Kobieta dokonuje obliczeń na kalkulatorze

Papierologia w biurze – jak jej uniknąć?

Ten artykuł przeczytasz w 3 min Nowe technologie w księgowości nigdy nie zastąpią człowieka, ale znacznie usprawnią wykonywanie przez niego codziennych obowiązków. Praca w dziale finansów już nie musi kojarzyć się ze żmudnym przepisywaniem danych do Excela. Dziś warto postawić na cyfrową dokumentację, która umożliwia bieżący obieg dokumentów w firmie. Jak to zrobić? Podpowiadamy! Nowe technologie mogą pomóc Jeśli do tej […]

Nie będzie niczym zaskakującym stwierdzenie, że zbędna papierologia może skutecznie pozbawić pracowników entuzjazmu i chęci do wykonywania pracy. Z kolei mniejsze zaangażowanie niesie za sobą przykre konsekwencje dla całej firmy. Warto więc odpowiednio zadbać o sprawny i przejrzysty obieg dokumentów w biurze, tak aby skutecznie uniknąć ton „papierkowej roboty”. Podpowiadamy, jak to zrobić.

Nowe technologie w księgowości nigdy nie zastąpią człowieka, ale znacznie usprawnią wykonywanie przez niego codziennych obowiązków. Praca w dziale finansów już nie musi kojarzyć się ze żmudnym przepisywaniem danych do Excela. Dziś warto postawić na cyfrową dokumentację, która umożliwia bieżący obieg dokumentów w firmie. Jak to zrobić? Podpowiadamy!

Nowe technologie mogą pomóc

Jeśli do tej pory unikałeś wprowadzania innowacji do swojej firmy, warto rozważyć zmianę tego stanu rzeczy. Nie od dziś przecież wiadomo, że oprogramowania i aplikacje komputerowe zyskują na popularności i stopniowo rewolucjonizują każdą sferę naszego życia, również zawodowego. Sektory finansowe nie są w tym wypadku wyjątkiem. Wręcz przeciwnie – księgowość najczęściej dotknięta jest przesytem papierologii, a więc to właśnie ten dział może najbardziej skorzystać na wprowadzeniu do firmy innowacyjnych metod obiegu dokumentów.

Elektroniczne zarządzanie sekcją dokumentów niesie za sobą wiele zalet. Jedną z nich jest skrócenie i usprawnienie procesu zarządzania danymi. Co za tym idzie, praca księgowych staje się bardziej efektywna. Mniej czasu potrzebne jest m.in. na zlokalizowanie konkretnego dokumentu, a także ewentualne wprowadzenie poprawek i skorygowanie ich. Dodatkowo elektroniczne oprogramowania umożliwiają stworzenie centralnego archiwum, co znacznie ułatwia przechowywanie dokumentów i ich katalogowanie. Kolejnym udogodnieniem jest fakt, że w formie cyfrowej wszystkie pliki znajdują się w jednym miejscu. Zbędne staje się gromadzenie ich w tysiącach teczek czy segregatorów, a następnie przechowywanie w ogromnych szafach.

Łatwiejsze staje się więc nie tylko odnajdywanie konkretnych danych, ale również rejestrowanie ich docierania do firmy i opuszczania jej. Systemy elektroniczne umożliwiają bezproblemowy wgląd do historii edytowania dokumentów, dzięki czemu możemy na bieżąco monitorować wszystkie wprowadzane do nich zmiany. Oprócz gromadzenia faktur i danych w wielu programach możliwe jest wprowadzenie dodatkowych funkcji. Przykładem może być możliwość elektronicznego składania wniosków (np. urlopowych), tworzenia ankiet i formularzy, co z pewnością niezwykle usprawni organizację pracy w firmie i ułatwi proces komunikacyjny między pracownikami a osobami zarządzającymi. Warto nadmienić również, że całkowite przejście na elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że konieczność prowadzenia jakiegokolwiek tradycyjnego, papierowego rejestru przestaje istnieć. Dzięki temu firma zyskuje nie tylko czas, ale również pieniądze ze względu na ograniczenie zużycia papieru, tonerów i innych artykułów piśmienniczych. Jest to również korzystne z ekologicznego punktu widzenia.

Tradycyjny obieg dokumentów vs cyfrowa rzeczywistość

Jeśli nadal jesteś dość sceptycznie nastawiony do elektronicznych form zarządzania firmą, powinieneś poznać kilka zalet cyfrowego systemu, które mogą znacznie usprawnić obieg dokumentów w firmie i zderzyć je z klasyczną księgowością…

Poprawna organizacja dokumentacji to przecież podstawa tego, aby firma działała sprawnie i efektywnie. Przechowywanie danych w chmurze niweluje ryzyko zagubienia ważnych plików, a także popełniania błędów podczas ich rozliczania. Najważniejszą rolę odgrywa tu przede wszystkim odpowiednio zaprogramowana archiwizacja danych. Wszystkie dokumenty zostają opisane w jednolity sposób, przy użyciu tego samego schematu. Dzięki temu nawet nowi pracownicy z łatwością odnajdą się w gąszczu faktur. Nie musisz się też martwić o kopie zapasowe dokumentów, które system generuje i zaktualizuje bez konieczności zaangażowania w ten proces człowieka.

Przy klasycznym prowadzeniu księgowości niezbędne jest z kolei katalogowanie wszystkich danych w teczkach lub większych segregatorach, a następnie układanie ich według odgórnie ustalonego schematu (np. alfabetycznie lub chronologicznie). Nie bez znaczenia pozostaje również miejsce, w którym przechowywane są dane. Pracodawca musi zainwestować w specjalnie przeznaczone do tego szafy lub inne meble biurowe, zaprojektowane z myślą o gromadzeniu kartotek czy innych dokumentów, które poza kosztami zajmują oczywiście miejsce. Do tego dochodzi odpowiednie przeszkolenie księgowych i innych pracowników, tak aby cały zespół był w stanie wypracować wspólny, jednolity i płynny system obiegu dokumentów – to kolejne koszty, których można uniknąć. Do tego dodajmy jeszcze konieczność tworzenia kopii faktur na wypadek nieprzewidzianych sytuacji losowych…

Okaże się, że klasyczna księgowość i obieg dokumentów w firmie pochłania nie tylko czas, ale również generuje dodatkowe koszty związane z wynajmem większych powierzchni na archiwa, co przekłada się na wyższe rachunki i konieczność zatrudnienia dodatkowych osób do ich obsługi. Nieustanne drukowanie faktur i tworzenie kopii zapasowych zdecydowanie nie jest w duchu eko-biznesu. A gdyby to wszystko zamienić na oprogramowanie, które całość danych przeniesie w chmurę? Księgowość w jednym smartfonie, do której wszyscy pracownicy mają bieżący dostęp, jest odpowiedzią na bolączki każdej firmy! Jak widać, uniknięcie zbędnej papierologii w firmie jest możliwe, a nawet nie jest wyjątkowo trudne. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań stanowi niemal gwarancję tego, że organizacja pr

Najnowsze artykuły