Wprowadzenie
KSeF dostarczy fakturę. Kto ją opisze i zaakceptuje?
KSeF rozwiązuje ważny problem: faktura trafia do firmy. Nie rozwiązuje jednak tego, co musi wydarzyć się z dokumentem później. Sama faktura nie zawsze mówi księgowości:
Tę wiedzę często ma ktoś poza księgowością.
Jeżeli faktura dotyczy kampanii reklamowej, jej kontekst zna marketing. Jeżeli dotyczy usługi kupionej na potrzeby konkretnego projektu, zna go manager projektu. Jeżeli koszt powstał w konkretnym dziale, wie o nim jego kierownik. To właśnie te osoby powinny uczestniczyć w opisie i akceptacji kosztów.
Nie oznacza to jednak, że powinny dostać dostęp do całego KSeF firmy. Pracownik, który ma zaakceptować jedną fakturę, nie potrzebuje przy okazji widzieć wszystkich faktur zakupowych, kontrahentów, kosztów innych działów czy dokumentów zarządu.
Zanim zaczniesz
Dwa procesy, jasny podział dostępu
Najważniejsza zasada jest prosta: KSeF i wewnętrzna akceptacja kosztów to dwa różne procesy.
KSeF jest źródłem dokumentów. Akceptacja kosztu jest procesem organizacyjnym firmy: ktoś musi wiedzieć, czego dotyczy wydatek, opisać go, potwierdzić jego zasadność i, jeśli wymagają tego zasady firmy, zaakceptować.
Można pomyśleć: „Nic prostszego, wszedł KSeF, mamy wszystko w jednym miejscu”. Po chwili dochodzi jednak druga myśl: „Pan Piotr z produkcji nie może mieć dostępu do wszystkich faktur”. Pracownik w większości przypadków nie może widzieć wszystkich faktur zakupowych, kontrahentów, danych finansowych całej firmy czy dokumentów innych działów. Pracownik potrzebuje wyłącznie jednej informacji:
„To jest faktura, za którą odpowiadasz. Sprawdź ją, opisz i zaakceptuj.”
Zamiast
Docelowo
KSeF
pozostaje po stronie księgowości i finansów.
Pracownicy
otrzymują tylko te faktury, za które odpowiadają.
Tak powstaje wewnętrzny system akceptacji kosztów.
Jak to wygląda w praktyce
Faktura trafia z KSeF do systemu
Dokument pobiera się automatycznie. Księgowość nie pobiera PDF-u, nie drukuje go, nie wysyła pracownikowi i nie przekazuje mu dostępu do KSeF.
Faktura trafia do właściwej osoby
Według ustalonych zasad dokument idzie do osoby odpowiedzialnej za koszt: zamawiającego, kierownika działu albo managera projektu. Ta osoba widzi tylko dokumenty, którymi powinna się zająć.
Pracownik opisuje koszt
Uzupełnia, czego dotyczył zakup, dział, projekt, kategorię kosztu, klienta, którego dotyczył wydatek, albo komentarz dla księgowości. Informacja pochodzi od osoby, która zna kontekst i jest na bieżąco.
Faktura trafia do akceptacji
Na przykład pracownik → kierownik działu → księgowość albo pracownik → kierownik → dyrektor → księgowość. Ścieżka może zależeć od wartości kosztu i innych reguł, których potrzebuje firma.
Księgowość dostaje komplet informacji
Widzi, kto odpowiada za koszt, czego dotyczy wydatek, jaką ma kategorię, kto go zaakceptował i czy dokument przeszedł całą wymaganą ścieżkę. Dopiero wtedy faktura idzie do księgowania lub płatności.
Tak działa obieg w Scanye. Faktury z KSeF pobierają się same, a pracownik widzi tylko swoje dokumenty.
Podłącz KSeF i zobacz ten proces na własnych fakturach.
