Jednym z kluczowych aspektów prawidłowego zarządzania swoją działalnością jest dobrze prowadzona księgowość. Ta z kolei, jak każda inna sfera współczesnego życia, podlega wpływowi szeroko rozumianej cyfryzacji. E-księgowość to obszerne pojęcie, obejmujące rozmaite narzędzia, których wykorzystanie niesie ze sobą szereg korzyści. Dlaczego nowoczesne firmy powinny pomyśleć o skorzystaniu z tego typu usług?

Bezpieczeństwo danych

Każda nowoczesna firma musi pewność, że zarówno jej dane, jak i dane jej klientów są całkowicie bezpieczne. To kolejna zaleta nowoczesnych systemów e-księgowości, które korzystają ze sprawdzonych hostingów, przechowują wiele kopii zapasowych w różnych lokalizacjach, a także wykorzystują proces szyfrowania transmisji danych. Dzięki temu, nawet gdy dojdzie do ich kradzieży, to wszelkie informacje będą dostępne w nieczytelnej formie.

Spójność i kompletność

Korzystając z narzędzi księgowości online, można liczyć, że będą one działały w oparciu o obowiązujące przepisy. Aplikacje, które dostępne są przez przeglądarkę internetową, są bowiem stale aktualizowane. W efekcie oferowane funkcje są zawsze spójne i kompletne, co nie tylko ułatwia codzienną pracę, ale pozwala uniknąć ewentualnych błędów.

Oszczędność czasu

Nie ma wątpliwości, że największą zaletą innowacyjnych narzędzi dla księgowych jest duża oszczędność czasu. Wystarczy wyobrazić sobie np., że wystawione przez obsługiwanych klientów faktury mogą być od razu księgowane. Dodatkowo możliwe jest jednoczesne wykonanie kilku operacji dla różnych osób.

Co więcej, dokumenty występujące np. w formie obrazu graficznego czy pliku PDF, standardowo wymagają “ręcznego” wprowadzenia danych do systemu przez pracownika. Wiele z nowoczesnych narzędzi została wzbogacona w technologię OCR, służącą do optycznego rozpoznawania znaków np. ze zdjęcia czy skanu. W efekcie czasochłonne spisywanie danych staje się przeszłością, a liczba zaksięgowanych dokumentów w ciągu dnia ulega znacznemu powiększeniu.

Nie trudno domyślić się, że duża oszczędność czasu niesie ze sobą także redukcję kosztów finansowych. Ponadto, automatyzacja różnych działań przekłada się na możliwość obsługi większej liczby klientów, co jak nietrudno się domyślić: przekłada się pozytywnie na bilans firmy.

Prosta, intuicyjna obsługa

Innowacyjne programy z zakresu księgowości online odznaczają się zwykle prostą i intuicyjną obsługą. W efekcie nawet osoby posługujące się komputerem na poziomie podstawowym nie będą miały problemów z procesem ich wdrożenia. Zwykle, po zalogowaniu dana osoba otrzymuje dostęp do wszystkich potrzebnych opcji oraz baz danych. Przejrzysta szata graficzna i intuicyjny rozkład ułatwiają sprawne i szybkie poruszanie się po programie.

Dodatkowo tego typu narzędzia nie wymagają instalacji żadnych dodatków czy sterowników. Warto jednak sprawdzić, czy wybrane narzędzie współpracuje z oprogramowaniami dla księgowych lub innymi systemami zewnętrznymi, z których na co dzień korzysta firma.