4 kroki, aby księgować klienta on-line

Ten artykuł przeczytasz w 3 min Zastanawiasz się w jaki sposób przekonać klienta do przesyłania faktur on-line?
Świetnie trafiłeś. W tym artykule omówimy 4 kroki, które musisz podjąć, aby przekonać klienta do współpracy zdalnej.

Pisaliśmy już o tym, dlaczego warto przekonać klienta do rozliczeń online. Teraz omówimy 4 kroki, które musisz podjąć, aby przekonać go do przesyłania faktur przez internet.


Krok 1. Zrozum obawy klienta 

Klienci z różnych powodów mogą obawiać się przejścia z papierowych faktur na skany. Niektórzy już to robią, innych należy do tego przekonać. Niezależnie od tego, czy będą to mniej lub bardziej racjonalne obawy Twoim zadaniem jest wejść w buty klienta i zrozumieć jego troski. Dopiero potem możesz poklepać go po ramieniu, powiedzieć „wszystko będzie dobrze” i przeprowadzić przez proces zmiany. Zanim jednak opowiemy, jak przeprowadzić klienta przez wspomniany proces, najpierw przyjrzyjmy się jego potencjalnym obawom:

Nie mam skanera lub nie potrafię go obsłużyć. 
Sami sobie skanujcie faktury. Za to wam płacę. 
Cenię sobie bezpośredni kontakt z księgową.

| Teraz w Scanye rozksięgujesz klientów przez internet oraz dasz im dostęp do faktur, dzięki cyfrowemu archiwum. Zobacz i sam oceń czy może Ci się przydać. |

Krok 2. Sięgnij po racjonalne argumenty 

Może się wydawać, że obawy lub obiekcje klienta są racjonalne – przecież brzmią sensownie. Najczęściej jednak u ich podnóża leżą rozmaite emocje. Lęk. Niepewność. Złość. I tak dalej. Jak je wygasić? Najlepiej równoważąc emocje logiką i siłą racjonalnych argumentów. Ostatecznie chodzi o biznes, a przedsiębiorca, który jest klientem biura rachunkowego, bierze pod uwagę przecież dobro własnego interesu. Trafią do niego więc argumenty, w których odwołasz się do korzyści wynikających z przejścia z papierowych faktur na skany. 

Poniżej znajdziesz 5 argumentów, po które warto sięgnąć: 

1. Nie musisz dojeżdżać do biura i przywozić dokumentów. Zamiast wsiadać w samochód, stać w korkach i palić paliwo, klient w prosty i szybki sposób może zeskanować faktury i je wysłać. Dzięki temu zaoszczędzi czas, który w innym przypadku musiałby spędzić w aucie. 

2. Zamiast skanować dokumenty, możesz wykonać zdjęcie. Skanowanie pokaźnego pliku dokumentów może być wyczerpujące. Dobra wiadomość jest taka, że klient wcale nie musi skanować faktur. Robienie zdjęć telefonem nie wymaga wielkiego wysiłku.

3. W razie niepewności jesteśmy pod telefonem. Przejście z papierowych faktur na skany nie oznacza, że urwiesz kontakt z klientem. Wręcz przeciwnie: uwalniając czas, możesz poświęcić go na realizację priorytetowych zadań, na przykład na finansową analizę przedsiębiorstwa klienta i doradztwo w zakresie tarczy antykryzysowej itd.

4. Wszystkie faktury masz pod ręką. Tworzenie wspólnego archiwum dokumentów ma sens głównie z jednego powodu: klient ma wówczas wszystkie dokumenty pod ręką, a co za tym idzie, nie musi dzwonić do biura, gdy zapragnie zweryfikować fakturę sprzed 3 lub 4 miesięcy. Szybciej bowiem uzyska odpowiedź na pytanie, gdy otworzy archiwum w moment odnajdzie właściwy dokument.

5. Skanujesz faktury? Dostajesz rabat. Negocjowanie ceną nie jest najlepszą strategią, dlatego ten argument zostawiliśmy na koniec. Czasami jednak warto zaproponować klientowi rabat, aby samemu zaoszczędzić masę czasu i środków, które musiałbyś poświęcić na wizyty klientów, składowanie i ręczne księgowanie faktur. Sytuacja win-win. 

Używając powyższych argumentów, nie pozostanie Wam nic innego, jak uścisnąć sobie dłonie i powiedzieć:

Krok 3. Wykorzystaj właściwy moment

Nie każdy moment jest dobry, aby zaproponować klientowi przejście z papierowych faktur na skany. Nie warto tego robić, gdy klient składa reklamację lub żali się na pracę któregoś z twoich pracowników (wiemy – pewnie się to nie zdarza). Zdarzają się natomiast co najmniej trzy sytuacje, w których zdecydowanie powinieneś zaoferować taki model współpracy. Oto one:

1. Wdrażanie nowego klienta. Nie ma lepszej okazji. Przedstawiasz klientowi warunki współpracy? Wyjaśnij, że Twoje biuro przyjmuje wyłącznie faktury na skanach.

2. Klient okazuje zadowolenie z Waszej współpracy. Pomogłeś klientowi zaoszczędzić pieniądze na podatku? Albo znalazłeś instrument finansowy, dzięki któremu poprawi płynność finansową swojego przedsiębiorstwa? Pewnie jest zadowolony. Jeśli tak, to czas, aby dogodzić mu jeszcze bardziej i przedstawić możliwość skanowania faktur. 

3. Bieżąca sytuacja spowodowana pandemią koronawirusa. Ludzie się boją. Nie chcą zarazić siebie i swoich bliskich wirusem, który wywołuje COVID-19. Wykorzystaj ten moment i zaproponuj klientom zdalną współpracę. Podziękują Ci za to. 

Krok 4. Pomóż klientowi wdrożyć zdalny model pracy

Klient powiedział „tak”. Od tej pory będzie przesyłać skany faktur. Brawo! Zanim jednak otworzysz butelkę szampana, naucz klienta zdalnego modelu pracy. Dzięki temu szybciej odnajdzie się w nowej sytuacji oraz unikniecie niepotrzebnych nieporozumień, które mogłyby się pojawić po drodze, gdybyś tego nie zrobił. Co zatem powinieneś zrobić? Proponujemy, abyś skorzystał z poniższej instrukcji. 

1. Zapytaj klienta, czy posiada skaner i czy właśnie z niego będzie korzystać do skanowania faktur.

2. Jeśli nie, to zaproponuj robienie zdjęć faktur telefonem.

3. Utwórz wspólną przestrzeń na Dysku Google, Dropbox lub OneDrive – to tutaj będą spływały faktury. Jeśli klient wcześniej nie korzystał z powyższych rozwiązań chmurowych, przygotuj i wyślij mu krótką instrukcję.

4. Poproś klienta, aby zrobił pierwszy skan i podesłał fakturę.

Gotowe! 

Proste? Proste. Ale może być jeszcze prostsze, ponieważ Scanye zostało wzbogacone o Zdalne Biuro. Twoi klienci łatwo prześlą Ci faktury, które automatycznie odczytasz i zaksięgujesz za pomocą aplikacji. Ponadto dostaniecie wspólne archiwum, w którym Twój klient znajdzie dowolną fakturę w 3 sekundy.

Zgłoś się przez link i sam oceń na ile może Ci się to przydać.

Powodzenia!

Najnowsze artykuły