Prowadzenie biura rachunkowego wymaga wielu talentów. Między innymi do pracy pod presją czasu, odnajdywania się w zmiennym środowisku oraz zaawansowanych funkcji Excela. I o tych umiejętnościach rozmawiamy z Łukaszem Gągałą, właścicielem biura rachunkowego Piasecki Gągała.

Zanim Łukasz uruchomił biuro rachunkowe Piasecki Gągała, przez lata pracował w korporacjach. Bezpośrednio przed pójściem „na swoje” dla banku Pekao, gdzie pracował przy wycenie funduszy inwestycyjnych. Ta praca dała Łukaszowi mocne podstawy, by wreszcie zrobić coś na własny rachunek. Co dokładnie mam na myśli, mówiąc o mocnych podstawach? Dowiecie się z poniższego wywiadu. 

Jaka jest najważniejsza umiejętność, którą zdobyłeś w pracy na etacie?

Łukasz Gągała: Umiejętność pracy pod presją czasu. W księgowości funduszy inwestycyjnych wyceny funduszy wykonywane są codziennie, a w przypadku funduszy otwartych muszą być zrobione do konkretnej godziny w ciągu dnia. I jeśli wszystko szło gładko – a tak działo się rzadko – trzeba było się spinać, żeby do godziny 12 lub 14 wyrobić się z konkretną pracą. Zabawa stawała się skomplikowana, gdy ktoś z zespołu był na urlopie lub chorował. Wówczas trzeba było zasuwać. I właśnie wtedy umiejętność pracy pod presją czasu była niezwykle przydatna.

A czy jest potrzebna także przedsiębiorcom? 

Łukasz Gągała: Tak. Już mówię dlaczego. 

Pracując na etacie, odpowiadasz tylko za powierzony wycinek pracy. Jako przedsiębiorca sytuacja wygląda inaczej. Odpowiadasz za cały biznes. To na tobie spoczywa odpowiedzialność nie tylko za działania operacyjne, ale także za administrację i podejmowanie trudnych decyzji. I nie zawsze są to przyjemne zadania, ale trzeba je wykonać. Właśnie wtedy przydaje się umiejętność pracy pod presją czasu. Dzięki niej możesz poukładać pracę i płynnie przechodzić od zadania do zadania.

Co zatem pomaga ci pracować pod presją czasu?

Łukasz Gągała: Narzędzia automatyzujące pracę. Mówię tu zarówno o gotowych narzędziach, jak i tych, które potrafię stworzyć samodzielnie. Jeśli chodzi o gotowe rozwiązania, to używam Slacka do komunikacji oraz Scanye do wprowadzania faktur do systemu.

Co do własnych narzędzi, potrafię je tworzyć, bo oprócz wiedzy księgowej mam wiedzę z zakresu programowania, którą wykorzystuję do optymalizowania Excela i tworzenia makr – do tego celu wykorzystuję Visual Basic for Applications. Za jego pomocą mogę sprawić, aby Excel wykonywał za mnie manualne czynności.

Możesz podać przykład? 

Łukasz Gągała: Jasne. Powiedzmy, że dostaję plik tekstowy z konkretnie posegregowanymi danymi. Za pomocą makra mogę na przykład zautomatyzować proces tak, aby Excel automatycznie otwierał otrzymany plik, przetwarzał go i zapisywał dane w tabeli lub w formacie PDF albo od razu drukował taki plik. 

Ale to nie wszystko. 

Na życzenie jednego z naszych klientów pod koniec lutego wysłaliśmy PIT 11 do jego 200 pracowników tradycyjną pocztą. Wymagało to zaadresowania 200 kopert! I gdybym nie znał makr i właściwości Excela, trzeba byłoby adresować je ręcznie. A tak w ciągu kilku minut napisałem program, włożyłem stos kopert do drukarki i wcisnąłem enter.

Brzmi imponująco. Gdzie taką wiedzę zdobyć?

Łukasz Gągała: Najlepiej korzystając z poradników i kursów internetowych. Przy czym ważne, aby nie być ich biernym odbiorcą. Lepiej znaleźć problem i postarać się go rozwiązać za pomocą Excela. Ucząc się na przykładach, znacznie szybciej opanuje się tę sztukę. 

Znajdziesz w sieci pełno wideo poradników, które krok po kroku przeprowadzą cię przez podstawy Visual Basic for Applications. Od nich polecam zacząć naukę.

