Wapro Kaper – instrukcja importu ze Scanye

Aplikacja Scanye oszczędza czas księgowych i umożliwia błyskawiczne zaksięgowanie faktur zeskanowanych oraz z plików PDF. Scanye współpracuje z wieloma programami księgowymi, m. in. z programami Asseco WAPRO – Kaperem i Fakirem.

Jeśli chcesz dowiedzieć się jak Scanye pomaga księgowym – kliknij tutaj.

Aby importować faktury do Kapera należy najpierw dodać źródło danych oraz schemat księgowania. Jak to zrobić pokazujemy w dalszej części instrukcji.

Import faktur

1. W zakładce „narzędzia”, wybierz opcję „import zapisów z pliku XML. Otworzy się okno z listą zdefiniowanych źródeł danych.

Import do Kapera - krok pierwszy

 

2. Dodaj nowe źródło danych powiązane ze Scanye. Nazwa i opis źródła mogą być dowolne.

Import do Kapera - krok drugi

 

3. Po utworzeniu źródła zaznacz je, klikając, a następnie kliknij przycisk „Wybierz”.

Import do Kapera - krok trzeci (a)

 

4. W oknie wyboru pliku, kliknij na ikonkę folderu i wybierz plik XML pobrany ze Scanye. Później zatwierdź import, klikając przycisk „Dalej”.

Import do Kapera - krok czwarty (a)
Import do Kapera - krok czwarty (b)

 

5. Kliknij przycisk „Księgowanie zapisów z pliku XML” w górnej belce programu i zaznacz najbardziej aktualny wpis powiązany ze źródłem Scanye, a następnie kliknij „Importuj”.

Import do Kapera - krok piąty

 

6. W nowo otwartym oknie możesz odznaczyć faktury, których nie chcesz importować. Aby kontynuować, kliknij „Importuj”.

Import do Kapera - krok szósty

 

7. Jeżeli kontrahenci nie mogą zostać automatycznie powiązani przez program z kontrahentami z bazy, otworzy się okno pozwalające użytkownikowi samodzielnie podjąć decyzję o powiazaniach. Przycisk „Utwórz jako nowego” tworzy nowego kontrahenta zamiast wiązać zapis z kontrahentem już istniejącym, przycisk „powiąż” łączy dane kontrahenta z danymi wybranego kontrahenta z bazy, a przycisk „utwórz wszystkich jako nowy” automatycznie tworzy w bazie nowych kontrahentów dla każdego unikatowego kontrahenta w pliku. Należy powiązać lub utworzyć wpisy dla wszystkich kontrahentów.

Import do Kapera - krok siódmy

 

8. W kolejnym oknie należy wybrać rejestry, do których zostaną zaimportowane zapisy z pliku. Jeżeli plik zawiera faktury sprzedaży, to należy zaznaczyć pole „Importuj sprzedaż do wybranych rejestrów VAT”, a następnie wybrać z listy odpowiednie rejestry dla faktur zwykłych i korygujących – analogicznie dla faktur zakupu. Zatwierdzamy klikając „Importuj”.

Import do Kapera - krok ósmy

 

9. Jeżeli wszystko przebiegło pomyślnie, wyświetli się okno z podsumowaniem zawierającym liczbę zaimportowanych dokumentów. Faktury powinny być widoczne w księdze (jeżeli okno księgi było już otwarte podczas importu, faktury mogą wyświetlić się dopiero po jego ponownym otwarciu lub zmianie filtru wyświetlania).

Import do Kapera - krok dziewiąty

Najczęściej zadawane pytania

Q: Kaper błędnie przypisuje kontrahentów do dokumentów.

A: Jeżeli Kaper przypisuje kontrahentów do dokumentów w przypadkowy sposób, usuń przed importem utworzone dla Scanye źródło danych (zaznaczając źródło i klikając „Usuń” w oknie z listą źródeł, otwieranym po kliknięciu „Import zapisów z pliku XML”) i utwórz je na nowo tak, jak opisano w instrukcji. Nazwa i opis nowo tworzonego źródła mogą być identyczne, jak usuniętego.

Import do Kapera - usuwanie źródła

 

Q: Kwoty w fakturach walutowych nie przeliczają mi się automatycznie. Co zrobić?

A: Przy przeliczaniu kwot w dokumentach wystawionych w innej walucie niż Złoty, Kaper opiera się na danych o kursach walut pobranych z NBP. Niestety, nawet jeżeli informacje o kursach zostały już pobrane i są widoczne w kartotece kursów walut, przy imporcie faktur walutowych program nie ustawia automatycznie kursu odpowiadającego dacie wystawienia dokumentu i trzeba wskazać go ręcznie.

Zacznijmy od pobrania informacji o kursach z bazy NBP:

1. W zakładce „Kartoteki”, w oknie „Kursy walut”, kliknij przycisk „Pobierz kursy walut” i wybierz opcję „Pobierz kursy walut NBP za wskazany okres”.

Kaper: pobieranie kursów walut z NBP - krok pierwszy

 

2. Otworzy się okno wyboru okresu, kursy z którego nas interesują. Najprostszym sposobem jest kliknięcie w kalendarzu pierwszego dnia żądanego okresu, a następnie kliknięcie ostatniego dnia, przytrzymując klawisz SHIFT – w ten sposób zaznaczony zostanie cały zakres dat.

Kaper: pobieranie kursów walut z NBP - krok drugi

 

3. Kliknij przycisk „>>”, aby zatwierdzić wybrany okres (możesz wybrać ich wiele), a następnie kliknij przycisk „Pobierz kursy walut”.

Kaper: pobieranie kursów walut z NBP - krok trzeci

 

4. Po zatwierdzeniu ostrzeżenia o fakcie, że jeżeli istnieją już w bazie jakieś kursy walut dla wybranego okresu, to zostaną nadpisane i odczekaniu kilku sekund, okno zostanie zamknięte, a pobrane kursy będą widoczne w kartotece. Jeżeli w wybranym okresie występują dni ustawowo wolne, to właściwe dla nich kursy nie są dostępne w NBP i nie zostaną pobrane, o czym zostaniemy poinformowani.

Kaper: pobieranie kursów walut z NBP - krok czwarty

 

Kiedy w kartotece kursów walut mamy już potrzebne wpisy, możemy przeliczyć kwoty w zaimportowanych ze Scanye fakturach walutowych. W tym celu:

 

1. Otwórz okno edycji wybranego dokumentu w księdze. Jak widać, mimo znajomości właściwych kursów, Kaper nie ustawia ich automatycznie.

Kaper: przeliczanie faktur walutowych - krok pierwszy

 

2. Wystarczy jednak kliknąć ikonę kalendarza oraz wybrać podświetloną w kalendarzu datę dokumentu, aby Kaper wybrał odpowiedni kurs do przeliczeń.

Kaper: przeliczanie faktur walutowych - krok drugi

 

3. W taki sam sposób postępujemy dla kursów PIT i VAT. Po kliknięciu obu dat, Kaper przeliczy kwoty na Złote i automatycznie uaktualni dane w rejestrach.

Kaper: przeliczanie faktur walutowych - krok trzeci

Jeśli mimo zawartych powyżej informacji natrafią Państwo na problemy z importowaniem dokumentów, prosimy o kontakt na kontakt@scanye.pl lub z Państwa opiekunem Klienta.