Mapa wdrożenia
8 kroków do uporządkowanego obiegu
Każdy krok najpierw opisuje zasadę, a potem pokazuje, jak ustawić ją w Scanye.
Spisz, jak faktura przechodzi przez firmę dziś
Nie zaczynaj od projektowania idealnego procesu. Najpierw zobacz, co naprawdę dzieje się z fakturą. Wybierz kilka typowych dokumentów, na przykład faktury za marketing, IT, administrację, materiały albo usługi podwykonawców, i odpowiedz dla każdej:
- Kto wie, czego dotyczy faktura?
- Kto powinien ją opisać?
- Kto powinien ją zaakceptować?
- Kiedy księgowość może ją zaksięgować?
- Kiedy można ją zapłacić?
Może się okazać, że dziś proces wygląda mniej więcej tak:
Dziś
Sam proces działa. Dużą część jego obsługi wykonuje jednak ręcznie księgowość: ustala właściciela dokumentu, przekazuje fakturę, czeka na odpowiedź i przypomina, gdy proces stanie.
Nie projektuj jeszcze nowego procesu. Najpierw zobacz, jak działa obecny.
W Scanye
Po podłączeniu KSeF faktury zakupowe same trafiają do Bufora. Dokumenty spoza KSeF dodasz z PDF-u albo zdjęcia. Masz wtedy w jednym miejscu listę faktur, na których zrobisz to ćwiczenie.
Określ właściciela kosztu
Każda faktura powinna mieć osobę odpowiedzialną za jej merytoryczną stronę.
Księgowość nie zawsze stwierdzi na podstawie samego dokumentu, czy wydatek jest prawidłowy. To ktoś inny w organizacji zna jego biznesowy kontekst. Jeżeli marketing zamówił usługę, ktoś w marketingu wie, czego dotyczyła. Jeżeli project manager kupił coś na potrzeby zespołu, wskaże projekt. Jeżeli koszt powstał w dziale lub oddziale, jego kierownik potwierdzi zasadność. Ta osoba jest właścicielem kosztu i nie musi być tą, która fizycznie zrobiła zakup.
Najważniejsze, żeby istniała jasna odpowiedź na pytanie: kto w firmie powinien wiedzieć, czy ten koszt jest prawidłowy? Zwykle jest to:
W Scanye
Właścicieli kosztów dodajesz w konfiguracji konta jako współpracowników. Każdy dostaje własny dostęp i widzi tylko dokumenty, które do niego trafią.
Ustal, jakich informacji potrzebuje księgowość
Nie twórz formularza z kilkunastoma polami. Pracownik powinien uzupełniać przede wszystkim to, czego księgowość nie ustali sama na podstawie faktury. Im prostszy formularz, tym większa szansa, że pracownicy będą go prawidłowo używać.
Osoba, która wie, czego dotyczy koszt, nie musi być osobą, która ma prawo go zatwierdzić. Pracownik zna kontekst faktury, a decyzja o akceptacji może należeć do jego managera.
W Scanye
Kategorie mają 2 poziomy: grupę, widoczną na dokumencie, i kategorię wybieraną z listy. Do tego centrum kosztowe (MPK) i komentarz dla księgowości przypięty do faktury, więc pytania i odpowiedzi nie giną w mailach.
Ustal, kto zatwierdza poszczególne koszty
Kiedy wiadomo, kto odpowiada merytorycznie za fakturę, ustal drugą rzecz: kto ma prawo zaakceptować wydatek. Nie projektuj od razu osobnej ścieżki dla każdego przypadku. Zacznij od kilku najczęstszych zasad.
| Rodzaj kosztu | Opisuje | Akceptuje |
|---|---|---|
| Marketing | pracownik marketingu | Head of Marketing |
| IT | osoba zamawiająca | Head of IT |
| Koszty oddziału | kierownik oddziału | dyrektor operacyjny |
| Koszty projektu | project manager | właściciel projektu |
Dopiero kiedy podstawowy model zacznie działać, dodawaj kolejne reguły i wyjątki.
