Wprowadzenie
Masz księgową i managerów. Dlaczego faktury wciąż wracają do Ciebie?
Zatrudniasz księgową albo współpracujesz z biurem rachunkowym. Masz managerów odpowiedzialnych za swoje obszary, być może office managera, administrację albo osobę odpowiedzialną za finanse. Teoretycznie faktury nie powinny więc zajmować Ci zbyt wiele czasu. A jednak ktoś co jakiś czas pyta Cię:
Innym razem to Ty musisz się zastanawiać, czy daną fakturę możesz już opłacić albo skąd taki duży wydatek. Pytasz więc pracownika, pracownik odpowiada Tobie albo przekazuje pytanie dalej.
Każda taka sprawa może zabrać 10, 15 albo 20 minut. Sama w sobie wydaje się drobiazgiem. Jeśli jednak wracasz do podobnych tematów dwa razy dziennie, przy 20 dniach roboczych robi się z tego nawet 13 godzin miesięcznie. To prawie dwa dni pracy poświęcone nie na prowadzenie firmy, ale na przekazywanie informacji, szukanie dokumentów i decyzje, które często mogłyby zapaść bez Ciebie.
Policz to
Ile czasu zabierają Ci faktury?
Ustaw suwaki tak, jak wygląda Twój typowy miesiąc. Na ile wyceniasz godzinę swojej pracy?
Kalkulator „człowieka od faktur”
Przy 20 dniach roboczych w miesiącu i 8-godzinnym dniu pracy.
Czas to jedna sprawa, druga to pieniądze. Faktura, której nikt nie przypisał, często i tak zostaje opłacona, razem z usługą, której nikt nie kontrolował, podwójnym rachunkiem albo abonamentem, z którego firma dawno zrezygnowała.
Każda taka faktura to zysk, który po cichu wypływa z firmy.
Można to zmienić bez budowania skomplikowanej procedury finansowej. Cały proces sprowadza się do pięciu kroków.
Mapa
5 kroków, żeby faktury przestały wracać na Twoje biurko
Sprawdź, dlaczego firma nadal potrzebuje Cię przy fakturach
Zacznij od faktur i wydatków z ostatniego miesiąca. Przy każdej sprawie, w którą byłeś zaangażowany, odpowiedz sobie na jedno pytanie:
Dlaczego ktoś potrzebował właśnie mnie?
Być może księgowa nie wiedziała, czego dotyczy faktura, pracownik chciał uzyskać zgodę na płatność albo nikt nie wiedział, kto zamówił usługę. Trzeba było zdecydować, do którego projektu przypisać koszt. Część dokumentów możesz też sprawdzać po prostu dlatego, że chcesz mieć pewność, że nikt nie wydał pieniędzy bez Twojej wiedzy.
Teraz podziel te sytuacje na dwie grupy:
Wymaga mojej decyzji
- Duże wydatki, np. powyżej 20 000 zł
- Wydatki poza zatwierdzonym budżetem
- Określone nowe zobowiązania
- Nietypowe lub strategiczne zakupy
NIE wymaga mojej decyzji
- Standardowe koszty w ramach budżetu
- Zaakceptowane wcześniej abonamenty i subskrypcje
- Drobne zakupy operacyjne
- Koszty projektowe mieszczące się w limicie
Kwoty są tylko poglądowe. W pięcioosobowej firmie granica będzie inna niż w organizacji zatrudniającej 50 lub więcej osób.
Twoja obecność w procesie powinna wynikać z ustalonej reguły, a nie z tego, że „zawsze wszystkie faktury przechodziły przez prezesa”.
W Scanye
Po podłączeniu KSeF faktury zakupowe same trafiają do Bufora, a dokumenty spoza KSeF dodasz z PDF-u albo zdjęcia. Masz w jednym miejscu listę faktur z ostatniego miesiąca, na których zrobisz to ćwiczenie.
Ustal, kto odpowiada za koszt od momentu zakupu
Jeżeli zaczniesz porządkować proces dopiero wtedy, kiedy pojawia się faktura, często będzie już za późno.
Ktoś zamawia usługę za 15 000 zł, wykonawca ją realizuje, a dwa tygodnie później faktura trafia do Ciebie z pytaniem „akceptujemy?”. Na tym etapie decyzja o poniesieniu kosztu w praktyce już zapadła, a pieniądze, które miały zostać w firmie jako zysk, są wydane.
Dlatego odpowiedzialność powinna zaczynać się wcześniej.
Ustal, kto może wydawać pieniądze
Nie potrzebujesz wielostronicowej polityki zakupowej. Wystarczą jasne granice, na przykład:
Kwoty są przykładowe. Ważne, aby pracownik wiedział, kiedy może działać sam, kiedy potrzebuje managera, a kiedy rzeczywiście potrzebny jesteś Ty.