Ale czy nauka nie zajmie mi więcej czasu niż ręczne adresowanie kopert?

Łukasz Gągała: Być może tak, bo nie mając zielonego pojęcia o programowaniu, Excelu i pisaniu makr będziesz potrzebować nawet kilkunastu godzin, aby opanować tę umiejętność. 

Ale pamiętaj, że nauka Visual Basic for Applications daje przewagę. Poświęcasz sporo czasu na początku, by potem go zaoszczędzić i zautomatyzować pracę. No i tę umiejętność będziesz mógł wykorzystać do rozwiązania innych problemów. Warto!

Skoro jesteśmy przy umiejętnościach, chciałbym zapytać o umiejętność dzielenia czasu. Jak dzieliłeś czas między pracę w Pekao a pracę nad własnym biurem rachunkowym?

Łukasz Gągała: Dzięki planowaniu. 

Najpierw trzeba zdać sobie sprawę, ile w ogóle ma się czasu. Potem zadać sobie pytania: „co muszę zrobić w pierwszej kolejności?” i „ile czasu potrzebuję na realizację danego zadania?”. Odpowiadając na oba pytania, można ułożyć schemat postępowania, czyli plan działania. W moim przypadku było tak, że dla Pekao pracowałem 8 godzin od godziny 9.00 do godziny 17.00. Wiedziałem więc, ile czasu mam na realizację „etatowych” zadań i ile wolnego czasu pozostaje mi na resztę aktywności. 

Poza tym na początku moje biuro rachunkowe nie było wielkie i nie wiązało się z ogromem prac. Po pracy znajdowałem czas na wykonanie wszystkich biznesowych zadań. Pomogła mi w tym swojego rodzaju przewidywalność. Wiedziałem, kiedy spływają dokumenty od klientów oraz ile czasu potrzebuję, aby je przeprocesować. 

Kolejnym aspektem, który ułatwił mi pracę po godzinach było NIE spisywanie dnia co do sekundy i zarezerwowanie czasu na nieprzewidziane wydarzenia. 

Rozumiem więc, że trzeba mieć plan, ale jednocześnie zachować elastyczność.

Łukasz Gągała: Tak. 

Bo jeśli zapiszesz w kalendarzu, dajmy na to, że od godziny 09.00 do godziny 17.00 jesteś w pracy, punkt 17.15 jesteś w autobusie, a autobus się spóźni albo wydarzy się kolizja na drodze, to nie dotrzesz do domu na zaplanowaną godzinę, cała sekwencja legnie w gruzach, a ty będziesz sfrustrowany. 

Lepiej zaplanować określoną ilość czasu, na przykład dwie godziny, na realizację pozaetatowych zajęć, niż trzymać się sztywnego harmonogramu. 

OK. Ile godzin pracowałeś, łącząc pracę w Pekao z pracą nad swoim biznesem?

Łukasz Gągała: Bywało, że 16 godzin, bo po powrocie do domu siedziałem nawet do trzeciej lub czwartej nad ranem, żeby nadgonić sprawy biura rachunkowego. Ale były to sporadyczne przypadki. Najczęściej plus dwie, trzy godziny do etatu.

Przypuszczam, że łatwiej byłoby od razu rozstać się z Pekao i skupić się tylko na pracy nad biurem rachunkowym. Dlaczego tego nie zrobiłeś?

Łukasz Gągała: Z trzech powodów. Po pierwsze biuro rachunkowe nie przynosiło tyle zysków, abym mógł się utrzymać z działalności. Po drugie nie zbudowałem wystarczająco zasobnej poduszki bezpieczeństwa. I po trzecie zaciągnąłem kredyt hipoteczny, którego spłatę uzależniałem od stabilnych dochodów z etatu. 

Kiedy zatem powiedziałeś: „odchodzę”?

Łukasz Gągała: Gdy biuro rachunkowe zaczęło przynosić takie pieniądze, które pozwoliły mi i mojemu wspólnikowi się utrzymać. Ale nie były to pieniądze nawet bliskie temu, co zarabiałem na etacie. Pojawiło się również więcej pracy i trzeba było wybrać: etat albo własny biznes. Do tego dynamika wzrostu firmy była na tyle obiecująca, że mogłem pozwolić sobie na odejście.  