W Scanye
Ścieżkę akceptacji tworzysz jako łańcuszek osób, na przykład pracownik, kierownik, dyrektor. Każda z nich dostaje dokument w zakładce Zadania. Po akceptacji faktura idzie wyżej, po odrzuceniu wraca o krok niżej.
Ustal progi kwotowe i wyjątki
Nie każdy koszt powinien wymagać tej samej liczby akceptacji. Poziom akceptacji powinien odpowiadać poziomowi odpowiedzialności za koszt.
Kwoty są przykładowe. Dzięki progom zarząd nie zajmuje się drobnymi wydatkami i zachowuje kontrolę nad większymi zobowiązaniami.
W Scanye
W ścieżce ustawiasz kwotę, poniżej której wyższy szczebel nie musi akceptować faktury. Dla stałego kontrahenta zapisujesz regułę raz, razem z kategorią i ścieżką. Kolejne faktury od niego przechodzą tak samo, bez ręcznego kierowania.
Przenieś zasady do systemu
Dopiero kiedy wiadomo, jak proces powinien działać, warto przenieść go do elektronicznego obiegu. Dla każdej grupy faktur system powinien wiedzieć:
- komu pokazać fakturę,
- kto ma ją opisać,
- kto ma ją zaakceptować,
- jakie informacje mają zostać zebrane,
- co powinno wydarzyć się po akceptacji.
Docelowo wygląda to tak:
Docelowy obieg
W Scanye
Każda zasada z kroków 1-5 odpowiada w Scanye konkretnemu ustawieniu:
Daj dostęp tylko do potrzebnych dokumentów
To jedna z najważniejszych zasad całego procesu. Jeżeli pracownik ma opisać lub zaakceptować fakturę, nie oznacza to, że potrzebuje dostępu do KSeF firmy. Nie musi widzieć:
Powinien widzieć tylko dokumenty, za które odpowiada.
KSeF pozostaje po stronie księgowości i finansów, a pracownik uczestniczy w procesie bez dostępu do wszystkich dokumentów firmy. Żeby to rozdzielić, potrzebujesz narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów.
W Scanye
Pracownik nie loguje się do KSeF. Widzi faktury, które trafiły do niego, i kategorie, do których dostał uprawnienia. Pełne archiwum zostaje u księgowości i administratorów konta.
Zacznij od jednego procesu
Nie musisz od razu przenosić wszystkich faktur do nowego obiegu. Na początek wybierz jeden dział, jeden oddział albo jedną kategorię kosztów, najlepiej tę, w której dziś jest najwięcej ręcznej pracy. Przez pierwsze tygodnie sprawdzaj:
- czy faktury trafiają do właściwych osób
- czy pracownicy wiedzą, co mają uzupełnić
- czy ścieżka akceptacji nie jest zbyt długa
- czy księgowość dostaje potrzebne informacje
Dopiero później rozszerz proces na kolejne obszary.
Na pilotaż w Scanye wystarczy 1 ścieżka akceptacji i kilku współpracowników.
Lista dokumentów niezaakceptowanych i przypomnienia od razu pokażą, gdzie proces stoi.
Role w procesie
Trzy role, wspólna odpowiedzialność
Dobry system zdejmuje obowiązki z księgowości. Każda osoba dostarcza tę część informacji, za którą faktycznie odpowiada.
Pracownik
- czego dotyczy koszt
- przypisanie do obszaru
- potwierdzenie merytoryczne
Kierownik
- akceptacja wydatku
- kontrola kosztów swojego obszaru
Księgowość
- poprawność księgowa
- podatki i księgowanie
- zgodność formalna dokumentu
Księgowość nie powinna przejmować odpowiedzialności innych osób tylko dlatego, że to do niej trafiła faktura.
