowiedzialność
Dobry system zdejmuje obowiązki z księgowości. Każda osoba dostarcza tę część informacji, za którą faktycznie odpowiada.
Kierownik budowy
- czego dotyczy koszt
- przypisanie do budowy i etapu
- potwierdzenie dostawy lub wykonania robót
Kierownik kontraktu lub zarząd
- akceptacja wydatku
- kontrola kosztów budowy
Księgowość
- poprawność księgowa
- podatki i księgowanie
- zgodność formalna dokumentu
Księgowość nie powinna przejmować odpowiedzialności kierowników tylko dlatego, że to do niej trafiła faktura.
Pułapki wdrożenia
Cztery błędy, które psują elektroniczny obieg
Każda faktura trafia najpierw do księgowości
Księgowość staje się wtedy centralnym dyspozytorem. To ona ustala budowę, szuka kierownika i dzwoni na plac. Tam, gdzie to możliwe, system powinien kierować fakturę automatycznie, na przykład po kontrahencie.
Zbyt wiele poziomów akceptacji
Jeżeli każda faktura, także za drobne materiały, wymaga zatwierdzenia przez kierownika budowy, kierownika kontraktu, dyrektora i zarząd, proces szybko staje się wąskim gardłem, a dostawcy czekają na pieniądze. Akceptacja powinna odpowiadać realnemu poziomowi odpowiedzialności za koszt.
Kierownicy muszą wpisywać za dużo informacji
Kierownik budowy ma na głowie plac, ludzi i harmonogram. Jeżeli opisanie faktury oznacza wypełnienie kilkunastu pól, zacznie omijać proces. Zbieraj tylko informacje potrzebne księgowości i do kontroli kosztów budowy.
System kopiuje złe elementy papierowego procesu
Segregator w kontenerze i pięć podpisów na kartce zamienione na pięć kliknięć to wciąż ten sam proces. Przy każdym etapie zapytaj: czy ten krok naprawdę jest potrzebny?
Mierzenie skuteczności
Jak sprawdzić, czy system działa
Dobry obieg zdejmuje pracę z księgowości i daje Ci obraz kosztów budów. Po pierwszych tygodniach odpowiedz na 5 pytań:
Ile faktur księgowość musi ręcznie przypisywać do budów?
Im mniej, tym lepiej.
Ile dokumentów trafia do księgowości bez opisu i bez budowy?
Docelowo powinny to być wyjątki.
Ile czasu trwa akceptacja faktury?
Porównaj ten czas przed wdrożeniem i po nim.
Ile razy księgowość musi przypominać kierownikom?
To jeden z najlepszych wskaźników, czy proces został rzeczywiście zautomatyzowany.
Czy wiesz, ile kosztuje każda budowa, bez zbierania danych w Excelu?
Jeżeli każda faktura ma przypisaną budowę i rodzaj kosztu, koszty per budowa masz na bieżąco, a nie po zamknięciu miesiąca.
Porównanie
Stary i docelowy proces akceptacji
Stary sposób
- KSeF
- księgowość pobiera fakturę
- ustala, której budowy dotyczy
- dzwoni lub pisze do kierownika
- kierownik opisuje koszt, gdy wróci z placu
- kierownik kontraktu akceptuje
- księgowość przypomina, jeśli proces stoi
- informacja wraca do księgowości
- księgowanie i płatność
System akceptacji kosztów budowy
- KSeF
- faktura automatycznie trafia do systemu
- system przekazuje ją kierownikowi właściwej budowy
- kierownik opisuje koszt
- właściwa osoba go akceptuje
- księgowość dostaje komplet danych
- księgowanie i płatność
- Kierownicy nie potrzebują dostępu do całego KSeF.
- Księgowość nie musi ręcznie obsługiwać całego procesu.
- Każda faktura ma przypisaną budowę, właściciela i status.
Do odhaczenia
Checklista wdrożenia
Zaznacz to, co masz już ustalone. Jeżeli odpowiedź na wszystkie pytania brzmi „tak”, masz podstawy do uruchomienia procesu.
Brakujące punkty z listy ustawisz w Scanye podczas pilotażu.
Wolisz checklistę i cały poradnik na papierze?
Pobierz wersję PDF: 21 stron, wszystkie 8 kroków i checklista do odhaczenia.
Scanye
Jakiego narzędzia użyć?
Możesz rozpisać właścicieli kosztów, poziomy akceptacji, progi kwotowe i zasady dostępu. Pozostaje jeszcze sprawić, żeby cały ten proces rzeczywiście wydarzył się za każdym razem, kiedy do firmy trafi faktura z budowy.
Do tego służy Scanye.
Scanye łączy faktury z KSeF z wewnętrznym procesem akceptacji kosztów. Faktura automatycznie trafia do kierownika właściwej budowy. Kierownik może:
- zobaczyć fakturę ze swojej budowy,
- opisać, czego dotyczy koszt,
- przypisać budowę, etap, rodzaj kosztu i podwykonawcę,
- zaakceptować fakturę.
Dokument następnie przechodzi przez ustaloną ścieżkę akceptacji, a księgowość otrzymuje fakturę wraz z informacjami potrzebnymi do księgowania. Ty widzisz koszty każdej budowy i płacisz tylko zatwierdzone faktury.