I po czym poznałeś, że ta dynamika jest obiecująca? Przypuszczam, że nie łatwo to stwierdzić, gdy przychody rosną nierównomiernie, a liczba klientów z miesiąca na miesiąc jest inna.

Łukasz Gągała: Ciężko podać mi uniwersalną odpowiedź, bo każdy biznes jest inny. Natomiast biuro rachunkowe charakteryzuje się tym, że przychody są powtarzalne, ponieważ usługi, które świadczymy nie są jednorazowe. Klienci regularnie wystawiają faktury i muszą rozliczać się z ZUS-em i Urzędem Skarbowym. 

Zwykle świadczymy usługi przez dłuższy czas, a klienci nie odchodzą z dnia na dzień. Większość z nich jest z nami od momentu zawarcia pierwszej umowy. I kiedy zaobserwowałem, ilu klientów co miesiąc nam przybywa, wiedziałem, że to tylko kwestia czasu, gdy zaczniemy generować wyższe przychody. No i wiedziałem, że muszę zrezygnować z etatu. Inaczej spowolniłbym dynamikę wzrostu.

Dokonanie tych samych szacunków z pewnością jest trudniejsze w biznesach, które działają od projektu do projektu. Generują wyższe jednorazowe przychody, ale potem muszą walczyć o pozyskanie nowego klienta. W ich przypadku może być trudno, aby jednoznacznie stwierdzić, ile klientów pozyska się w tym i w tym miesiącu.

Co Cię zaskoczyło po przejściu na swoje?

Łukasz Gągała: Na pewno to, że odpowiedzialność jest niezbywalna niezależnie od tego, czy coś lubię robić, czy nie. Jest zadanie, trzeba je wykonać. A czasami pojawiają się nieprzyjemne zadania, których „nie zepchniesz” na kogoś innego. 

I tak na przykład zaskoczyło mnie to, że obok pracy księgowej, którą lubię, pojawiły się sprawy administracyjne, rekrutacja pracowników, trudne rozmowy z klientami, konieczność podejmowania ważnych decyzji – to wszystko były zadania, które wymagały ode mnie wyjścia ze strefy komfortu.

I polubiłeś te zadania?

Łukasz Gągała: Nauczyłem się je akceptować. 

Co zatem jest najtrudniejsze w Twoim biznesie?

Łukasz Gągała: Tempo zmian w prawie. Każda zmiana odbija się na funkcjonowaniu biura rachunkowego.

Podasz przykład?

Łukasz Gągała: Chociażby w zeszłym roku zmieniła się stawka podatkowa w ciągu roku. Ale to nie wszystko, bo zmieniają się także sposoby rozliczania niektórych transakcji, z którymi trzeba być na bieżąco. A to wymusza konieczność śledzenia przepisów prawa. 

Druga sprawa. Zmiany w prawie pociągają za sobą zmiany technologiczne. I na przykład oprogramowanie dla biura księgowego musi być regularnie aktualizowane, chociażby po to, aby nadążać za zmianami dotyczącymi raportowania pliku JPK. Dlatego osoby prowadzące biura rachunkowe muszą korzystać z oprogramowania, które na bieżąco jest dostosowywane do wymogów rynku. Czasami trzeba za te aktualizacje słono płacić, a czasami trzeba na nie poczekać. Ale zawsze trzeba mieć świadomość, że zmiany się pojawiają. Mając ją można rzetelnie wykonywać usługi księgowe.

Co robisz, by nadążać za wspomnianymi zmianami?

Łukasz Gągała: Mam to szczęście, że mój wspólnik z wykształcenia jest prawnikiem i biegle porusza się w zmiennym środowisku. Do tego wpadł na pomysł, abyśmy stworzyli w firmie dział prawny, które wyłapuje zmiany na rynku i aktualizuje pracę księgowości. Trzymamy rękę na pulsie. 

Prowadzenie biznesu stresuje?

Łukasz Gągała: Biznes to wspaniała przygoda, ale faktycznie bywa stresująca. Szczególnie gdy zatrudnia się ludzi i ma się do czynienia z trudnymi klientami. Mówiąc o trudnych klientach, mam na myśli klientów, którzy płacą niewielkie pieniądze w stosunku do tego, co wymagają. Współpraca z takimi ludźmi pochłania czas i energię. 