Pułapki wdrożenia
Cztery błędy, które psują elektroniczny obieg
Każda faktura trafia najpierw do księgowości
Księgowość staje się wtedy centralnym dyspozytorem. To ona ustala, kto odpowiada za dokument i do kogo go przekazać. Tam, gdzie to możliwe, system powinien robić to automatycznie.
Zbyt wiele poziomów akceptacji
Jeżeli każda faktura wymaga zatwierdzenia przez pracownika, managera, dyrektora, CFO i zarząd, proces szybko staje się wąskim gardłem. Akceptacja powinna odpowiadać realnemu poziomowi odpowiedzialności za koszt.
Pracownicy muszą wpisywać za dużo informacji
Jeżeli opisanie faktury oznacza wypełnienie kilkunastu pól, pracownicy zaczną omijać proces. Zbieraj tylko informacje potrzebne księgowości i do kontroli kosztów.
System kopiuje złe elementy papierowego procesu
Pięć podpisów na kartce zamienione na pięć kliknięć to wciąż ten sam proces. Przy każdym etapie zapytaj: czy ten krok naprawdę jest potrzebny?
Mierzenie skuteczności
Jak sprawdzić, czy system działa
Dobry obieg zdejmuje pracę z księgowości. Po pierwszych tygodniach odpowiedz na 5 pytań:
Ile faktur księgowość musi ręcznie przypisywać do pracowników?
Im mniej, tym lepiej.
Ile dokumentów trafia do księgowości bez opisu?
Docelowo powinny to być wyjątki.
Ile czasu trwa akceptacja faktury?
Porównaj ten czas przed wdrożeniem i po nim.
Ile razy księgowość musi przypominać pracownikom?
To jeden z najlepszych wskaźników, czy proces został rzeczywiście zautomatyzowany.
Czy w każdym momencie wiadomo, gdzie jest faktura?
Powinna istnieć jasna odpowiedź: kto ma dokument, na co czekamy i co wydarzy się dalej.
Porównanie
Stary i docelowy proces akceptacji
Stary sposób
- KSeF
- księgowość pobiera fakturę
- ustala, kto ją zamawiał
- wysyła PDF lub przekazuje dokument pracownikowi
- pracownik opisuje koszt
- kierownik akceptuje
- księgowość przypomina, jeśli proces stoi
- informacja wraca do księgowości
- księgowanie
System akceptacji kosztów
- KSeF
- faktura automatycznie trafia do systemu
- system przekazuje ją właściwemu pracownikowi
- pracownik opisuje koszt
- właściwa osoba go akceptuje
- księgowość dostaje komplet danych
- księgowanie
- Pracownicy nie potrzebują dostępu do całego KSeF.
- Księgowość nie musi ręcznie obsługiwać całego procesu.
- Każda faktura ma określonego właściciela i status.
Do odhaczenia
Checklista wdrożenia
Zaznacz to, co masz już ustalone. Jeżeli odpowiedź na wszystkie pytania brzmi „tak”, masz podstawy do uruchomienia procesu.
Brakujące punkty z listy ustawisz w Scanye podczas pilotażu.
Scanye
Jakiego narzędzia użyć?
Możesz rozpisać właścicieli kosztów, poziomy akceptacji, progi kwotowe i zasady dostępu. Pozostaje jeszcze sprawić, żeby cały ten proces rzeczywiście wydarzył się za każdym razem, kiedy do firmy trafi faktura.
Do tego służy Scanye.
Scanye łączy faktury z KSeF z wewnętrznym procesem akceptacji kosztów. Faktura automatycznie trafia do odpowiedniego pracownika. Pracownik może:
- zobaczyć przypisany mu dokument,
- opisać, czego dotyczy koszt,
- przypisać odpowiednią kategorię,
- zaakceptować fakturę.
Dokument następnie przechodzi przez ustaloną ścieżkę akceptacji, a księgowość otrzymuje fakturę wraz z informacjami potrzebnymi do dalszego księgowania.