Ustalcie również, ile czasu dana osoba ma na akceptację. Jeśli decyzje będą się przeciągać, proces nie będzie skuteczny. Jeśli będzie zbyt skomplikowany, prawdopodobnie każdy będzie próbował go obejść.
Każdy koszt powinien mieć właściciela
Właścicielem kosztu jest osoba, która zna jego biznesowy kontekst. Jeżeli marketing zamówił sesję zdjęciową, ktoś w marketingu wie, której kampanii dotyczyła i czy została wykonana. Jeśli project manager kupił usługę na potrzeby klienta, to on przypisze ją do odpowiedniego projektu. Nie ma powodu, żeby kilka tygodni później CEO próbował odtworzyć te informacje na podstawie nazwy sprzedawcy na fakturze.
Koszt z właścicielem to koszt, który ktoś przemyślał. Koszt bez właściciela to pieniądze, których nikt nie pilnuje.
W większości firm właściciel kosztu powinien uzupełnić tylko kilka rzeczy:
Nie buduj formularza z piętnastoma polami. Im trudniejszy proces stworzysz, tym szybciej ludzie zaczną go omijać.
Osoba, która wie, czego dotyczy koszt, nie musi być osobą, która ma prawo go zatwierdzić. Pracownik może opisać fakturę za 12 000 zł, a decyzja o jej akceptacji może należeć do jego managera.
W Scanye
Właścicieli kosztów dodajesz jako współpracowników. Każdy widzi tylko dokumenty, które do niego trafią, i opisuje je kategorią, centrum kosztowym (MPK) i krótkim komentarzem. Akceptację ustawiasz osobno, w ścieżce: pracownik opisuje, manager zatwierdza.
Ustal jedną ścieżkę dokumentu od firmy do księgowości
Dokument może przyjść mailem, przez KSeF, bezpośrednio do pracownika albo z innego systemu. Źródeł może być wiele, mimo to dalsza droga powinna być jedna.
Docelowy obieg
- Dokument
- Właściciel kosztu
- Ewentualny opis
- Akceptacja
- Księgowość / płatność
Dzięki temu księgowa nie musi rozpoczynać małego śledztwa za każdym razem, kiedy nie rozpoznaje faktury. Jeżeli potrzebuje informacji o zakupie, pyta osobę odpowiedzialną za koszt. Nie Ciebie, żebyś to Ty znalazł pracownika, zadał mu pytanie, poczekał na odpowiedź i przekazał ją z powrotem.
Ustal też, co dzieje się, kiedy coś pójdzie nie tak
To właśnie wyjątki najczęściej sprawiają, że sprawa ostatecznie ląduje na biurku właściciela.
CEO nie powinien być domyślną ścieżką eskalacji tylko dlatego, że nikt nie ustalił innej.
W Scanye
Faktury z KSeF, maila i skanów lądują w jednym miejscu i dalej idą tą samą ścieżką akceptacji. Pytania księgowej i odpowiedzi właściciela kosztu zostają w komentarzu przypiętym do faktury, więc nie przechodzą przez Twoją skrzynkę.
Zostaw sobie wyjątki zamiast wszystkich faktur
Załóżmy, że marketing ma zaakceptowany budżet, Head of Marketing może samodzielnie zatwierdzać wydatki do 10 000 zł, a faktura za 4 500 zł dotyczy zaplanowanej kampanii.
Koszt mieści się w budżecie, wiadomo, kto za niego odpowiada, właściwa osoba go zaakceptowała, a księgowość dostała wszystkie informacje.
Co dokładnie wnosi w tym momencie Twoja dodatkowa akceptacja?
Najczęściej kolejną osobę, na którą trzeba czekać.
To samo dotyczy kosztów powtarzalnych. Jeżeli od roku płacisz 499 zł miesięcznie za tę samą usługę i nic się nie zmieniło, comiesięczne zatwierdzanie tej samej faktury nie daje Ci większej kontroli. Znacznie ciekawsza jest sytuacja, w której rachunek nagle rośnie.
Zdecyduj, jaki poziom kontroli jest Ci potrzebny
Chcesz obserwować finanse
Kontroluj koszty działów i projektów, porównuj je między okresami i schodź do konkretnych dokumentów wtedy, kiedy coś Cię zainteresuje.
Wolisz całkowicie delegować
Ustal sytuacje, o których chcesz zostać poinformowany: duży wydatek wymagający Twojej zgody, przekroczenie limitu, nietypowy koszt albo problem, którego zespół nie może rozwiązać sam.