Nie warto jednak podchodzić do trudnych klientów emocjonalnie. Lepiej pomyśleć o nich jak o wyzwaniu lub interesującym zadaniu. Wówczas dużo łatwiej przejść do porządku dziennego. Warto też przebywać z samym sobą i poznać swoje emocje. Mnie pomaga medytacja i sport. 

Od czego powinienem zacząć przygodę z medytacją?

Łukasz Gągała: Od czegoś łatwego. Może to być na przykład medytacja prowadzona. W sieci znajdziesz 5-10-minutowe nagrania audio, które przeprowadzą cię przez proces. I jeśli ktoś wcześniej nie medytował, polecam zacząć właśnie od medytacji prowadzonej.

Możesz także pracować z oddechem. I tu polecam tzw. box breathing, czyli oddychanie pudełkowe, które polega na kontrolowanym oddychaniu. Technicznie wygląda to tak: przez pięć sekund bierzesz oddech, potem wstrzymujesz powietrze na pięć sekund, wypuszczasz powietrze – znowu pięć sekund – i przez kolejne pięć sekund pozostajesz w bezdechu. Tę czynność powtarzasz kilka razy. 

Czy podczas takiej medytacji muszę kontrolować myśli?

Łukasz Gągała: Samo skupienie się na oddechu lub liczenie do pięciu sekund powinno utrzymać umysł w ryzach. Oczywiście może się zdarzyć, że myśli będą dryfować, zamiast pozostać tu i teraz. Co wówczas? Po pierwsze mieć świadomość, że tak się dzieje i że to celowe działanie mózgu, który chce cię oszukać i pokazać, że coś się dzieje. Po drugie praktykować medytację. Z czasem będziesz w niej lepszy. 

Na rozbiegany umysł dobrze robi także sport. 

To znaczy, że coś trenujesz? 

Łukasz Gągała: Tak. Wcześniej wyłącznie sporty sylwetkowe, teraz także triathlon. Dźwigam ciężary, biegam, pływam i jeżdżę na rowerze. Trenuję niemal codziennie.

A czy sport i medytacja mają coś wspólnego z biznesem?

Łukasz Gągała: Systematyczność. Jeśli ktoś dziś zaczyna przygodę z biznesem, a jutro chce zostać milionerem, to mu się nie uda. Wyniki sportowe również nie są widoczne od razu. Aby przebiec maraton, nie możesz po prostu wyjść na ulicę i pobiec. Wcześniej musisz trenować. I to przez dłuższy czas, jeśli chcesz zobaczyć rezultaty.

I Ty jesteś systematyczny?

Łukasz Gągała: Zdecydowanie. Ćwiczę minimum pięć razy w tygodniu. Zwykle jednak treningów jest więcej. I tak dwa razy w tygodniu biegam, pływam i jeżdżę na rowerze. A bieganie nie jest moją mocną stroną. Żeby stać się lepszym biegaczem, musiałem być systematyczny i poświęcić temu czas. 

Wiele osób może mieć problem z systematycznością. Zaczynają i nie kończą. Podpowiedz, jak ćwiczyć tę umiejętność?

Łukasz Gągała: Sam przez długi czas byłem taką osobą, która zaczynała i nie kończyła. Każdy musi znaleźć swój własny sposób, aby pozostać w postanowieniach i konsekwentnie dążyć do celów. Uważam jednak, że warto najpierw zidentyfikować sytuacje, w których nie jesteś konsekwentny i zmuszać się do działania, kiedy ci się nie chce. Marcin Osman powiedział kiedyś: „nie chce mi się, dlatego to robię”.

Brzmi prosto.

Łukasz Gągała: Wbrew pozorom właśnie takie jest. Wymaga tylko odrobiny wysiłku emocjonalnego.

Na koniec powiedz, co polecasz osobom, które myślą o uruchomieniu biura rachunkowego?

Łukasz Gągała: Uzbrój się w cierpliwość. Nie od razu zarobisz duże pieniądze. Pamiętaj, że biznes wymaga systematyczności, także pod kątem pozyskiwania klientów. Przygotuj się na zmienność przepisów. I od początku korzystaj ze sprawdzonych narzędzi, które automatyzują pracę. Zapomnij o darmowych systemach księgowych. Zwykle są kiepskiej jakości. Zainwestuj w dobre oprogramowanie. Większość biur wciąż tego nie robi, a szkoda, bo dużo szybciej wykonywałyby powtarzalne czynności.