Nie musisz sprawdzać, czy wszystko jest w porządku. Dobrze ustawiony proces powinien zwrócić Twoją uwagę wtedy, kiedy nie jest.
W Scanye
W ścieżce akceptacji ustawiasz kwotę, poniżej której wyższy szczebel nie musi zatwierdzać faktury. Do Twoich Zadań trafiają wtedy tylko dokumenty powyżej Twojego progu. Dla stałego dostawcy zapisujesz regułę raz, razem z kategorią i ścieżką, a koszty działów i projektów sprawdzisz po kategoriach i MPK.
Zautomatyzuj resztę
Sam proces możesz wdrożyć na kilka sposobów. Możesz zbudować go z narzędzi, które już masz, wdrożyć rozbudowany system do zarządzania dokumentami albo wybrać rozwiązanie skupione przede wszystkim na obiegu faktur.
Te rozwiązania różnią się nie tylko ceną, ale też ilością pracy potrzebnej do ich uruchomienia i późniejszego utrzymania. Tabela pomoże Ci wybrać to, które najlepiej pasuje do Twojej firmy.
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Arkusze, komunikatory i narzędzia do zarządzania wiedzą | Drogie i skomplikowane systemy obiegu dokumentów | Scanye | |
|---|---|---|---|
| Jak to działa? | Samodzielnie budujesz proces, np. w Excelu, Notion czy komunikatorach, i ustalasz, jak informacje mają między nimi przepływać. | Konfigurujesz system pozwalający odwzorować bardziej złożone procesy i obieg różnych rodzajów dokumentów. | Ustawiasz obieg faktur, osoby odpowiedzialne za ich akceptację oraz automatyczne reguły dla powtarzalnych dokumentów. |
| Koszt narzędzia | Może być bardzo niski, szczególnie jeśli firma już korzysta z tych narzędzi. | Zwykle wyższy. W części systemów dodatkowo płatne mogą być wdrożenie, konfiguracja lub konsultacje. Często to kilka tysięcy złotych już na starcie. | Abonament od 359 zł netto miesięcznie. Brak dodatkowych opłat wdrożeniowych, darmowe wsparcie. |
| Uruchomienie | Nie wymaga wdrożenia nowego systemu, ale proces trzeba zaprojektować, połączyć, a później pilnować i optymalizować samodzielnie. | Przy bardziej indywidualnych procesach może wymagać konfiguracji lub wsparcia wdrożeniowego. | Prosty obieg, przejrzysty i zrozumiały interfejs. Całość skonfigurujesz samodzielnie, bez dodatkowych kosztów czy wsparcia konsultanta lub programisty. |
| Automatyzacja | Niewielka. Duża część przekazywania dokumentów, informacji i pilnowania procesu nadal pozostaje po stronie zespołu. | Duża, również dla bardziej złożonych procesów i różnych rodzajów dokumentów. | Duża. Automatyzuje obieg faktur w firmie: pobieranie z wielu źródeł, przekazywanie do odpowiednich osób, reguły akceptacji, kontrolę kosztów i uprawnienia dostępu. |
| Elastyczność | Bardzo duża, ale każdą zmianę procesu trzeba samodzielnie przełożyć na sposób pracy zespołu. | Największa, szczególnie jeśli firma potrzebuje wielu indywidualnych ścieżek i obiegu różnych dokumentów. Każda zmiana wymaga jednak zazwyczaj wsparcia dodatkowo płatnego konsultanta lub programisty. | Mniejsza niż w rozbudowanych systemach, ale wystarczająca, jeśli problemem jest przede wszystkim duże zaangażowanie właściciela w ręczny obieg faktur i kosztów. |
| Najlepiej sprawdzi się, gdy… | Masz niewiele dokumentów i prosty proces, który zespół jest w stanie obsługiwać ręcznie. | Potrzebujesz bardzo rozbudowanego obiegu wielu typów dokumentów i indywidualnych procesów. | Chcesz dopasować obieg faktur do zasad firmy bez konfigurowania rozbudowanego systemu. |
Jeśli masz niewiele dokumentów, ręczny proces może być wystarczający. Jeśli potrzebujesz obsługi wielu rodzajów dokumentów i bardzo indywidualnych procesów, warto rozważyć bardziej rozbudowany system.
Jeżeli natomiast chcesz przede wszystkim przestać ręcznie pilnować faktur, Scanye pozwala uruchomić obieg bez robienia z wdrożenia kolejnego dużego projektu w firmie.
Zespół przejmuje codzienną obsługę kosztów, nikt nie płaci bez zatwierdzenia, a Ty wiesz, na co idą pieniądze.
I włączasz się tylko tam, gdzie Twoja decyzja realnie wpływa na zysk.